Samenvatting: Deze gids laat Netwerkbeheerders zien hoe ze aangepaste rollen kunnen aanmaken, machtigingen kunnen configureren, bestaande rollen kunnen bewerken en rollen kunnen toewijzen aan gebruikers. Met de juiste rollen krijgt iedereen precies de functies die ze nodig hebben, en niets wat ze niet nodig hebben.
1. Hoe rollen en machtigingen werken
Het beheren van een actieve medewerkersgroep betekent dat je precies bepaalt wie bedrijfsupdates, aankondigingen en berichten kan publiceren, toegang heeft tot integraties, of Journeys-inhoud kan maken. Speakap regelt dit met een flexibel machtigingssysteem.
Door aangepaste rollen te bouwen, zorg je ervoor dat medewerkers aan de frontlinie, ploegleiders, regiomanagers en externe partners precies kunnen doen wat hun werk vereist, zonder dat netwerkbrede instellingen of gevoelige bedrijfsinhoud per ongeluk aangepast kunnen worden.
Alleen desktop: het instellen van rollen, het bewerken van machtigingen en het beheren van roltoewijzingen zijn taken die alleen op de desktop kunnen worden uitgevoerd. Om je netwerk te beschermen tegen configuratiefouten, zijn deze administratieve tabbladen verborgen in de mobiele apps.
2. Een nieuwe aangepaste rol aanmaken
Als de standaardrollen niet bij je organisatie passen, kun je een nieuwe rol helemaal vanaf nul opbouwen:
- Log in op de desktop webversie van Speakap.
- Klik op je avatar rechtsboven in het scherm.
- Selecteer Netwerkinstellingen in het dropdownmenu.
- Klik op Rollen in het menu aan de linkerkant.
- Klik op de knop + Rol bovenaan.
- Typ een duidelijke, onderscheidende naam in het veld Rolnaam.
- Ga door de afzonderlijke functietabbladen (bijv. Updates, Nieuws, Journeys, Netwerkinstellingen) en vink de specifieke machtigingen aan of uit die de rol nodig heeft.
- Klik op Rol aanmaken om de nieuwe rol op te slaan en te publiceren in je netwerk.
3. Een bestaande rol bewerken
Naarmate je communicatiebehoeften veranderen, wil je misschien de machtigingen van een bestaande rol bijwerken:
- Open Netwerkinstellingen en ga terug naar de pagina Rollen.
- Beweeg je muis over de rij van de rol die je wilt bijwerken. Er verschijnt een tandwielinstellingen-icoon aan de rechterkant van de rij.
- Klik op het tandwielicoon en selecteer Bewerken.
- Voeg naar behoefte machtigingen toe of verwijder ze binnen de categorieën.
- Klik onderaan op Rol opslaan om je wijzigingen door het hele netwerk toe te passen.
4. Rollen toewijzen aan gebruikers
Als een rol klaar is, kun je deze op twee manieren toewijzen aan medewerkers:
Methode A: in bulk, via het Rollen-menu
Ideaal wanneer je meerdere mensen tegelijk dezelfde rol wilt geven.
- Ga in het Rollen-menu met je muis over de rol en klik op het tandwielicoon dat verschijnt.
- Selecteer Leden toevoegen in het dropdownmenu.
- Gebruik de zoekbalk om je medewerkers te vinden, vink de vakjes naast hun namen aan en klik op Toevoegen.
Methode B: individueel, via de gebruikerskaart
Het beste voor individuele beoordelingen, promoties of eenmalige aanpassingen.
- Ga naar Netwerkinstellingen en open Gebruikers.
- Vind de medewerker en klik op zijn naam om de Gebruikerskaart te openen.
- Klik op het tabblad Gebruikerstype.
- Open het rolveld, selecteer de rol uit het dropdownmenu en sla op.
Tip: we kunnen rollen ook koppelen aan unieke waarden uit je HR-IS of loonadministratiesysteem, zodat medewerkers automatisch de juiste rol krijgen. Bijvoorbeeld, als functienummer 1 bij supervisors hoort, kunnen we functienummer 1 koppelen aan de Supervisor-rol in Speakap. Stuur een e-mail naar technicalimplementations@speakap.nl om dit in te stellen.
5. Netwerkrollen versus elementbeheerders
Een netwerkrol geeft brede machtigingen over het hele platform. Wil je iemand in plaats daarvan beheerdersrechten geven over een enkele Business Unit, Afdeling of Groep, maak die persoon dan elementbeheerder. Zie Elementbeheerders Toewijzen: Gebruikers Meer of Minder Rechten Geven.
Veelgestelde vragen
Kan ik de machtigingen van een gebruiker bewerken via de iOS- of Android-app?
Nee. Rolwijzigingen en andere backend-aanpassingen moeten via de desktop webversie worden gedaan. De mobiele apps tonen deze administratieve modules niet.
Wat gebeurt er met actieve medewerkers als ik de machtigingen van hun huidige rol wijzig?
Wijzigingen die worden opgeslagen in een bestaande rol worden vrijwel direct van kracht. Als je bijvoorbeeld de mogelijkheid om nieuwsartikelen te publiceren uit een aangepaste rol verwijdert, verliezen alle gebruikers met die rol hun aanmaakknoppen direct op het hele platform.
Is het mogelijk om de ingebouwde standaard Administrator-rol te verwijderen of te overschrijven?
Nee. Ingebouwde systeemrollen (zoals de standaard Administrator of Invitee) zijn een permanent onderdeel van het platform om per ongeluk netwerkvergrendelingen te voorkomen. Je kunt ze niet verwijderen, maar je kunt wel aangepaste rollen maken voor specifieke sub-administratieve behoeften.
Wat is het verschil tussen het wijzigen van de rol van een gebruiker en het maken van die gebruiker tot Groepsbeheerder?
Een netwerkrol geeft brede machtigingen over het hele platform (zoals het aanmaken van peilingen of het globaal bekijken van platformstatistieken). Iemand beheerder maken van een organisatorisch element (een specifieke Business Unit, Afdeling of Groep) beperkt zijn of haar administratieve macht tot die ene plek. Zie Elementbeheerders Toewijzen: Gebruikers Meer of Minder Rechten Geven.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met de naam van je netwerk en de rol of machtiging waaraan je werkt, dan helpen we je graag verder.