Samenvatting: Arbeids- en privacywetgeving verschilt per regio, daarom biedt Speakap geen generieke, universele nalevingsovereenkomsten aan. In plaats daarvan kunnen Netwerkbeheerders tot drie soorten gelokaliseerde juridische documenten rechtstreeks in het platform aanmaken, aanpassen en beheren: Algemene voorwaarden, een Privacyverklaring en een Juridische kennisgeving.
1. De drie soorten juridische documenten
Het platform biedt ruimte voor maximaal drie afzonderlijke juridische documenten. Ze gedragen zich verschillend bij gebruikersregistratie en platformmeldingen:
| Documenttype | Vereist bij registratie? | Hervatten accepteren bij update? | Hoofddoel en gebruikssituatie |
| Algemene voorwaarden (Servicevoorwaarden / Gebruik) | Ja | Ja | Beschrijft actieve gebruikersrechten, verantwoordelijkheden, veiligheidsregels van het platform en operationele aansprakelijkheden. |
| Privacyverklaring (Privacybeleid) | Ja | Nee | Documenteert formeel hoe uw organisatie werknemersgegevens verzamelt, verwerkt, opslaat, deelt en beschermt. |
| Juridische kennisgeving (Impressum / Wettelijke informatie) | Nee | Nee | Toont handelsregistergegevens, btw-informatie en entiteitsdetails (wettelijk verplicht voor digitale tools in landen zoals Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland). |
2. Uw inhoud maken en aanpassen
Wanneer uw juridische of compliance-team de tekst heeft afgerond, kunt u de documenten rechtstreeks in het platform opstellen:
- Klik op uw avatar rechtsboven in de desktopinterface en vervolgens op het tandwiel (Instellingen).
- Ga naar Netwerkinstellingen > Juridische instellingen.
- Gebruik de ingebouwde Rich Text Editor om uw juridische tekst te schrijven of te plakken. De editor laat u uw tekst opmaken met:
- Koppen en normale alinea’s
- Tekstopmaak (vet, cursief en onderstrepen)
- Lijsten (genummerd of met opsommingstekens)
- Externe webkoppelingen
Uw documenten benoemen
U kunt de standaard technische titels overschrijven met uw eigen weergavenamen (bijvoorbeeld "Algemene voorwaarden" wijzigen in "Onze gedragscode voor de community").
- Weergave voor eindgebruikers: Medewerkers zien uw aangepaste titel tijdens registratie en in hun instellingenpaneel.
- Weergave voor beheerders: De configuratieschermen voor beheerders blijven de standaard systeemtitels tonen, zodat instellingen makkelijk te volgen blijven.
3. Publiceren en updates beheren
Opslaan versus inschakelen
Dit zijn twee verschillende dingen en het verschil is belangrijk:
- Een concept opslaan: Klikken op Opslaan bewaart uw bewerkingen zonder ze live te zetten. Nieuwe gebruikers die zich registreren of bestaande gebruikers die de Feed bekijken, zien het bijgewerkte document niet.
- Een document inschakelen: Het document wordt pas live gezet en vraagt gebruikers om akkoord te gaan zodra u het expliciet op Ingeschakeld zet.
Updates uitgeven aan actieve gebruikers
Wanneer u een actieve Algemene voorwaarden of Privacyverklaring bijwerkt, kunt u een optionele notificatievlag aanzetten. Deze waarschuwing vraagt actieve gebruikers om de gewijzigde tekst te bekijken. Afhankelijk van het documenttype vereist het systeem een klik om de voorwaarden te accepteren of toont het een kennisgeving voor informatieve inzage.
Individuele documenten uitschakelen
Als u een document uit uw onboardingproces wilt verwijderen, gaat u naar het tabblad Instellingen in de sectie Juridisch om documenten afzonderlijk uit te schakelen.
Nalevingswaarschuwing: Als een document is uitgeschakeld, kunnen nieuwe gebruikers de registratie voltooien zonder de beleidsregels van uw organisatie te bekijken of te accepteren. Het uitschakelen van deze documenten kan leiden tot nalevingslacunes of juridische risico’s. Speakap kan geen verantwoordelijkheid nemen voor ontbrekende wettelijke dekking als gevolg van uitgeschakelde instellingen.
Nog steeds hulp nodig?
Stuur een e-mail naar support@speakap.com met uw netwerknaam en het document waaraan u werkt, dan helpen wij u graag verder.