Samenvatting van het artikel: Wanneer uw organisatie uitbreidt of herstructureert, moet uw digitale werkruimte deze veranderingen weerspiegelen. Deze gids legt uit hoe u bestaande structuren controleert, nieuwe Business Units of Afdelingen aanmaakt en medewerkers handmatig of automatisch toewijst met behulp van User Sync-groepkoppelingsregels.
1. Controleer of de groep al bestaat
Voordat u een nieuwe structuur aanmaakt, controleer of de afdeling, functie of rol al een bestaande groep heeft in uw Speakap-netwerk.
- Als de groep al bestaat: hoeft u deze niet opnieuw aan te maken. U kunt direct doorgaan met het handmatig toevoegen van gebruikers (Optie A) of het bijwerken van uw User Sync-regels om de nieuwe HR-waarde naar deze bestaande groep te laten wijzen (Optie B).
- Als de groep niet bestaat: moet u eerst de lege structuur aanmaken voordat gebruikers kunnen worden toegewezen (ga verder met Stap 2).
2. Maak de nieuwe Business Unit of Afdeling aan (indien nodig)
Zorg dat u de benodigde beheerdersrechten heeft voordat u begint.
- Klik op het tandwielpictogram en navigeer naar Organisatie-instellingen (als het een Business Unit of Afdeling is) of Groepsinstellingen (als het een Groep wordt).
- Voor Business Units: Ga naar het tabblad Business Unit en klik op de knop + Business Unit om deze aan te maken. (Soms kan de benaming anders zijn, bijvoorbeeld Divisie, Regio, Locatie of Winkel)
- Voor Afdelingen: Ga naar het tabblad Afdeling (soms gelabeld als Afdelingen, Locatie of Divisie) en klik op + Afdeling om deze aan te maken.
- Koppelen: Als de nieuwe afdeling onder een specifieke Business Unit valt, open dan die Business Unit, navigeer naar het tabblad Afdeling en voeg de nieuw aangemaakte afdeling toe door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken.
3. Optie A: Voeg gebruikers handmatig toe
Als u geen geautomatiseerde User Sync gebruikt, moet u gebruikers handmatig aan de nieuwe of bestaande groep toevoegen:
- Open de Business Unit of Afdeling en u ziet de gebruikerslijst.
- Klik op de knop + Toevoegen.
- Zoek gebruikers op en selecteer ze één voor één, of selecteer meerdere gebruikers tegelijk.
- Gebruik de kolom Rol om te kiezen of elke gebruiker een standaard Lid of een Beheerder van die groep is.
- Tip: controleer de voorkeuren om te bepalen of leden inhoud mogen plaatsen of niet.
4. Optie B: Voeg gebruikers automatisch toe via User Sync
Als u een User Sync-proces heeft, kunt u het toewijzen van gebruikers automatiseren op basis van de nieuwe gegevens uit uw HR-systeem.
Om de nieuwe HR-waarde aan een groep te koppelen:
- Ga naar uw User Sync-dashboard.
- Ga naar de sectie Groepskoppeling en klik op het +-pictogram om een nieuwe regel toe te voegen.
- Selecteer groep: Zoek en selecteer de nieuw aangemaakte of bestaande groep uit de lijst.
- Koppelregels: Kies "Alleen gebruikers die aan specifieke regels voldoen".
- Voeg expressie toe: Maak een regel die overeenkomt met de specifieke nieuwe gegevenswaarde uit uw HR-systeem. Stel bijvoorbeeld de expressie zo in dat als het HR-profiel van een gebruiker hun afdeling als de nieuwe rol vermeldt, ze automatisch aan deze groep worden toegevoegd.
- Rond de instelling af door de Rollen te definiëren en te bepalen of de groep Verplicht is, klik vervolgens op Nieuwe regels aanmaken.
-
Voer de User Sync uit. Vanaf dat moment worden medewerkers met de nieuwe HR-waarde automatisch toegewezen aan de aangewezen afdeling.
Tip: controleer de voorkeuren om te bepalen of leden inhoud mogen plaatsen of niet.