Samenvatting: Soms komt het aantal gebruikers dat je in de Speakap-interface ziet niet overeen met de aantallen in een gedownloade CSV- of Excel-export. Dit artikel legt uit waarom dit gebeurt (geactiveerde versus wachtende gebruikers) en hoe je je gebruikerslijst kunt controleren en afstemmen.
1. Het kernprobleem: niet-overeenkomende gebruikersaantallen
Je kunt merken dat de gebruikersstatistieken die binnen het platform worden weergegeven niet altijd overeenkomen met de rijen in een gedownloade CSV- of Excel-sheet.
- Voorbeeld: Een Business Unit toont 100 leden binnen de applicatie, maar een gedownloade export bevat 125 gebruikers.
Dit is geen bug of een teken van ontbrekende gegevens. Het komt doordat verschillende functies de activatiestatussen van gebruikersaccounts anders filteren.
2. Begrip van gebruikersactivatiestatussen
Het helpt om te kijken hoe de gebruikerslijst is verdeeld:
- Geactiveerde gebruikers: Werknemers die hun Speakap-uitnodigingsmail of inloggegevens hebben ontvangen, op de activatielink hebben geklikt en voor het eerst succesvol zijn ingelogd.
- Niet-geactiveerde (wachtende) gebruikers: Werknemers die aan het systeem zijn toegevoegd en aan hun groepen zijn toegewezen (vaak automatisch via een HR User Sync-integratie), maar hun onboarding nog niet hebben afgerond of nog niet zijn ingelogd.
3. Waarom de aantallen verschillen
Het verschil bestaat omdat de platforminterface en de verschillende rapporten verschillende doelen dienen:
- Platforminterface (groepen en netwerken): Het gebruikersaantal dat wordt weergegeven in een live groep of afdeling richt zich meestal op geactiveerde accounts. Het laat precies zien wie actief de Feed van die groep kan bekijken of ermee kan communiceren.
- Data-exporten en analyses: Veel data-exporten en analyserapporten combineren geactiveerde en niet-geactiveerde gebruikers. Omdat wachtende gebruikers nog geen platformactiviteit hebben gegenereerd, hun profielen niet hebben voltooid of de gebruiksvoorwaarden niet hebben geaccepteerd, beïnvloeden zij de aantallen. Afhankelijk van het type rapport kan het opnemen van deze gebruikers het aantal rijen in de export hoger doen lijken, terwijl strikt op activiteit gebaseerde rapporten het lager kunnen doen lijken.
4. Hoe gebruikersstatussen te verifiëren en af te stemmen
Als je je gebruikerslijst wilt controleren en precies wilt zien welke accounts het verschil verklaren, exporteer dan een volledig statusoverzicht:
- Ga naar Netwerkinstellingen.
- Selecteer Gebruikers in het menu.
- Gebruik de ingebouwde exportoptie om een volledige werknemersspreadsheet te genereren met alle records (zowel geactiveerd als niet-geactiveerd).
- Filter en vergelijk de profielen gemarkeerd als "Actief" met die gemarkeerd als "Uitgenodigd" of "Wachtend". Je live platformaantallen zouden goed moeten overeenkomen met de kolom "Actieve" gebruikers.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met je netwerknaam, de groep of het rapport waar de aantallen verschillen, en het exportbestand, dan helpen we je verder.