Samenvatting: Deze gids is bedoeld voor managers en communicatieverantwoordelijken die toestemming hebben om nieuws te publiceren. Het legt uit hoe je een bestaand nieuwsitem kunt dupliceren, de kopie kunt aanpassen voor je eigen team of locatie, en welke verschillen tussen desktop en mobiel je in de gaten moet houden.
1. Waar dupliceren voor bedoeld is
Communicatie werkt het beste wanneer belangrijke informatie gemakkelijk naar de juiste teams stroomt. Speakap's nieuwsduplicatie-tool stelt je in staat om een bestaand nieuwsitem, gepubliceerd door een andere afdeling of het hoofdkantoor, te nemen en opnieuw te delen met je eigen afdeling of locatie.
Twee typische scenario’s:
- Global aankondigingen versterken: Een manager ontvangt een update van het hoofdkantoor en wil deze doorgeven aan zijn eigen team ter plaatse zonder het hele stuk opnieuw te schrijven.
- Lokale context toevoegen: Een beheerder wil de kerntekst van een aankondiging over bedrijfsbeleid intact houden, maar specifieke data of lokale protocollen toevoegen die alleen voor hun faciliteit gelden.
Wanneer je een nieuwsitem dupliceert, behoudt de nieuwe kopie alle originele afbeeldingen, bijgevoegde documenten, videobestanden en rich text-opmaak.
Twee dingen om te weten over elk gedupliceerd item:
- Verwerkingstijd: Direct na duplicatie toont het systeem een tijdelijke tijdelijke aanduiding als header-afbeelding van het nieuws. Het platform heeft een korte verwerkingstijd van ongeveer 10 seconden nodig om grotere bestanden te synchroniseren, waarna de originele coverafbeelding in hoge resolutie automatisch weer verschijnt.
- Toeschrijvingsbanner: Elk gedupliceerd nieuwsitem toont een permanente banner direct boven de hoofdtekst. Deze geeft automatisch krediet aan de oorspronkelijke auteur en vermeldt dat de inhoud mogelijk is aangepast door degene die het nu plaatst. Deze banner kan niet worden verwijderd of verborgen, ook niet door netwerkbeheerders.
2. Stap voor stap: een nieuwsitem opnieuw delen
Als je toestemming hebt om nieuwsitems te plaatsen in de doelgroepen of afdeling, kun je elk artikel dat je kunt zien dupliceren, direct vanuit de Feed of de Nieuws-module.
- Ga naar het nieuwsbericht dat je wilt dupliceren (in je Feed of in het Nieuws-menu).
- Klik op het optiesmenu met drie puntjes (...) in de rechterbovenhoek van het bericht.
- Selecteer Nieuwsitem dupliceren in het dropdownmenu.
- Wacht een paar ogenblikken terwijl de kopie op de achtergrond wordt gemaakt. Speakap stuurt je een pushmelding zodra je nieuwe concept klaar is.
- Open het nieuwe concept, stel je doelgroep in en klik op publiceren.
3. Je gedupliceerde concept aanpassen
Je bent niet beperkt tot het delen van het nieuwsitem precies zoals het oorspronkelijk is geschreven. Eenmaal gedupliceerd, gedraagt je kopie zich als een onafhankelijk concept. Voor publicatie kun je het volgende wijzigen:
- Hoofdtekst en koppen: Pas alinea’s aan, herschrijf beschrijvingen, of voeg lokale operationele richtlijnen toe.
- Lay-out: Herstructureer de pagina, wijzig de opmaak of upload andere afbeeldingen.
- Instellingen voor betrokkenheid: Schakel reacties en emoji-reacties in of uit.
- Bevestigingen: Vink het vakje aan om het een nieuwsitem te maken waarvoor bevestiging vereist is, zodat ontvangers moeten bevestigen dat ze het hebben gelezen. Zie Nieuwsitems bevestigbaar maken.
4. Desktop versus mobiel: een belangrijk verschil
Je kunt de duplicatie vanaf elk apparaat starten, maar het apparaat dat je gebruikt, verandert het resultaat.
- Desktop webbrowser (aanbevolen): Dupliceren op een computer behoudt 100% van de opmaak. Vetgedrukte tekst, alinea-afstand, afbeeldingplaatsing en mediaschaling blijven intact.
- Mobiele apps (iOS en Android): Als je een nieuwsbericht dupliceert op je smartphone, wordt alle aangepaste tekstopmaak verwijderd. De tekst verliest zijn alinea-structuur, vetgedrukte tekst en afbeeldingplaatsing. Als je schone lay-outs wilt behouden, raden we sterk aan om alleen via het webplatform te dupliceren.
Veelgestelde vragen
Waarom wordt mijn coverafbeelding direct na duplicatie als een generieke tijdelijke aanduiding weergegeven?
Geen paniek! Het systeem toont een tijdelijke aanduiding terwijl het de kopie verwerkt. Na ongeveer 10 seconden verschijnt de originele coverafbeelding in hoge resolutie automatisch weer.
Hoe weten medewerkers dat een nieuwsartikel is gedupliceerd van een eerdere post?
Alle gedupliceerde nieuwsitems tonen een permanente banner direct boven de hoofdtekst. Deze geeft krediet aan de oorspronkelijke auteur en vermeldt dat de inhoud mogelijk is aangepast door degene die het nu plaatst.
Kan ik de toeschrijvingsbanner op mijn opnieuw gedeelde bericht verwijderen of verbergen?
Nee. De toeschrijvingsbanner is ingebouwd in het platform. Deze kan niet worden geminimaliseerd, verwijderd of verborgen door auteurs of netwerkbeheerders.
Waar kan ik mijn opnieuw gedeelde nieuwsitems vinden zodra ze live zijn?
De post verschijnt in de Feed van de nieuwe doelgroep die je hebt toegewezen en krijgt een eigen plek in de Nieuws-sectie. Je kunt het altijd vinden, bewerken of beheren vanaf de Nieuwspagina op het webplatform, waar het als een gloednieuw bericht wordt weergegeven.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met je netwerknaam en een link naar het nieuwsitem dat je probeert te dupliceren, dan helpen we je verder.