Samenvatting: De Knowledge Base is de centrale plek van uw bedrijf om informatie zoals beleidsregels, instructies, handleidingen en SOP's op te slaan en te organiseren. Dit overzicht legt uit hoe u er doorheen navigeert, machtigingen instelt, doelgroepen selecteert, het aanpast aan uw merk en inhoud vindt met zoeken of de AI-assistent.
Wat is de Knowledge Base?
Beschouw de Knowledge Base als de interne wiki of handleiding van uw bedrijf. Het verplaatst statische informatie uit de snel bewegende Feed en brengt deze in een gestructureerde bibliotheek van categorieën, subcategorieën en artikelen. Zo blijven belangrijke bronnen zoals onboardinggidsen en veiligheidsprotocollen altijd beschikbaar en gemakkelijk te vinden, op desktop en mobiel.
Machtigingen en beheer
Specifieke machtigingen zijn nodig om inhoud te maken of te wijzigen. Zonder deze kunnen gebruikers alleen de inhoud bekijken die voor hun doelgroep bedoeld is.
- Machtigingen verlenen: Netwerkbeheerders kunnen gebruikers de mogelijkheid geven om categorieën, subcategorieën en artikelen toe te voegen. Ga naar Netwerkinstellingen > Rollen > open de specifieke rol > klik op het Knowledge Base-onderwerp en zet de machtiging aan.
- Wat iemand met Knowledge Base-machtigingen ook kan doen:
- De naam van de Knowledge Base wijzigen.
- De functiebeschrijving bijwerken.
- Omslagfoto's uploaden en wijzigen.
- De "Highlight"-status van categorieën beheren.
Toegang en navigatie
Iedereen kan de Knowledge Base gebruiken, hoewel de navigatie per platform iets verschilt:
- Op desktop: Open de Knowledge Base via het hoofdmenu aan de linkerkant. Een zijbalk toont uw categorieën. Klik op een categorie om eerst de artikelen te zien, gevolgd door eventuele geneste subcategorieën. Gebruik de accordeons om secties te openen of te sluiten.
- Op mobiel: Tik op het menupaneel rechtsonder in de Speakap-app om de Knowledge Base te vinden. De startpagina toont een "Welkom"-kop gevolgd door de Laatste artikelen. Om van onderwerp te wisselen, tikt u op het Home-pictogram bovenaan om de lijst Categorie kiezen te openen.
Doelgroep gerichtheid
Bij het aanmaken van een categorie kunt u specifieke bedrijfseenheden, afdelingen en/of groepen selecteren zodat alleen de juiste doelgroep die inhoud ziet. Dit kunt u verder verfijnen per subcategorie en artikel. Bijvoorbeeld: maak een algemene "HR"-categorie zichtbaar voor iedereen, maar beperk een subcategorie "Management Procedures" tot de groep Managers.
Opmerking: de doelgroep van een subcategorie kan alleen gelijk zijn aan of kleiner zijn dan die van de bovenliggende categorie.
Aanpassen aan uw cultuur
Om betrokkenheid te stimuleren, laat de Knowledge Base aanvoelen als een onderdeel van uw organisatie:
- Hernoem het zelf: Gebruikers met de Knowledge Base-machtiging kunnen de hub hernoemen zodat deze aansluit bij de terminologie van uw bedrijf, bijvoorbeeld "The Hub", "Personeelsbibliotheek" of "Service Wiki". Geen verzoek nodig, het is selfservice.
- Functiebeschrijving: Voeg een aangepaste welkomstboodschap en beschrijving toe (tot 300 tekens) zodat gebruikers weten wat ze kunnen vinden.
- Omslagfoto's: Werk omslagfoto's bij om aan te sluiten bij uw merkidentiteit en om inhoud uitnodigender te maken.
- Inhoud benadrukken: Markeer tot 10 categorieën of subcategorieën zodat informatie met hoge prioriteit eruit springt.
Categorieën beheren
Logische categorieën houden uw bibliotheek schaalbaar:
- Een categorie aanmaken: Klik op desktop op het +-teken naast 'Home' in het navigatiemenu.
- Categoriedetails: Bij het aanmaken van een categorie kunt u de doelgroep definiëren, een kleur en pictogram kiezen uit een uitgebreide bibliotheek om het visueel onderscheidend te maken, en een korte beschrijving toevoegen van wat erin zit.
- Uitgelichte categorieën: Gebruik de Uitgelichte Categorieën-carrousel op de startpagina om onderwerpen met hoge prioriteit (zoals "HR" of "Veiligheid") centraal te zetten, direct naast individuele artikelen.
Voor het bewerken en verwijderen van categorieën en artikelen, zie Bewerken en Verwijderen in de Knowledge Base. Voor tekstopmaak, afbeeldingen en bijlagen, zie Opmaak en Bijlagen in de Knowledge Base.
Zoeken en de AI-assistent
Naarmate uw bibliotheek groeit, vindt de geïntegreerde zoekbalk inhoud direct. De zoekfunctie doorzoekt zowel articletitels als hoofdtekst, zodat zelfs diep geneste informatie naar boven komt via de juiste zoekwoorden.
Integratie AI-assistent: Met Speakap's AI-assistent ingeschakeld hoeven uw medewerkers niet handmatig te zoeken. Ze kunnen gewoon een vraag stellen en krijgen een direct antwoord, met verwijzingen naar de volledige artikelen. De assistent gebruikt alleen de Knowledge Base als bron en beantwoordt alleen vragen op basis van inhoud die de gebruiker mag zien. Wilt u meer weten? Neem contact op met uw Customer Success Manager, csm@speakap.com.
Opmerking: Het aanmaken en bewerken van Knowledge Base-inhoud wordt momenteel alleen ondersteund in de desktopbrowser-versie.
Nog steeds vast?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met uw netwerknaam en wat u probeert in te stellen, dan helpen wij u verder.