Samenvatting: Deze gids is bedoeld voor beheerders en privacy- of juridische teams die verantwoordelijk zijn voor het offboarden van medewerkers. Het legt uit wat er gebeurt met de inhoud van een voormalig medewerker wanneer zijn of haar account wordt verwijderd, het verschil tussen de instellingen Verwijderen en Verwijderen & Anonimiseren, en hoe u deze instelling voor uw netwerk kunt wijzigen.
GDPR- en CCPA-naleving
Wanneer een medewerker vertrekt, stellen privacyregelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en de California Consumer Privacy Act (CCPA) strikte regels voor het bewaren van persoonlijke gegevens. Standaard verwijdert Speakap de persoonlijke profielinformatie van een offboarded medewerker (zoals e-mailadressen, telefoonnummers en profielfoto's), maar behoudt de naam gekoppeld aan historische berichten, zodat gesprekken hun context behouden.
Omdat het behouden van de naam van een voormalig medewerker een juridisch grijs gebied kan zijn, afhankelijk van uw rechtsgebied, biedt Speakap twee instellingen voor accountverwijdering:
| Type Verwijdering | Gedrag bij Gegevensbewaring | Visuele Impact op Feed |
| Verwijderen (Standaard) | Verwijdert alle persoonlijke contactgegevens, telefoonnummers en e-mailadressen. Behoudt de naam van de medewerker. | Historische berichten, reacties en chatgesprekken tonen nog steeds de naam van de voormalig medewerker naast hun oude inhoud. |
| Verwijderen & Anonimiseren | Wist permanent alle persoonlijke gegevens inclusief de naam van de medewerker. | Hun naam wordt achteraf op het hele platform vervangen door een algemene aanduiding "Verwijderde gebruiker". |
Opmerking: een verwijderd account doorloopt eerst een 30-daagse geschorste respijtperiode waarin het nog geheractiveerd kan worden, hetzij door hetzelfde e-mailadres opnieuw uit te nodigen, hetzij in User Sync-netwerken via de XID-anker. Zie Wat gebeurt er met een account wanneer een gebruiker wordt verwijderd.
Hoe u de verwijderinstelling van uw netwerk wijzigt
Als uw juridische team vereist dat de namen van voormalige medewerkers volledig worden verwijderd, kunnen netwerkbeheerders de instelling voor het hele netwerk wijzigen in een desktopwebbrowser:
- Log in op uw Speakap-netwerk.
- Klik op uw profielavatar en ga naar Netwerkinstellingen.
- Selecteer Voorkeuren in de zijbalk.
- Klik op het tabblad Gebruikersbeheer.
- Stel onder de kop Accountverwijdering uw keuze in op Verwijderen & Anonimiseren.
- Klik op Opslaan en toepassen.
Waarschuwing: deze wijziging is retroactief en permanent. Overschakelen van Verwijderen naar Verwijderen & Anonimiseren werkt als een wereldwijde schoonmaakactie. Het platform zal onmiddellijk en permanent alle eerder verwijderde accounts in de geschiedenis van uw netwerk anonimiseren. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
Hoe inhoud eruitziet na anonimiseren
Zelfs wanneer een account geanonimiseerd is, blijft de inhoud die die persoon heeft gemaakt (zoals dienstroosters of richtlijnen) vaak belangrijk voor uw bedrijf. Speakap behoudt de inhoud, maar verandert hoe de auteur wordt weergegeven.
Updates, reacties en nieuwsitems
Bij berichten op de Feed en in groepen wordt de naam van de auteur verwijderd en vervangen door een standaard aanduiding die aangeeft dat de oorspronkelijke auteur uit het netwerk is verwijderd. Uw overige medewerkers kunnen de inhoud nog steeds lezen, terwijl de identiteit van de auteur beschermd wordt.
Privé 1-op-1 chats
De 1-op-1 chatgeschiedenis blijft beschikbaar voor de overgebleven deelnemer, aangezien deze vaak nuttige overdrachten bevat. De zijde van de voormalige collega in het gesprek wordt gemarkeerd als een verwijderd account, en de chat wordt permanent alleen-lezen: er kunnen geen nieuwe berichten meer worden verstuurd in dat gesprek.
Groepsgesprekken
In groepschats markeert een duidelijke visuele indicator alle berichten die door de verwijderde medewerker zijn verzonden. De overgebleven groepsleden kunnen zonder onderbreking blijven chatten en bestanden delen in dat gesprek.
Veelgestelde vragen
Als ik overschakel naar Verwijderen & Anonimiseren, worden dan de groepschats van mijn team verwijderd?
Nee. Groepschats, Feed-berichten en reactiegesprekken blijven allemaal intact. Alleen de naam en identiteit van de vertrokken medewerker worden gewist en vervangen door een algemene aanduiding, zodat het omliggende gesprek leesbaar blijft.
Kan een manager een geanonimiseerde privé 1-op-1 chat heropenen om een vraag te stellen?
Nee. Zodra een account is verwijderd, wordt dat 1-op-1 gesprek een alleen-lezen archief. De overgebleven medewerker kan terugscrollen om oude berichten en bestanduploads te bekijken, maar het tekstinvoerveld is verwijderd.
Hoe gaat User Sync om met deze verwijderinstellingen?
User Sync volgt de instelling van uw netwerk. Als uw synchronisatie een verwijdering verwerkt voor een vertrokken medewerker, wordt het account behandeld volgens de regel (Verwijderen of Verwijderen & Anonimiseren) die momenteel is opgeslagen onder Gebruikersbeheer.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met uw netwerknaam en uw vraag over verwijder- of anonimiseringsinstellingen, dan helpen we u verder.