Hoe maak je een Taak aan

Deze optie kan je helpen wanneer je je taken wilt bijhouden door een taak aan te maken van iets dat je zelf moet regelen. Een voorbeeld kan zijn: ‘Alle e-mails beantwoorden’. Als je zo'n taak wilt aanmaken, hoef je alleen maar op de knop Taak voor mezelf aanmaken te klikken rechtsboven in het Mijn taken venster.

Er opent een ‘Nieuwe Taak’ venster waarin je je titel kunt invoeren, ‘Alle e-mails beantwoorden’, de vervaldatum, en de taak aan jezelf kunt toewijzen door ‘Toewijzen aan’ te selecteren. Als je een netwerkbeheerder bent kun je alle mensen in je netwerk zien; met de zoekfunctie boven de namenlijst in de middelste kolom kun je jezelf zoeken en je naam selecteren. Als je geen beheerdersrechten hebt, moet je zoeken naar een groep waar je deel van uitmaakt in de linkerkolom, waarna je je naam in de middelste kolom kunt vinden.

Voeg een beschrijving en eventuele tags toe indien nodig, en je bent klaar, je hebt je eerste taak ingesteld!

Het proces van het toewijzen van een taak aan één individu of meerdere individuen* die niet samen in een groep zitten, lijkt erg op het hierboven beschreven proces voor het aanmaken van je eigen taak, maar dan in het Admin-venster. 

*alleen mogelijk op desktop!

De kans is groter dat je een taak individueel wilt toewijzen aan een reeds bestaande groep mensen. Bijvoorbeeld, je wilt dat alle individuen van je afdeling hun beschikbaarheid voor diensten invullen, of je wilt elk lid van een specifieke groep vragen om een voorstel te doen voor een project. 

Wat je ook nodig hebt van elk individueel lid binnen een groep, je kunt het tegelijkertijd toewijzen aan iedereen door de betreffende groep te selecteren in de ‘Selecteer ontvangers’ lijsten aan de linkerkant van het venster. Je hebt ook de mogelijkheid om slechts enkele individuen uit een groep te selecteren of bepaalde groepsleden uit te sluiten door ze te selecteren of deselecteren op naam in de middelste kolom van het Selecteer Ontvangers venster.

Zodra je één of meerdere groepen hebt geselecteerd en op ‘Toewijzen’ hebt geklikt, ga je terug naar het ‘Nieuwe Taak’ venster. Hier kun je opnieuw een beschrijving en eventuele tags toevoegen indien nodig. 

Let op dat je het volgende bericht zult zien:‘Het is niet mogelijk om individuen toe te voegen of te verwijderen voor dit type taak. Controleer je selectie opnieuw om dit vakje aan te kunnen vinken’, aangezien de optie om de taak alleen als voltooid te laten markeren door één gebruiker is uitgeschakeld. Dit komt omdat deze optie alleen mogelijk is als de taak aan een volledige groep is toegewezen, zonder iemand uit te sluiten of iemand van andere groepen toe te voegen.

Let op: Als je een taaktype aan meerdere toegewezenen (meerdere groepen of individuen) wilt toewijzen, moet je dit via het web doen, aangezien dit niet beschikbaar is op mobiel. 

Wanneer je een taak door een bepaalde groep mensen wilt laten uitvoeren, maar het voor jou niet belangrijk is wie deze uitvoert, of je wilt een groep vragen om samen te werken aan een taak, kun je een groepstaak toewijzen om te worden voltooid. Dit is een taak waarbij slechts één van de leden kan aangeven dat de hele groep klaar is met hun toegewezen taken.

Als je dit type taak wilt toewijzen, moet je een groep of meerdere groepen selecteren, volgens hetzelfde proces als hierboven uitgelegd via het ‘selecteer ontvangers’ venster. Dit keer vink je het vakje aan met de tekst “Te voltooien door één individu van elke toegewezen groep”.  

Wanneer je dit doet, in tegenstelling tot het toewijzen van een persoonlijke taak, kun je geen losse individuen of enkele individuen binnen een groep selecteren, maar alleen volledige groepen. Dus, wanneer één enkel lid binnen een groep de taak als voltooid markeert, betekent dit dat de hele groep de taak heeft voltooid en zij zien dit ook als voltooid in hun eigen profiel.

Het is belangrijk om te weten dat wanneer je het vakje voor deze optie aanvinkt, je geen losse individuen uit dezelfde of andere groepen kunt verwijderen of toevoegen; je kunt alleen één (of meerdere) groepen selecteren. Als je dit probeert, krijg je deze foutmelding te zien:

Let op: Als je een taaktype aan meerdere toegewezenen (meerdere groepen of individuen) wilt toewijzen, moet je dit via het web doen, aangezien dit niet beschikbaar is op mobiel. 

Om een titel aan je taak toe te voegen, vul je het eerste tekstveld in waarop Taak staat. Je kunt een vervaldatum toevoegen aan een taak in de vorm van een deadline. Taken die in de takenlijst verschijnen, worden standaard gesorteerd op vervaldatum. Je kunt een vervaldatum/deadline toevoegen aan je taak door op het kalendericoon te klikken en de gewenste datum te selecteren. Wil je geen deadline toevoegen, klik dan op het kruisje. Deze taken verschijnen onderaan in de takenlijst. 

Om extra informatie aan je taak toe te voegen, gebruik je het beschrijvingsveld. Je kunt ook links (URL's) in dit veld invoegen. 

Klik op het ‘A’-icoon onderaan het taakbeschrijvingsvak om de opmaakopties te zien:

• Je kunt je tekst vetgedrukt maken
• Je kunt woorden cursiveren
• Onderstreep wat belangrijk is
• Je hebt de mogelijkheid om een Doorgehaalde tekst toe te voegen
• Je kunt ook opsommingstekens of genummerde lijsten maken, perfect om acties op te splitsen en elke stap te beschrijven!

Wil je een bijlage toevoegen aan je taak om deze efficiënter te maken? Bekijk het gerelateerde artikel hier.