Samenvatting: Deze handleiding laat Netwerkbeheerders zien hoe ze printable uitnodigingen kunnen inschakelen, maken en beheren voor medewerkers zonder werk-e-mailadres, of wanneer het delen van e-mailadressen om juridische redenen beperkt is.
1. Wat zijn printable uitnodigingen?
Standaard heeft Speakap een e-mailadres nodig om gebruikers uit te nodigen en om wachtwoordherstel te regelen. Als uw organisatie geen e-mailadressen van medewerkers kan verstrekken, maakt de printable uitnodigingen-flow het mogelijk om fysieke activatiebrieven te genereren met unieke, tijdelijke inloggegevens. Medewerkers gebruiken deze om hun accounts handmatig te activeren.
User Sync-integratie: uw geautomatiseerde User Sync kan ook deze methode gebruiken, waarbij de synchronisatie de gebruikersnaam en tijdelijke wachtwoordwaarden definieert (bijvoorbeeld gebruikersnaam = personeelsnummer en tijdelijk wachtwoord = hun achternaam).
Naast het uitdelen van individuele activatiebrieven kunt u ook een bedrijfsaffiche of folder gebruiken met QR-codes voor de mobiele apps, plus duidelijke richtlijnen die uitleggen hoe gebruikers hun inloggegevens kunnen achterhalen (bijv. gebruikersnaam = personeelsnummer, wachtwoord = achternaam + personeelsnummer).
2. De printable uitnodigingen-flow inschakelen
Deze functie staat standaard uit en moet eerst door een Netwerkbeheerder worden ingeschakeld.
- Ga naar Netwerkinstellingen.
- Open de sectie Voorkeuren.
- Selecteer het tabblad Gebruikersbeheer.
- Vink het vakje Printable uitnodigingen inschakelen voor gebruikers zonder e-mailadres aan.
- Lees de beveiligingswaarschuwing en klik op Ik begrijp het om te bevestigen.
Beveiligingsmelding: het inschakelen van deze flow brengt een beveiligingsverantwoordelijkheid met zich mee, omdat uw administratieteam fysiek toegangscodes zal beheren en uitdelen aan uw medewerkers.
3. Printable uitnodigingen maken
Zodra de functie is ingeschakeld, kunt u de activatiegegevens genereren vanaf de uitnodigingenpagina.
- Ga naar Netwerkinstellingen > Uitnodigingen.
- Klik op het tabblad Printable uitnodigingen.
- Klik op de knop + Leden uitnodigen.
- Vul de gegevens in:
- Gebruikerstype: interne of externe gebruiker.
- Naam: voer de naam/namen van de gebruikers in (meerdere gebruikers gescheiden door een komma).
- Netwerkrol: kies een rol uit de dropdown (Lid is standaard).
- Organisatie-eenheden (optioneel): wijs de gebruikers toe aan specifieke bovenliggende Business Units of onderliggende Afdelingen.
- Groepen (optioneel): wijs de gebruikers toe aan specifieke zelfstandige Groepen.
- Persoonlijk bericht (optioneel): voeg op maat gemaakte instructies of een welkomsttekst toe die direct op de brief wordt afgedrukt.
- Klik op Uitnodiging(en) maken.
4. Uitnodigingen beheren en verspreiden
Na het genereren van de uitnodigingen kunt u deze downloaden, controleren en uitdelen.
| Actieniveau | Commando | Beschrijving |
| Individuele acties (zoek de gebruiker in de lijst en klik op het pictogram met de drie puntjes) | Uitnodiging downloaden | Genereert de officiële PDF activatiebrief voor die specifieke gebruiker. |
| Wachtwoord opnieuw genereren | Gebruik dit als een brief verloren is; het maakt de oude inloggegevens onmiddellijk ongeldig en creëert een nieuw wachtwoord, waarvoor een nieuwe download nodig is. | |
| Details tonen | Toont precies aan welke groepen, afdelingen of business units de gebruiker automatisch zal worden toegevoegd bij activatie. | |
| Uitnodiging verwijderen | Verwijdert de openstaande uitnodiging permanent. | |
| Bulkacties (selecteer meerdere gebruikers via de selectievakjes links) | Downloaden / Opnieuw genereren | Voert het geselecteerde commando uit voor de hele groep geselecteerde gebruikers tegelijk. |
Technische opmerking: voor de beste prestaties voert u bulkacties uit op groepen van 100 gebruikers of minder tegelijk.
5. Wachtwoorden resetten voor gebruikers zonder e-mail
Deze gebruikers hebben geen e-mailadres in het systeem, dus geautomatiseerde "Wachtwoord vergeten"-verzoeken werken niet. Als beheerder reset u hun wachtwoord handmatig:
- Ga naar Netwerkinstellingen > Gebruikers.
- Zoek en selecteer de geblokkeerde gebruiker.
- Open het tabblad Wachtwoord resetten in hun accountinstellingen.
- Klik op Genereer een nieuw wachtwoord en bevestig.
- Download het nieuwe document en overhandig de fysieke wachtwoordresetbrief. Bij de volgende aanmelding wordt de gebruiker automatisch gevraagd een nieuw permanent wachtwoord in te stellen.
Nog steeds hulp nodig?
Stuur ons een e-mail via support@speakap.com met uw netwerknaam en wat u probeert te doen, dan helpen we u graag verder.