Samenvatting: De functie Bestanden biedt uw netwerk één centrale plek om documenten en media te delen. Deze gids legt de drie tabbladen van Bestanden uit, wie welke bestanden kan zien, en hoe u bestanden en mappen kunt aanmaken, uploaden, hernoemen, verplaatsen en verwijderen.
Navigeren in het gedeelte Bestanden
Klik op Bestanden in het hoofdmenu om het overzicht van Bestanden te openen. Er zijn drie tabbladen:
- Alle bestanden — Toont elke map waar u toegang toe heeft, georganiseerd op basis van waar ze vandaan komen: Bedrijfseenheden, Lokale/Globale Afdelingen, Groepen en de organisatiebrede Helpcentrum-map. Elk item hier is een map; open er een om de bestanden erin te zien.
- Mijn groepen — Toont alleen de mappen die behoren tot Groepen en Bedrijfseenheden waarvan u een actief lid bent. Dit sluit organisatiebrede mappen uit.
- Recent — Toont een vlakke lijst van afzonderlijk geüploade bestanden (geen mappen) in een tabel, met kolommen voor Locatie (in welke map het bestand staat), Type, Grootte, Uploaddatum en Geüpload door. Dit is een snelkoppeling naar recent toegevoegde bestanden in al uw mappen, niet een plek om per map te bladeren.
Bestanden zoeken
Met de globale zoekbalk bovenaan het platform kunt u snel documenten vinden door relevante trefwoorden in te typen, zoals de bestandsnaam. Zoekresultaten worden automatisch beperkt op basis van uw actieve lidmaatschappen en het privacyniveau van de plek waar het bestand staat.
Goed om te weten: De zoekfunctie zoekt alleen in de titel van het bestand, niet in de inhoud ervan. Als u een document niet kunt vinden door te zoeken op een zin die erin voorkomt, zoek dan (een deel van) de bestandsnaam.
Wie kan welke bestanden zien
De onderstaande tabel geeft aan wie bestanden kan bekijken en zoeken op basis van waar ze zijn geüpload:
| Uploadlocatie | Wie toegang heeft tot / bestanden kan bekijken |
| Bedrijfseenheid / Lokale of Globale Afdeling | Actieve leden van die Eenheid/Afdeling |
| Beperkte, Privé- en Geheim Groepen | Actieve leden van die specifieke Groep |
| Publieke Groepen | Iedereen in het netwerk |
| Profielfeed | Iedereen in het netwerk |
| Netwerkfeed | Iedereen in het netwerk |
Beperking voor externe gebruikers
Externe gastgebruikers hebben strengere zichtbaarheid. Zij kunnen alleen bestanden bekijken en zoeken die zijn geüpload binnen de specifieke Bedrijfseenheden, Lokale/Globale Afdelingen en reguliere groepen waarvan zij actief lid zijn.
Hoe maak je een map aan en upload je een bestand
U kunt alleen een bestand uploaden of een map aanmaken vanuit een specifieke map.
Klik op Bestanden in het hoofdmenu.
- Open de map waaraan u wilt toevoegen (bijvoorbeeld een map van een Bedrijfseenheid of Groep) vanuit het tabblad Alle bestanden of Mijn groepen.
- Klik op de blauwe knop + Nieuw toevoegen rechtsboven.
- Kies uw actie in het dropdownmenu:
- Om een bestand te uploaden: Selecteer Bestand uploaden, blader op uw computer om het document te selecteren, en klik op Openen om de upload te starten.
- Om een map aan te maken: Selecteer Map aanmaken. Er verschijnt een regel "Nieuwe map" met het naamveld al geselecteerd — typ uw mapnaam en druk op Enter om op te slaan.
Bestaande bestanden en mappen beheren
Elk bestand of map heeft een menu met drie puntjes aan de rechterkant van de regel. Klik erop om:
- Hernoemen — de naam van het bestand of de map te bewerken.
- Verplaatsen — het bestand of de map naar een andere locatie te verplaatsen.
- Verwijderen — het bestand of de map permanent te verwijderen. Er verschijnt een bevestigingspop-up ("Weet u zeker dat u dit bestand wilt verwijderen? Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.") — klik op Verwijderen om te bevestigen of op Annuleren om terug te gaan.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik niet tegelijkertijd bestanden uit verschillende locaties selecteren?
Bestanden in verschillende mappen horen bij verschillende plekken in het netwerk, en elke plek heeft zijn eigen rechten en eigenaren. Acties zoals verplaatsen of verwijderen werken alleen binnen één locatie, dus selecteren over twee verschillende mappen is niet mogelijk.
Waarom zie ik geen knop Nieuw toevoegen?
De knop + Nieuw toevoegen verschijnt alleen zodra u een specifieke map heeft geopend — deze is niet beschikbaar op het tabblad Alle bestanden, Mijn groepen, of Recent. Als u een map heeft geopend en de knop nog steeds niet ziet, is het beheer van bestanden gekoppeld aan uw rechten: u moet beheerder zijn van die specifieke groep, bedrijfseenheid of locatie, of uw profiel moet een aangepaste netwerkbrede uploadrechten voor bestanden hebben. Neem contact op met uw Speakap-netwerkbeheerder om uw rolinstellingen aan te passen.
Kan ik een verwijdering ongedaan maken?
Nee. Het verwijderen van een bestand of map is permanent zodra bevestigd in de pop-up.
Nog steeds hulp nodig?
Controleer eerst bij uw eigen netwerkbeheerder, want de meeste problemen met bestanden hebben te maken met rechten. Lost dat het probleem niet op, mail ons dan op support@speakap.com met uw netwerknaam en een screenshot van wat u ziet, dan helpen wij u verder.