Samenvatting: Deze handleiding is bedoeld voor netwerkbeheerders, afdelingshoofden en projectleiders die speciale samenwerkingsruimtes in Speakap moeten opzetten. Groepen stellen je in staat om discussies bij elkaar te houden, projectoverdrachten te beheren en de juiste segmenten van je personeel veilig verbonden te houden.
Een nieuwe groep maken
Of je nu een tijdelijke multidisciplinaire taskforce, een permanent lokaal afdelingscentrum of een informele sociale groep opzet, het creëren van een nieuwe ruimte kost slechts een paar klikken.
Omdat de groepsinfrastructuur je netwerkstructuur verandert, moet je dit proces voltooien op het desktop webplatform:
- Klik op je avatar in de rechterbovenhoek van het scherm en selecteer Instellingen.
- Kies in het instellingenmenu voor Groepsinstellingen.
- Klik op het plus-icoon (+) helemaal bovenaan het configuratiepaneel aan de linkerkant.
- Vul de basisgegevens in:
- Groepsnaam: Houd deze duidelijk en herkenbaar voor je medewerkers.
- Beschrijving: Leg het exacte doel van de ruimte uit.
- Netwerklocatie: Wijs de structurele plek toe binnen je organisatieschema.
- Kies je zichtbaarheid en privacygrenzen door een van de vier groepssoorten te selecteren: Openbaar, Beperkt, Privé of Geheim. Voor een volledige vergelijking van wat elk type betekent, zie Groepen: Types en Zichtbaarheidsinstellingen.
- (Optioneel) Upload een aangepaste profielfoto voor de groep. Afbeeldingsspecificatie: Voor optimale weergave op zowel desktopfeeds als mobiele vergrendelschermen, zorg ervoor dat je geüploade afbeelding minimaal 250 x 250 pixels is.
- Klik op Aanmaken om de groep actief te maken in je netwerk.
Je groep beheren
Zodra je groep actief is, verschijnt deze in het linker paneel van je Groepsinstellingen dashboard. Door op de groep te klikken, opent een centraal beheerscherm verdeeld over vijf tabbladen:
- Leden: Bekijk een live telling van alle medewerkers die momenteel in de groep zitten.
- Uitnodigingen: Houd uitstaande uitnodigingen in de gaten die zijn verstuurd naar interne of externe gebruikers die nog niet zijn toegetreden.
- Verzoeken: Beoordeel, keur goed of weiger binnenkomende lidmaatschapsverzoeken van medewerkers.
- Widgets: Pas de indeling van je groepspagina aan. Je kunt interactieve blokken herschikken of ongebruikte widgets verwijderen om de zijbalk overzichtelijk te houden.
- Voorkeuren: Toegang tot de belangrijkste moderatie-instellingen. Hier bepaal je of standaard groepsleden updates kunnen plaatsen op de tijdlijn, of dat de feed beperkt is tot alleen beheerdersaankondigingen.
Een groep veilig verwijderen
Als een project is afgerond of een teamstructuur wordt ontbonden, kun je de ruimte volledig uit je netwerk verwijderen.
Om een groep te verwijderen, ga je naar Groepsinstellingen, selecteer je de doelgroep in het linker paneel en scroll je helemaal naar beneden op het tabblad Algemeen. Klik op de optie Groep verwijderen.
Waarschuwing: het verwijderen van een groep is definitief. Het verwijderen van een groep is volledig onomkeerbaar. Het verbergt de ruimte niet simpelweg; het verwijdert onmiddellijk alles van onze servers, inclusief alle historische tijdlijnupdates, opmerkingen van medewerkers, gedeelde mediabestanden en bijgevoegde documenten. Maak een back-up van alle kritieke bedrijfsbestanden lokaal voordat je de verwijdering bevestigt.
Veelgestelde vragen
Kan ik een nieuwe groep aanmaken of configureren met de mobiele app?
Nee. Om onbedoelde herstructurering van de directory te voorkomen, zijn het aanmaken van groepen en backend-beheerfuncties strikt desktopfuncties. Log in via een webbrowser om groepen te bouwen, configureren of verwijderen.
Wat is het verschil tussen een Privé-groep en een Geheime groep?
Beide beschermen je interne inhoud tegen niet-leden, maar ze gedragen zich anders in de directory. Een Privé groep is nog steeds zichtbaar in zoekresultaten voor niet-leden (waardoor zij een verzoek tot lidmaatschap kunnen sturen), terwijl een Geheime groep volledig onzichtbaar is binnen het netwerk. Gebruikers kunnen een Geheime groep alleen vinden als een beheerder hen expliciet uitnodigt. Zie Groepen: Types en Zichtbaarheidsinstellingen voor de volledige uitleg.
Kan ik externe klanten of leveranciers uitnodigen in mijn projectgroepen?
Ja. Zowel het tabblad Uitnodigingen als Verzoeken stelt je in staat om expliciet externe e-mailadressen uit te nodigen voor je groep, wat het een goed hulpmiddel maakt voor veilige afstemming met leveranciers of het volgen van projecten met derden.
Wat gebeurt er met mijn bedrijfsbestanden als ik een verouderde groep verwijder?
Op het moment dat je op "Groep verwijderen" klikt, wordt een harde verwijdering gestart op onze bestandsservers. Elk document, layout-widget en conversatiedraad gekoppeld aan die ruimte wordt onmiddellijk vernietigd. Als je die logs moet bewaren voor naleving of HR-audits, raden we aan om groepsmeldingen te dempen of de plaatsingsrechten van leden uit te schakelen onder het tabblad Voorkeuren in plaats van de ruimte te verwijderen.
Wat gebeurt er met de leden van een groep als die groep een bovenliggende Business Unit heeft?
Ze blijven in de bovenliggende Business Unit. Het verwijderen van een afdeling (een groep met een bovenliggende BU) verwijdert de groep zelf, maar de leden worden niet uit het netwerk verwijderd; zij blijven gewoon leden van de bovenliggende BU.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met je netwerknaam en de groep die je aan het opzetten of verwijderen bent, dan helpen wij je verder.