Samenvatting: Nieuw bij Speakap, of gewoon benieuwd wat een term betekent? Deze woordenlijst behandelt de kern communicatietools, geavanceerde functies en administratieve instellingen op het platform. Handig voor netwerkbeheerders, lokale managers en medewerkers aan de frontlinie.
Kern communicatiefuncties
- Feed: Je persoonlijke startscherm waar je door real-time updates, polls, nieuws en evenementen scrollt die op jou zijn afgestemd op basis van je groepslidmaatschappen. De Feed heette voorheen de Timeline.
- Updates: Standaard berichten die op de Feed worden gedeeld. Bij het maken van een update kun je tekst, bestanden, afbeeldingen, GIF’s en video’s toevoegen. Standaard veroorzaken updates een pushmelding.
- Nieuws: Gebruikt voor essentiële, belangrijke informatie die verder gaat dan reguliere Feed-updates. Het publiceren van een nieuwsitem veroorzaakt automatisch een pushmelding en een e-mailalert naar het geselecteerde publiek. Beheerders kunnen ook een "Bevestigd" knop toevoegen om bij te houden wie het item heeft gelezen. Nieuwsberichten veroorzaken standaard e-mail- en pushmeldingen.
- Polls: Een berichttype dat wordt gebruikt om inzichten te verzamelen en beslissingen te nemen door je collega’s een vraag te stellen. Polls kunnen tussen de 2 en 25 antwoordopties bevatten.
- Evenementen: Een hulpmiddel om bijeenkomsten te organiseren en plannen. Evenementen kunnen openbaar zijn (waarbij hele groepen worden uitgenodigd) of privé (waarbij genodigden één voor één worden geselecteerd).
- Knowledge Base: Een volledig aanpasbare, gecentraliseerde bibliotheek voor de bronnen, inzichten en oplossingen van jouw organisatie. Informatie is georganiseerd in artikelen en gesorteerd op Categorieën en Subcategorieën.
- Privéberichten (Chat): Directe berichten waarmee je 1-op-1 of groepsgesprekken met collega’s kunt starten.
- Groepen: Toegewijde ruimtes voor cross-functionele communicatie of specifieke onderwerpen (bijvoorbeeld "Fotoclub" of "Winkelmanagers"). Groepen kunnen worden ingesteld op Publiek, Beperkt, Privé of Geheim qua zichtbaarheid.
- Bestanden: Een gecentraliseerde plek waar documenten en bestanden worden verzameld en gesorteerd. Je kunt netwerkbrede bestanden of bestanden die specifiek zijn voor je lokale groepen benaderen.
Geavanceerde en gespecialiseerde functies
- Compass: Speakap’s analytics- en rapportagedashboard. Het biedt gedetailleerde gegevens om je te helpen de netwerkprestaties te volgen. De gratis versie geeft activatie- en gebruikspercentages, evenals informatie over apparaatgebruik. Compass premium is een betaalde geavanceerde versie die ook gebruikersactiviteitstrends, contentinformatie en betrokkenheidsscores (Updates, Nieuws, Evenementen, Polls) en taakgebruik biedt. Het bevat ook een "Spotlight" sectie om je te helpen je best presterende afdelingen of groepen te identificeren op basis van interactie en retentie.
- Taakbeheer: Een betaalde functie om verantwoordelijkheden binnen het netwerk te beheren en toe te wijzen. Beheerders kunnen taken toewijzen aan individuele personen of hele groepen, deadlines instellen en tags toevoegen voor eenvoudige sortering. Medewerkers kunnen volgen wat aan hen is toegewezen, wat in uitvoering is en wat is afgerond.
- Journeys: Een betaalde leer- en ontwikkeltool die wordt gebruikt voor onboarding, veiligheidscursussen en personeelsopleiding. Journeys breken kennis op in behapbare pagina’s en kunnen quizzen bevatten aan het einde om de kennis van de lezer te testen.
- AI Assistant (@AI Speakap): Een geautomatiseerde bot die je bereikt via Privéberichten (Chat). Je kunt de AI Assistant specifieke vragen stellen, en die genereert onmiddellijk antwoorden op basis van de informatie in de Knowledge Base van je netwerk. Als het antwoord niet in de Knowledge Base staat, laat de assistent dat weten.
- Automatische Vertalingen: Een betaalde premium toevoeging die Feed-inhoud automatisch vertaalt naar de voorkeurs taal van de gebruiker (gebaseerd op hun Speakap desktopinstellingen of taalinstellingen van het mobiele apparaat). Deze is niet standaard ingeschakeld; deze wordt geactiveerd via je Customer Success Manager (csm@speakap.com).
Instellingen en administratie
- Netwerkinstellingen: Het centrale administratieve centrum waar je gebruikersuitnodigingen beheert, rollen aanmaakt en toewijst, het uiterlijk van het platform beheert (branding) en widgets configureert.
- Organisatie-instellingen: Waar je de structurele hiërarchie van je bedrijf beheert. Hier definieer je Business Units (bijvoorbeeld regio’s, winkels of divisies) en Afdelingen (bijvoorbeeld teams of specifieke rollen binnen een locatie).
- Persoonlijke instellingen: Je individuele instellingenmenu waar je je contactgegevens bijwerkt, meldingsvoorkeuren aanpast (inclusief het instellen van een "Niet Storen" schema) en privacy-instellingen beheert (zoals het verbergen van je primaire e-mailadres). Op desktop klik je op je avatar, daarna op het tandwiel (Instellingen), vervolgens op Persoonlijke instellingen.
- Widgets: Kleine applicatiemodules die kunnen worden toegevoegd aan de netwerk uiterlijk-instellingen om op het dashboard te tonen, zoals de Verjaardag/Celebratie widget of Recente Bestanden.
- Ondersteuning: Brengt je naar ons supportportaal met tutorials en veelgestelde vragen.
Nog steeds vastgelopen?
Mist er een term, of weet je niet zeker wat een functie doet? Mail ons op support@speakap.com en we helpen je graag verder.