Samenvatting: Een drukke werkdag wordt een stuk gemakkelijker wanneer je snel de juiste informatie kunt vinden. Of je nu op zoek bent naar de contactgegevens van een collega, het nieuwste HR-beleid of een aankomend evenement, Speakap doet het zware werk voor je. Deze gids behandelt waar je kunt zoeken, het verschil tussen directe suggesties en volledige zoekopdrachten, en hoe de resultaten worden gerangschikt.
Waar zoeken
Speakap biedt je zowel globale als lokale manieren om in je netwerk te zoeken:
- Globale zoekbalk (web): Bovenaan je scherm.
- Globale zoekbalk (mobiel): Tik op het zoekpictogram rechtsboven in de app.
- Lokale zoekfilters: Naast de globale balk vind je zelfstandige zoekhulpmiddelen binnen je Nieuws, Bestanden, Evenementen, Groepen en Personen lijsten om snel door lange lijsten met inhoud te filteren. Taken verschijnen niet in de algemene zoekopdracht, je kunt alleen binnen de functie Taken zelf zoeken.
Directe suggesties vs. volledige zoekopdracht
Wanneer je begint met typen in de globale zoekbalk, verschijnt er onder je cursor een "Suggestie"-vak. Suggesties en volledige zoekopdrachten werken heel verschillend:
- Suggesties: Snelle snelkoppelingen ontworpen voor snelheid. Ze omvatten alleen Nieuws, Peilingen, Evenementen, Personen en Groepen, en ze scannen alleen titels. Als je zoekwoord in de hoofdtekst van een artikel staat, verschijnt het hier niet.
- Volledige zoekopdracht: Wanneer je op Enter drukt of de zoekopdracht activeert, doorzoekt Speakap alle inhoudstypen grondig, inclusief Updates en Bestanden, voor een complete set resultaten.
Hoe resultaten worden gerangschikt
Wanneer je een volledige zoekopdracht uitvoert, bepalen verschillende factoren wat als eerste wordt weergegeven:
- Eerst titels: Als je zoekterm voorkomt in de titel van een document, bericht of bestand, komt deze bovenaan je resultaten te staan.
- Nieuw is beter: Je hebt waarschijnlijk dit jaar de vakantierooster nodig, niet een gearchiveerde versie van jaren geleden. Nieuwere berichten verschijnen eerst, en oudere vermeldingen verdwijnen naar de achtergrond.
- Zeldzame zoekwoorden wegen zwaarder: Een veelvoorkomend woord zoals "Beleid" levert een groot aantal resultaten op. Een zeldzaam, specifiek woord zoals "Rouwverlof" wordt als waardevol beschouwd, dus exacte overeenkomsten krijgen prioriteit.
- Frequentie van woorden: Hoe vaker een zoekwoord voorkomt in een document, hoe hoger die inhoud wordt gerangschikt. Dit geldt alleen voor betekenisvolle termen; veelvoorkomende woorden zoals "de" of "en" krijgen geen extra gewicht.
- Woorden dicht bij elkaar: Als je zoekt op een zin als "Hardloopwedstrijd", krijgen items waarbij die woorden dicht bij elkaar in de tekst staan een hogere ranking, zelfs als er een paar kleine woorden tussen staan.
Zoektips en snelkoppelingen
Enkele handige tips om te weten:
- Pro tip, het plusteken (+): Een plusteken tussen zoektermen (bijvoorbeeld product+roadmap) werkt als een exact-match lijm. De zoekopdracht geeft strikt alleen resultaten terug waar die exacte woorden direct aan elkaar grenzen.
- Foutentolerantie: Een woord verkeerd gespeld in haast (zoals "Vakantie" als "Vakaton")? Geen probleem. De zoekfunctie herkent wat je bedoelde en levert toch de juiste resultaten.
- Gedeeltelijke woordmatching: Je kunt inhoud vinden door onvolledige woorden te typen (zoals "prod" om "product" te vinden). Dit werkt alleen wanneer het zoekwoord in een titel staat. Als het gedeeltelijke woord in de hoofdtekst van een Feed-update staat, vindt de zoekfunctie het niet.
- Personen zoeken op functietitel: Je kunt zoeken naar personen op hun functietitel, niet alleen op naam — maar je moet het volledige woord typen (gedeeltelijke woorden worden niet herkend). Dit werkt zowel in de lokale zoekfunctie van het tabblad Personen als in de globale zoekbalk.
Toch vastgelopen?
Stuur ons een e-mail via support@speakap.com met de naam van je netwerk, wat je hebt gezocht en wat je had verwacht te vinden, dan helpen we je verder.