Samenvatting: Activiteitenregistratie en -controle helpt netwerkbeheerders te zien wanneer en hoe lang gebruikers actief zijn geweest op Speakap, en stelt een dagelijkse tijdslimiet in zodat werknemers niet te vaak online zijn. Deze gids behandelt het inschakelen van de functie, het bekijken van activiteitslogboeken per gebruiker, het instellen van een dagelijkse drempel met een aangepast bericht, en het kiezen voor welke werknemers dit geldt.
1. Het Activiteitenregistratie-instrument
De Activiteitenregistratie is een intern logboek dat de platformactiviteit van individuele gebruikers bijhoudt. Het registreert wanneer een gebruiker online is geweest, hoe lang, en op welk apparaatplatform de sessie is gestart. Met dit logboek kunt u eenvoudig zien hoeveel totale tijd individuele gebruikers op een dag of gedurende een specifieke periode op Speakap hebben doorgebracht.
Privacybescherming: Wanneer de Activiteitenregistratie is ingeschakeld, monitort het platform strikt actieve netwerkverbindingen, zoals tijdstempels en sessieduur. Het systeem volgt nooit, registreert of monitort welke specifieke acties, berichten, bestanden of inhoud de gebruiker bekijkt of gebruikt tijdens het platformgebruik.
Hoe Activiteitenregistratie inschakelen
Alleen netwerkbeheerders kunnen tracking activeren:
- Ga naar uw Netwerkinstellingen.
- Klik op de sectie Juridisch.
- Selecteer het tabblad Activiteitencontrole.
- Schakel de primaire Activiteitencontrole-schakelaar in.
Houd er rekening mee dat de gegevensverzameling begint op het moment van activering. Het platform kan geen terugwerkende of historische logs genereren voor perioden vóór het inschakelen van de functie, en tracking stopt onmiddellijk als de schakelaar wordt uitgeschakeld.
2. Activiteitslogboeken van gebruikers bekijken
U kunt de activiteit van individuele gebruikers direct vanuit de gebruikerslijst bekijken:
- Ga naar Netwerkinstellingen en selecteer de sectie Gebruikers.
- Blader door de gebruikerslijst of gebruik de zoekbalk om de werknemer te vinden.
- Klik op de rij van de gebruiker in de tabel om hun profielvenster te openen.
- Klik op het tabblad Activiteit om hun verbindingsgeschiedenis te bekijken.
Wat u daar vindt:
- Datumfilterinstellingen: Filter het logboek met ingebouwde presets: Laatste 7 dagen, Laatste week, Laatste 2 weken, en Laatste maand.
- Sessiespecificaties: De weergave toont de totale tijd die de gebruiker elke dag in de geselecteerde periode heeft doorgebracht. Klik op een specifieke dag in de grafiek om de weergave uit te vouwen en de details van de dag te zien, inclusief apparaattype, exacte start- en eindtijden van de sessie, en duur.
- Tijdzonebeheer: Sessies worden altijd weergegeven in de eigen tijdzone van de werknemer. Als de tijdzone van hun apparaat verschilt van uw lokale regio, markeert het logboek de regel met een sessie-indicator om verwarring te voorkomen.
Tip: u kunt het activiteitslogboek van een gebruiker downloaden als csv voor verdere analyse indien gewenst.
3. Grenzen stellen met Activiteitencontrole-drempels
Activiteitencontrole helpt uw organisatie de tijd die werknemers op Speakap doorbrengen te beperken door een dagelijkse drempel af te dwingen. Zodra een gebruiker deze limiet overschrijdt, wordt onmiddellijk een verplichte notificatiebalk weergegeven.
Om een drempel in te stellen:
- Ga naar Netwerkinstellingen > Juridisch.
- Open het tabblad Activiteitencontrole.
- Schakel de schakelaar "Vraag de gebruiker om toestemming" in.
- Voer de dagelijkse drempellimiet in minuten in.
- Schrijf het beleidsverklaring van uw organisatie in het tekstvak voor aangepaste berichten.
- Klik op Opslaan om de drempel in het hele netwerk toe te passen.
Voor elke nieuwe sessie die de gebruiker start boven hun dagelijkse drempel, blokkeert het systeem de toegang totdat zij uw aangepaste notificatiebericht hebben bekeken en bevestigd.
4. Kiezen voor welke werknemers Activiteitencontrole geldt
Verschillende typen werknemers werken onder verschillende contractuele afspraken, dus Activiteitencontrole-tracking is mogelijk niet van toepassing op uw gehele personeelsbestand. U kunt precies instellen welke gebruikers worden inbegrepen of uitgesloten op drie manieren:
- Tijdens onboarding: Wanneer u handmatig nieuwe uitnodigingen verstuurt, vink dan het selectievakje "Van toepassing voor activiteitencontrole" aan voordat u de e-mailuitnodiging verstuurt.
- Voor bestaande gebruikers: Ga naar Netwerkinstellingen > Gebruikers, zoek de persoon op, klik op het tabblad Gebruikerstype en schakel de optie "Van toepassing voor activiteitencontrole" in of uit.
- Automatisch via User Sync: Als uw netwerk onze geautomatiseerde User Sync-verbinding gebruikt, kan deze vlag automatisch worden ingeschakeld op basis van een specifieke set interne bedrijfsregels. Stuur ons een e-mail naar support@speakap.com om deze verbinding op te zetten.
Veelgestelde vragen
Hoe houd ik inloguren bij en bekijk ik het sessieduur-logboek van een werknemer?
Ga naar Netwerkinstellingen > Gebruikers, zoek het profiel op en open het tabblad Activiteit. Klik op een specifieke dag om de exacte inlogduur, apparaattype en sessietijdstempels te zien.
Kan ik dit gebruiken om te voldoen aan arbeidswetgeving of een boodschap over werk-privébalans te ondersteunen?
Ja. Door de drempeltoestemmingsoptie onder het tabblad Juridische instellingen te activeren, kunt u voorkomen dat werknemers het platform buiten werktijd overmatig gebruiken. U behoudt volledige controle over het aangepaste nalevingsbericht dat aan gebruikers wordt getoond wanneer zij hun dagelijkse toegestane minuten overschrijden.
Hoe kan ik het activiteitslogboek van een gebruiker downloaden als CSV-bestand?
Binnen het tabblad Activiteit van een individuele gebruiker klikt u op het Exportpictogram in de activiteitsweergave en selecteert u de optie Downloaden als CSV om de ruwe gegevens op uw computer op te slaan. Volledige tijdzone-metadata wordt automatisch in deze export opgenomen. In deze export vindt u het activiteitslogboek van de gebruiker.
Kan ik Activiteitencontrole-toewijzingen automatiseren met de User Sync API?
Ja. Als uw netwerk de geautomatiseerde Speakap User Sync-integratie gebruikt, kunt u de activiteitencontrolevlag automatisch doorgeven op basis van uw interne HR-database bedrijfsregels. Om deze automatisering in te stellen, configureert u uw gebruikersprovisie-payload om gebruikersparameters te schakelen, of stuur ons een e-mail naar support@speakap.com voor stapsgewijze ondersteuning.
Kan ik de door een werknemer bestede tijd in seconden per betaalperiode opvragen, voor salarisadministratie?
Ja, we hebben endpoints beschikbaar waarmee u de bestede tijd kunt opvragen en gebruiken voor salarisadministratie op de manier die u wenst.
Nog steeds hulp nodig?
Stuur ons een e-mail via support@speakap.com met de naam van uw netwerk en wat u probeert in te stellen, dan helpen we u graag verder.