Samenvatting: De functie Bestanden biedt uw netwerk één centrale plek om documenten en media te delen. Deze gids legt uit hoe u naar bestanden zoekt, wie welke bestanden kan zien, en hoe u mappen maakt, bestanden uploadt en verwijdert.
Zoeken naar bestanden
Met de globale zoekbalk bovenaan het platform kunt u snel documenten vinden door relevante zoekwoorden in te typen, zoals de bestandsnaam. Zoekresultaten worden automatisch aangepast op basis van uw actieve lidmaatschappen en het privacyniveau van de locatie waar het bestand zich bevindt.
Goed om te weten: De zoekfunctie zoekt alleen in de titel van het bestand, niet in de inhoud ervan. Als u een document niet kunt vinden door te zoeken op een zin die erin voorkomt, zoek dan op (een deel van) de bestandsnaam.
Wie welke bestanden kan zien
De onderstaande tabel geeft aan wie bestanden kan bekijken en zoeken, afhankelijk van waar ze zijn geüpload:
| Uploadlocatie | Wie toegang heeft / bestanden kan bekijken |
| Business Unit / Lokale of Globale Afdeling | Actieve leden van die Unit/Afdeling |
| Beperkte, Privé- en Geheime Groepen | Actieve leden van die specifieke Groep |
| Openbare Groepen | Iedereen in het netwerk |
| Profieltijdlijnen | Iedereen in het netwerk |
| Netwerkfeed | Iedereen in het netwerk |
Beperking voor externe gebruikers
Externe gastgebruikers hebben strengere zichtbaarheid. Zij kunnen alleen bestanden bekijken en zoeken die zijn geüpload binnen de specifieke Business Units, Lokale/Globale Afdelingen en reguliere groepen waarvan zij actief lid zijn.
Hoe maak je een map aan en upload je een bestand
Om uw documenten te organiseren:
- Klik op Bestanden in het hoofdmenu.
- Zorg dat u in het tabblad Netwerk bent, klik vervolgens op de + knop rechtsboven in het scherm.
- Kies uw actie in het dropdownmenu:
- Om een map aan te maken: Selecteer Map aanmaken, typ de naam van uw nieuwe map en druk op Enter op uw toetsenbord om op te slaan.
- Om bestanden te uploaden: Selecteer Bestanden uploaden, blader op uw computer naar het document/de documenten, en klik op Openen om de upload te starten.
Bestanden of mappen verwijderen
Als een document of map verouderd is, kunnen geautoriseerde gebruikers deze verwijderen:
- Klik op Bestanden in het hoofdmenu.
- Klik op de + knop rechtsboven in het scherm binnen het tabblad Netwerk.
- Vink de selectievakjes aan om één of meerdere bestanden of mappen te selecteren die u wilt verwijderen.
- Klik op het pijltje-icoon direct links van de + knop.
- Selecteer Verwijderen in de lijst met opties.
- Er verschijnt een bevestigingspop-up; klik op Verwijderen om de geselecteerde items permanent te verwijderen.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik geen bestanden uploaden of mappen aanmaken?
Bestandsbeheer is gekoppeld aan uw rechten. Als de uploadopties grijs zijn of ontbreken, heeft u niet het benodigde toegangsrecht. Om bestanden te beheren, moet u beheerder zijn van die specifieke groep, business unit of locatie, of uw profiel moet een aangepaste netwerkbrede uploadrechten voor bestanden hebben. Zorg er ook voor dat u zich niet in het tabblad Recent bevindt bij het proberen te uploaden; uploaden is op dat tabblad niet beschikbaar. Neem contact op met uw Speakap-netwerkbeheerder om uw rolinstellingen aan te passen.
Nog steeds problemen?
Controleer eerst bij uw eigen netwerkbeheerder, aangezien de meeste bestandsproblemen te maken hebben met rechten. Als dat het probleem niet oplost, mail ons op support@speakap.com met uw netwerknaam en een screenshot van wat u ziet, dan helpen wij u verder.