Samenvatting: Wanneer uw organisatie uitbreidt of herstructureert, moet uw Speakap-netwerk deze wijzigingen weerspiegelen. Deze gids legt uit hoe u kunt controleren of een structuur al bestaat, nieuwe Business Units of Afdelingen kunt aanmaken en werknemers handmatig of automatisch kunt toewijzen met behulp van User Sync-groepkoppelingsregels.
Stap 1: Controleer of de groep al bestaat
Voordat u iets nieuws bouwt, controleer of de nieuwe afdeling, functie of rol al een bijbehorende groep actief heeft in uw Speakap-netwerk.
- Als de groep al bestaat: hoeft u deze niet opnieuw aan te maken. Sla de structurele opzet over en ga direct verder met het handmatig toevoegen van uw gebruikers (Optie A) of het bijwerken van uw geautomatiseerde User Sync-regels om de nieuwe HR-gegevenswaarde naar deze groep te leiden (Optie B).
- Als de groep niet bestaat: maak eerst de lege organisatorische container aan voordat gebruikers eraan kunnen worden toegevoegd.
Stap 2: Maak de nieuwe structuur aan in Speakap
Zorg ervoor dat uw account netwerkbeheerderstoegang heeft voordat u begint.
- Klik op het administratieve tandwielpictogram.
- Ga naar Organisatie-instellingen (als u een Business Unit of Afdeling aanmaakt) of Groepsinstellingen (als u een zelfstandige Groep aanmaakt).
- Voor Business Units: Open het tabblad Business Unit en klik op de knop + Business Unit. (Opmerking: afhankelijk van de aangepaste naamgeving van uw netwerk kan dit tabblad ook Divisie, Regio, Locatie of Winkel heten.)
- Voor Afdelingen: Open het tabblad Afdeling (soms Afdelingen, Locatie of Divisie genoemd) en klik op de knop + Afdeling.
- Structuren koppelen: Als uw nieuwe afdeling onder een specifieke bovenliggende Business Unit valt, open dan na het aanmaken van de Afdeling het profiel van die Business Unit, ga naar het tabblad Afdeling en klik op de knop Toevoegen om de afdeling daaronder te nestelen. Herhaal dit voor elke Business Unit waaronder deze Afdeling moet vallen (bijvoorbeeld Kassamedewerkers die onder New York, Amsterdam, Brussel en Berlijn vallen, moeten onder elk van de 4 locaties worden toegevoegd).
Voor de volledige uitleg over het bouwen van Business Units en Afdelingen, zie Uw Organisatiestructuur creëren.
Optie A: Gebruikers handmatig toevoegen
Als uw bedrijf geen geautomatiseerde User Sync-integratie gebruikt, beheert u gebruikers en hun groepslidmaatschappen handmatig:
- Open Organisatie-instellingen, ga dan naar de Business Unit of Afdeling om de lijst met Gebruikers te bekijken.
- Klik op de knop + Toevoegen.
- Zoek gebruikers op en selecteer ze één voor één, of selecteer meerdere werknemersprofielen tegelijk.
- Gebruik de dropdown in de kolom Rol om aan te geven of elke gebruiker lid wordt als standaard Lid of als groeps-Beheerder.
- Voor Groepen opent u in plaats daarvan Groepsinstellingen, zoekt u de groep in de lijst en klikt u op het tabblad Leden om mensen toe te voegen of te verwijderen en om rechten toe te wijzen.
Tip: Neem even de tijd om de voorkeuren van de groep te bekijken om te bepalen of standaardleden vrij updates mogen plaatsen op de Feed, of dat het plaatsen beperkt moet worden.
Optie B: Gebruikers automatisch toevoegen via User Sync
Als uw platform een actieve User Sync heeft, kunt u het toewijzen van werknemers volledig automatiseren op basis van de gegevens die vanuit uw externe HR-systeem binnenkomen.
Om een nieuwe HR-waarde aan een netwerkgroep te koppelen:
- Ga naar uw centrale User Sync-dashboard.
- Ga naar het gedeelte Groepskoppeling en klik op het + (plus) pictogram om een nieuwe regel aan te maken.
- Selecteer groep: Zoek en selecteer uw nieuw aangemaakte of reeds bestaande doelgroep uit de lijst.
- Koppelingsregels: Kies de optie "Alleen gebruikers die aan specifieke regels voldoen".
- Regel toevoegen: Stel een nauwkeurige regel op die overeenkomt met de nieuwe gegevenswaarde die door uw HR-platform wordt verzonden. Configureer bijvoorbeeld de uitdrukking zo dat wanneer het HR-profiel van een werknemer de nieuwe rol als afdeling vermeldt, het systeem deze automatisch in deze groep plaatst.
- Voltooi de opzet: Definieer de basisgebruikersrollen, geef aan of het groepslidmaatschap Verplicht is voor overeenkomende personen en klik op Nieuwe regels aanmaken.
Zodra de regel is opgeslagen, voert u de User Sync uit. Vanaf dat moment wordt elke werknemer die wordt toegevoegd of bijgewerkt met de nieuwe HR-gegevenswaarde automatisch in de aangewezen netwerkafdeling geplaatst.
Tip: Net als bij de handmatige opzet, vergeet niet de voorkeuren van de groep te controleren om te bepalen of automatisch gesynchroniseerde leden content mogen plaatsen.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met uw netwerknaam, de nieuwe afdeling of rol, en hoe uw gebruikers worden beheerd (handmatig of via User Sync), dan helpen wij u verder.