Samenvatting: De Knowledge Base is de centrale plek van je bedrijf om informatie zoals beleidsregels, instructies, handleidingen en SOP's op te slaan en te organiseren. Dit overzicht legt uit hoe je door de Knowledge Base navigeert, machtigingen instelt, doelgroepen bepaalt, de Knowledge Base aanpast aan je huisstijl en content vindt met de zoekfunctie of de AI Assistant.
Wat is de Knowledge Base?
Zie de Knowledge Base als de interne wiki of het handboek van je bedrijf. Statische informatie wordt uit de dynamische Feed gehaald en in een gestructureerde bibliotheek met categorieën, subcategorieën en artikelen geplaatst. Zo blijven belangrijke bronnen, zoals onboardinggidsen en veiligheidsprotocollen, altijd beschikbaar en gemakkelijk te vinden, zowel op desktop als mobiel.
Machtigingen en beheer
Er zijn specifieke machtigingen nodig om content te maken of te wijzigen. Zonder deze machtigingen kunnen gebruikers alleen de content bekijken die voor hun doelgroep bestemd is.
- Machtigingen toekennen: Netwerkbeheerders kunnen gebruikers toestemming geven om categorieën, subcategorieën en artikelen toe te voegen. Ga naar Netwerkinstellingen > Rollen > open de specifieke rol > klik op het onderwerp Knowledge Base en schakel de machtiging in.
- Wat iemand met machtigingen voor de Knowledge Base ook kan doen:
- De naam van de Knowledge Base wijzigen.
- De beschrijving van de functie bijwerken.
- Omslagfoto's uploaden en wijzigen.
- De status 'Uitgelicht' van categorieën beheren.
Toegang en navigatie
Iedereen kan de Knowledge Base gebruiken, hoewel de navigatie per platform iets verschilt:
- Op desktop: Open de Knowledge Base via het hoofdmenu aan de linkerkant. In een zijbalk staan je categorieën. Klik op een categorie om eerst de artikelen te bekijken, gevolgd door eventuele geneste subcategorieën. Gebruik de accordeons om secties te openen of te sluiten.
- Op mobiel: Tik in de Speakap-app rechtsonder op het menupaneel om de Knowledge Base te vinden. Op de landingspagina staat een koptekst 'Welkom', gevolgd door de Laatste artikelen. Tik bovenaan op het Home-pictogram om de lijst Categorie kiezen te openen en van onderwerp te wisselen.
Doelgroepbepaling
Bij het maken van een categorie kun je specifieke bedrijfsonderdelen, afdelingen en/of groepen selecteren, zodat alleen de juiste doelgroep die content ziet. Je kunt dit verder verfijnen per subcategorie en artikel. Bijvoorbeeld: maak een algemene categorie 'HR' zichtbaar voor iedereen, maar beperk een subcategorie 'Managementprocedures' tot de groep Managers.
Opmerking: de doelgroep van een subcategorie kan alleen gelijk zijn aan of kleiner zijn dan de doelgroep van de bovenliggende categorie.
Aanpassen aan je bedrijfscultuur
Zorg ervoor dat de Knowledge Base onderdeel wordt van je organisatie om de betrokkenheid te vergroten:
- Zelf een nieuwe naam geven: Gebruikers met de machtiging voor de Knowledge Base kunnen de hub een naam geven die aansluit bij de terminologie van je bedrijf, bijvoorbeeld 'The Hub', 'Staff Library' of 'Service Wiki'. Je hoeft geen verzoek in te dienen; dit kun je zelf doen.
- Beschrijving van de functie: Voeg een aangepast welkomstbericht en een beschrijving toe (maximaal 300 tekens), zodat gebruikers weten wat ze kunnen vinden.
- Omslagfoto's: Werk omslagfoto's bij zodat ze aansluiten bij je huisstijl en content uitnodigender maken.
- Content uitlichten: Licht maximaal 10 categorieën of subcategorieën uit, zodat informatie met een hoge prioriteit opvalt.
Categorieën beheren
Logische categorieën houden je bibliotheek overzichtelijk en schaalbaar:
- Een categorie maken: Klik op desktop op het teken + naast 'Home' in het navigatiemenu.
- Categoriedetails: Bij het maken van een categorie kun je de doelgroep bepalen, een kleur en pictogram uit een uitgebreide bibliotheek kiezen om de categorie visueel te onderscheiden en een korte beschrijving van de inhoud toevoegen.
- Uitgelichte categorieën: Gebruik de carrousel Uitgelichte categorieën op de homepage om onderwerpen met een hoge prioriteit (zoals 'HR' of 'Veiligheid') prominent weer te geven, naast afzonderlijke artikelen.
Zie Categorieën en artikelen in de Knowledge Base bewerken en verwijderen voor informatie over het bewerken en verwijderen van categorieën en artikelen. Zie Tekstopmaak en bijlagen in de Knowledge Base voor informatie over tekstopmaak, afbeeldingen en bijlagen.
Zoeken en de AI Assistant
Naarmate je bibliotheek groeit, vindt de geïntegreerde zoekbalk direct content. De zoekfunctie van de Knowledge Base zoekt naar je trefwoorden in artikeltitels en de hoofdtekst van artikelen, zodat zelfs diep geneste informatie via de juiste trefwoorden naar voren komt.
De zoekfunctie van de Knowledge Base controleert de namen van categorieën of subcategorieën niet. Als je bijvoorbeeld zoekt naar de naam van een categorie, 'HR', worden alleen artikelen weergegeven waarin 'HR' in de titel of hoofdtekst staat. Als je alles in een categorie wilt bekijken, open je de categorie via de navigatie van de Knowledge Base.
De zoekresultaten van de Knowledge Base houden rekening met doelgroepbepaling en machtigingen. Gebruikers zien alleen artikelen waartoe ze toegang hebben. Als een artikel is beperkt tot een bedrijfsonderdeel, afdeling of groep waar de gebruiker geen deel van uitmaakt, wordt dat artikel niet weergegeven in de zoekresultaten van de gebruiker, ook niet als de trefwoorden overeenkomen.
Integratie met de AI Assistant: Als de AI Assistant van Speakap is ingeschakeld, hoeven je medewerkers niet handmatig te zoeken. Ze kunnen gewoon een vraag stellen en een direct antwoord krijgen, met verwijzingen naar de volledige artikelen. De assistent gebruikt alleen de Knowledge Base als bron en geeft alleen antwoord op basis van content die de gebruiker mag zien. Wil je meer weten? Neem contact op met je Customer Success Manager via csm@speakap.com.
Opmerking: Het maken en bewerken van content in de Knowledge Base wordt momenteel alleen ondersteund in de desktopbrowserversie.
Kom je er nog niet uit?
Mail ons via support@speakap.com met de naam van je netwerk en wat je probeert in te stellen. We helpen je graag.