Uw organisatiestructuur aanmaken

Samenvatting: Elke organisatie heeft zijn eigen hiërarchie. Speakap stelt u in staat om uw organisatiestructuur uit de echte wereld te spiegelen met Business Units en Afdelingen, zodat medewerkers relevante communicatie zien en toegang hebben tot de juiste middelen. Deze gids behandelt het ontwerpen van uw structuur, het aanpassen van terminologie en het opbouwen en beheren van Business Units en Afdelingen.

1. Vereisten en structuur overzicht

Om de hiërarchie van uw organisatie te beheren en deze instellingen te configureren, heeft u het volgende nodig:

• Accountniveau: Een Enterprise Speakap-account.
• Gebruikersmachtiging: Een Netwerkbeheerder-rol.

Door uw fysieke bedrijfsindeling in Speakap in kaart te brengen, behoudt u volledige controle over welke communicatiekanalen uw medewerkers kunnen gebruiken en welke inhoud toegankelijk is voor specifieke delen van uw personeel.

2. Het ontwerp van de structuur en het aanpassen van termen

Standaard categoriseert Speakap structurele divisies in Business Units en Afdelingen. Omdat winkels hun structuren anders noemen dan productiebedrijven of hoofdkantoren, kunt u deze labels aanpassen zodat ze overeenkomen met de dagelijkse terminologie van uw bedrijf.

Om uw labels aan te passen:

1. Log in op uw netwerk.
2. Klik op uw avatar rechtsboven en selecteer Organisatie-instellingen.
3. Selecteer onder de velden voor aangepaste labeling uw voorkeursnamen voor uw Business Units en Afdelingen.

Opmerking: Op het moment dat u deze labels bijwerkt en opslaat, wordt de wijziging overal op het platform doorgevoerd. Uw navigatiemenu aan de linkerkant en de visualisatie Voorbeeld van uw organisatie worden direct bijgewerkt om uw aangepaste termen weer te geven (bijvoorbeeld het wijzigen van Business Unit in Regio en Afdeling in Locatie).

3. Een Business Unit aanmaken

Een Business Unit is het primaire topniveau bouwblok van uw netwerkstructuur, dat vaak een winkel, locatie, regionaal gebied of bedrijfsdivisie vertegenwoordigt.

1. Ga naar Organisatie-instellingen via uw avatar rechtsboven.
2. Klik op Business Unit in het configuratievenster.
3. Klik op de knop + Business Unit rechtsboven.
4. Voer de Naam van uw nieuwe unit in.
5. Optioneel, toewijzen aan bestaande groep: Gebruik dit veld als u al een onafhankelijke gebruikersgroep in uw netwerk heeft en de geschiedenis en leden van die bestaande groep direct wilt migreren naar deze nieuwe officiële Business Unit. Houd rekening met deze migratieregels:

• Gegevensbewaring: De migratie verplaatst de bestaande groep en de gegevens daarvan naar de nieuwe structuur.
• Alleen één richting: U kunt alleen migreren van een groep naar een structurele unit, niet andersom.
• Eenmalige actie: Migratie kan slechts één keer worden uitgevoerd voor een specifieke Business Unit, Afdeling of Lokale Afdeling onder een Business Unit.

6. Optioneel, het plaatsen op de Tijdlijn uitschakelen: Vink dit vakje aan als u wilt dat de Feed van deze unit top-down en alleen voor aankondigingen is, waardoor standaardmedewerkers geen tekstupdates kunnen plaatsen.
7. Klik op Aanmaken.

4. Business Units beheren en configureren

Zodra een Business Unit bestaat, kunt u de details verfijnen, het personeel beheren en functies aanpassen via vijf beheertabbladen.

Om het beheerscherm te openen, gaat u naar Organisatie-instellingen > Business Units in het linkermenu en klikt u op de naam van de unit.

• Algemeen tabblad: Werk de openbare naam van de unit bij of wijzig deze. Dit tabblad bevat ook het veld Externe identificatie. Als uw personeel automatisch wordt beheerd via een geautomatiseerde HR User Sync, voert u hier de exacte externe identificatiecode in. Speakap gebruikt deze unieke ID om gebruikers automatisch aan deze unit toe te voegen of te verwijderen. De code kan ook worden gebruikt om naar de unit te verwijzen binnen extensies van derden.
• Gebruikers tabblad: Klik op de knop Toevoegen om handmatig netwerkleden aan deze unit toe te voegen. Typ de naam van de persoon, wijs hun unitspecifieke rol toe en kies bij welke afdelingen ze horen.
• Afdelingen tabblad: Voeg gelokaliseerde subgroepen toe onder deze specifieke unit. Als u uw afdelingen al heeft aangemaakt, selecteert u ze hier eenvoudig om direct een "lokale afdeling" tak onder de Business Unit te creëren waarin u zich bevindt. (Als u uw afdelingen nog niet heeft gemaakt, volgt u eerst de instructies in Sectie 5 hieronder.)
• Voorkeuren tabblad: Beheer de plaatsingsrechten op de Feed. Standaard kunnen alle leden van het netwerk die aan deze unit zijn toegewezen berichten plaatsen op de Feed van de unit. U kunt dit hier indien nodig uitschakelen. Beheerders mogen altijd posten, ongeacht deze instelling.
• Widgets tabblad: Beheer de inhoud van de zijbalk. Vanuit hier kunt u actieve desktop-widgets naast de Feed van deze unit toevoegen, verwijderen of de weergavevolgorde wijzigen.

5. Een hoofdafdeling aanmaken

Afdelingen zijn secundaire organisatorische componenten die u kunt onderbrengen onder uw Business Units (zoals Kassamedewerkers, Managers of gespecialiseerde technische subteams).

1. Ga naar Organisatie-instellingen via uw avatar rechtsboven.
2. Klik op Afdelingen in het linker navigatievenster.
3. Klik op de knop + Afdeling.
4. Voer de Naam van de afdeling in.
5. Optioneel, toewijzen aan bestaande groep: Selecteer dit als u een oudere, reeds bestaande groep migreert naar deze nieuwe officiële hoofdafdeling. Dezelfde migratieregels gelden als voor Business Units: de gegevens van de groep worden naar de nieuwe structuur verplaatst, migratie werkt alleen van een groep naar een structurele unit (niet andersom), en het kan slechts één keer per Afdeling worden gedaan.
6. Klik op Aanmaken.

Zodra uw hoofdafdeling is aangemaakt, wordt deze beschikbaar om toe te wijzen onder een Business Unit. Open de Business Units in Organisatie-instellingen en klik op Afdelingen om ze daar lokaal toe te voegen. Dit maakt van de afdeling een lokale afdelingstak onder uw Business Unit. Herhaal dit proces voor andere afdelingen en doe dit voor elke Business Unit.

Opmerking: Als uw organisatie honderden of duizenden Business Units en Afdelingen heeft, kunnen wij deze ook voor u importeren. Stuur ons een e-mail via support@speakap.com voor hulp.

Nog steeds vastgelopen?

Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met uw netwerknaam en een korte beschrijving van de structuur die u wilt opbouwen, en wij helpen u graag verder.