Samenvatting: In deze handleiding wordt uitgelegd wat er op de achtergrond gebeurt wanneer content permanent uit Speakap wordt verwijderd, waarom verwijderde items niet kunnen worden teruggehaald, welke metadata voor nalevingsdoeleinden in het auditlog wordt bewaard en hoe je dat log kunt opvragen bij Speakap Support. Geschreven voor netwerkbeheerders, compliance- en gegevensbeschermingsfunctionarissen en nieuwsgierige gebruikers.
Het proces van definitieve verwijdering
Wanneer een auteur of beheerder content op Speakap verwijdert, waaronder Feed-updates, nieuwsitems, afzonderlijke reacties, Knowledge Base-artikelen of geüploade bestanden, voert het platform onmiddellijk een ‘definitieve verwijdering’ uit.
Er gelden twee strikte regels:
- Volledig onomkeerbaar: Bij definitieve verwijdering wordt de content permanent uit de actieve Speakap-database verwijderd.
- Geen herstel mogelijk: Zodra de content is verwijderd, wordt deze van onze servers gewist. De content kan niet worden teruggezet, ongedaan worden gemaakt of teruggehaald door netwerkbeheerders en kan ook niet door Speakap Support worden opgehaald.
Bekijk voor de korte versie van dit antwoord Kan een verwijderd nieuwsitem, een verwijderde update of reactie worden teruggehaald.
Wat het auditlog bewaart
De content zelf (tekst, afbeeldingen en bijlagen) wordt tijdens een definitieve verwijdering vernietigd. Speakap bewaart echter een veilig, onveranderlijk auditlog waarin de verwijderingsgebeurtenis wordt vastgelegd, zodat organisaties toezicht kunnen houden op de naleving van regelgeving.
Het auditlog is niet beschikbaar in Speakap en netwerkbeheerders kunnen het niet zelf openen. Neem contact op met Speakap Support om het in te zien (zie Auditlog opvragen hieronder).
Het auditlog bevat alleen metadata. Het legt de volgende vier gegevens vast:
- Type content: De categorie van het verwijderde item: een Feed-update, een nieuwsitem, een bestand of een reactie.
- Auteur van de content: De oorspronkelijke maker van het bericht, geïdentificeerd aan de hand van diens XID (de unieke gebruikersidentifier van Speakap; zie XID's begrijpen en beheren).
- Initiator van de verwijdering: Wie de verwijdering daadwerkelijk heeft uitgevoerd. In het log worden diens XID en, indien beschikbaar, het primaire e-mailadres vastgelegd. Zo kunnen compliancefunctionarissen zien of een auteur het eigen bericht heeft verwijderd of dat een netwerkbeheerder het heeft verwijderd.
- Datum van verwijdering: De exacte datum en tijd waarop de verwijdering is verwerkt. Om dit voor wereldwijde netwerken consistent te houden, wordt het tijdstip vastgelegd in Coordinated Universal Time (UTC).
Het auditlog opvragen
Om auditloggegevens over verwijderde content te ontvangen, kan een netwerkbeheerder een e-mail sturen naar support@speakap.com met:
- Naam van het netwerk
- Wat er is verwijderd (bijvoorbeeld een nieuwsitem of een bestand) en ongeveer wanneer
Speakap Support zoekt de verwijderingsgebeurtenis op en stuurt de vastgelegde metadata.
Veelgestelde vragen
Kan een netwerkbeheerder of Speakap Support een verwijderde update of reactie terughalen?
Nee. Verwijderde content wordt onmiddellijk en permanent uit de database verwijderd. Niemand kan deze content terughalen of herstellen, ook ons supportteam niet.
Hoe kan ik bijhouden wie een specifiek nieuwsitem of bestand heeft verwijderd?
Neem contact op met Speakap Support. Het auditlog is niet zichtbaar in Speakap, maar een netwerkbeheerder kan het opvragen door een e-mail te sturen naar support@speakap.com. In het log worden de XID en, indien beschikbaar, het primaire e-mailadres van de initiator van de verwijdering vastgelegd, zodat je kunt bevestigen of de oorspronkelijke auteur of een netwerkbeheerder het bericht heeft verwijderd.
Worden tekstkopieën of geüploade bijlagen na een verwijdering ergens gearchiveerd?
Nee. Zodra een definitieve verwijdering is uitgevoerd, worden alle bijbehorende teksten, afbeeldingen en bijgevoegde bestanden vernietigd. Alleen de metadata die de gebeurtenis beschrijft, wordt in het auditlog bewaard.
Welke tijdstandaard gebruikt het auditlog voor verwijderingsdatums?
Elke datum en tijd van een verwijdering in het auditlog wordt vastgelegd in Coordinated Universal Time (UTC).
Kom je er nog steeds niet uit?
Stuur ons een e-mail via support@speakap.com met de naam van je netwerk en je vraag over verwijderde content of het auditlog. We helpen je graag.