Artikel samenvatting: Deze gids legt uit hoe je groepslidmaatschappen voor actieve gebruikers beheert. Voor bestaande leden kunnen beheerders het uitnodigingsproces omzeilen en hen direct aan meerdere groepen tegelijk toewijzen via de Netwerkinstellingen of het proces automatiseren via User Sync.
1. Toevoegen versus uitnodigen voor een groep
Wanneer een gebruiker al een actief lid is van je Speakap-netwerk, hoef je hen geen uitnodiging te sturen om lid te worden van een interne groep. Beheerders kunnen hen direct "plaatsen" of toevoegen aan één of meerdere groepen tegelijk vanuit de Netwerkinstellingen.
Dit zorgt ervoor dat de gebruiker onmiddellijk toegang krijgt tot de tijdlijn en bronnen van de groep zonder handmatig een uitnodiging te hoeven accepteren.
2. Handmatige stapsgewijze instructies
Om handmatig een actief gebruikersaccount tegelijk aan meerdere groepen toe te voegen, volg je deze stappen:
- Log in op je Speakap-netwerk (https://name.speakap.com).
- Klik op het tandwielpictogram rechtsboven in je scherm om naar de Netwerkinstellingen te gaan.
- Selecteer het tabblad Gebruikers in het menu aan de linkerkant.
- Gebruik de zoekbalk om de specifieke gebruiker te vinden en klik op hun naam om hun profiel te openen.
- Klik binnen het gebruikersprofiel op het tabblad Groepen.
- Klik in de zoekbalk met het label Toevoegen aan de volgende groepen.
- Zoek en klik op de specifieke groep(en) waaraan je hen wilt toevoegen. Je kunt deze stap herhalen om zoveel groepen te selecteren als nodig.
- Als je alle benodigde groepen hebt geselecteerd, klik je op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.
- De gebruikers worden automatisch toegevoegd, zonder een uitnodiging te hoeven accepteren. Ze worden in de groep geplaatst.
3. Automatiseren van groepsindelingen via User Sync
Als jouw organisatie de functie User Sync gebruikt om personeelsgegevens te beheren, hoef je gebruikers niet handmatig één voor één aan groepen toe te voegen. In plaats daarvan kun je dit proces automatiseren met behulp van Groepskoppelingsregels zoals uitgelegd in de User Sync-artikelen.
Groepskoppelingsregels wijzen gebruikers automatisch toe aan specifieke Speakap-groepen op basis van hun HR-gegevensattributen, zoals:
- Afdeling (bijv. Verkoop, Marketing)
- Rol (bijv. Manager, Teamleider)
- Locatie (bijv. Amsterdam Hoofdkantoor, Londen Kantoor)
Het kan ook een combinatie van deze zijn.
Beheeropties:
- Optie A (Zelfbediening): Als jouw organisatie directe toegang heeft tot de User Sync-configuratie, kun je deze groepskoppelingsregels zelf instellen of aanpassen binnen de synchronisatie-instellingen.
- Optie B (Speakap Support): Als je geen directe toegang hebt tot User Sync of hulp nodig hebt bij complexe logische uitdrukkingen, kan ons team dit voor je configureren. Neem contact op met support@speakap.com met details over de HR-criteria en de doelgroepen die je wilt automatiseren.