Samenvatting: Deze handleiding legt uit hoe beheerders groepslidmaatschappen beheren voor actieve gebruikers. Voor bestaande leden kunt u het uitnodigingsproces overslaan en hen direct aan meerdere groepen tegelijk toewijzen via de Netwerkinstellingen, of het proces automatiseren via User Sync.
Toevoegen versus uitnodigen voor een groep
Wanneer een gebruiker al een actief lid is van uw Speakap-netwerk, hoeft u hen geen uitnodiging te sturen om lid te worden van een interne groep. Beheerders kunnen hen direct aan één of meerdere groepen tegelijk toevoegen vanuit de Netwerkinstellingen.
Op deze manier krijgt de gebruiker direct toegang tot de tijdlijn en middelen van de groep, zonder dat hij handmatig een uitnodiging hoeft te accepteren.
Handmatige stappen
Om handmatig een actief gebruikersaccount aan meerdere groepen tegelijk toe te voegen:
- Log in op uw Speakap-netwerk (https://naam.speakap.com).
- Klik op het tandwielpictogram rechtsboven in uw scherm om naar de Netwerkinstellingen te gaan.
- Selecteer het tabblad Gebruikers in het menu aan de linkerkant.
- Gebruik de zoekbalk om de specifieke gebruiker te vinden en klik op hun naam om hun profiel te openen.
- Klik in het gebruikersprofiel op het tabblad Groepen.
- Klik in de zoekbalk met het label Toevoegen aan de volgende groepen.
- Zoek en klik op de specifieke groep(en) waaraan u hen wilt toevoegen. U kunt deze stap herhalen om zoveel groepen te selecteren als nodig is.
- Als u alle benodigde groepen hebt geselecteerd, klik dan op Opslaan om de wijzigingen te bevestigen.
- De gebruikers worden automatisch aan de groep toegevoegd, zonder dat zij een uitnodiging hoeven te accepteren.
Automatiseren van groepsindelingen via User Sync
Als uw organisatie de functie User Sync gebruikt om werknemersgegevens te beheren, hoeft u gebruikers niet één voor één aan groepen toe te voegen. In plaats daarvan kunt u dit automatiseren met Groepskoppelingsregels, zoals uitgelegd in de User Sync-artikelen.
Groepskoppelingsregels wijzen gebruikers automatisch toe aan specifieke Speakap-groepen op basis van hun HR-gegevensattributen, zoals:
- Afdeling (bijvoorbeeld Verkoop, Marketing)
- Rol (bijvoorbeeld Manager, Teamleider)
- Locatie (bijvoorbeeld Amsterdam HQ, Londens kantoor)
Het kan ook een combinatie van deze zijn.
Beheeropties
- Optie A (selfservice): Als uw organisatie directe toegang heeft tot de User Sync-configuratie, kunt u deze groepskoppelingsregels zelf instellen of aanpassen binnen de sync-instellingen.
- Optie B (Speakap-ondersteuning): Als u geen directe toegang heeft tot User Sync of hulp nodig heeft bij complexe logische uitdrukkingen, kan ons team dit voor u configureren. Neem contact op met support@speakap.com met de HR-criteria en de doelgroepen die u wilt automatiseren.
Nog steeds hulp nodig?
Stuur een e-mail naar support@speakap.com met uw netwerknaam, de betrokken gebruiker(s) en de groepen waaraan u hen wilt toevoegen, dan helpen wij u verder.