Samenvatting: Geautomatiseerd gebruikersbeheer in Speakap is afhankelijk van toegang tot de werknemersgegevens van uw organisatie. Deze handleiding behandelt hoe u uw werknemersgegevensvelden structureert, hoe u kiest tussen een API- en een SFTP-verbinding, en hoe u de synchronisatiefrequentie instelt.
Om uw personeel automatisch te beheren binnen Speakap, heeft het platform directe toegang nodig tot uw bedrijfswerknemersgegevens. Speakap gebruikt de informatie in dit hoofdrecord om uw werknemers veilig uit te nodigen, te verwijderen en te beheren binnen het netwerk.
1. Structurering van uw werknemersbestand
Om succesvol nieuwe gebruikers te voorzien en toe te voegen aan uw netwerk, moet uw werknemersbestand specifieke verplichte gegevenspunten bevatten naast sterk aanbevolen optionele velden.
| Veldtype | Gegevensveld | Doel & Technische Vereisten |
| Verplicht (voor uitnodigen & verwijderen) | Werknemers-ID | Wordt gebruikt om individuele gebruikers uniek te identificeren binnen uw interne administratie en om ze nauwkeurig te koppelen aan gebruikersprofielen in Speakap. Deze waarde moet uniek zijn voor elke persoon. |
| Optioneel (voor groepsbeheer) | Locatie(s) | Wordt gebruikt om de gebruiker automatisch in de juiste gelokaliseerde bedrijfsunitgroep(en) binnen Speakap te plaatsen. Dit kan een omschrijving of code zijn. |
| Optioneel (voor groepsbeheer) | Afdeling(en) | Wordt gebruikt om de gebruiker automatisch binnen de juiste structurele afdelingengroep(en) binnen Speakap te plaatsen. Dit kan een omschrijving of code zijn. |
| Optioneel | Naam | Wordt gebruikt om de weergavenaam van de werknemer vooraf in te vullen. Deze gegevens dienen bij voorkeur gescheiden te zijn in aparte Voornaam en Achternaam velden. |
| Optioneel | Functietitel | Wordt gebruikt om het functietitelveld in het openbare profiel van uw werknemer vooraf in te vullen. Dit veld kan ook worden gebruikt om dynamisch de rol van een gebruiker binnen het netwerk te bepalen. |
| Optioneel | Telefoonnummer | Wordt gebruikt om het telefoonnummer contactveld in het profiel van uw werknemer vooraf in te vullen. |
| Optioneel | UPN | Dit veld is strikt verplicht als uw organisatie Single Sign-On (SSO) gebruikt. |
2. Technische methoden voor toegang tot records
Speakap ondersteunt twee standaard technische oplossingen voor toegang tot uw externe werknemersbestanden.
Methode A: API-gebaseerde verbinding
Veel moderne HR-beheer tools hebben een geïntegreerde API of connector waarmee derden zoals Speakap programmatisch uw werknemersgegevens kunnen ophalen. Bijvoorbeeld, het HR-platform AFAS ondersteunt dit via hun native "Get Connector".
Voor deze methode levert uw organisatie geldige inloggegevens voor uw specifieke HR-tool of connector zodat Speakap toegang kan krijgen tot de data.
Methode B: SFTP-verbinding
Als uw HR-tool geen actieve API heeft, of de API niet gebruikt kan worden voor uw implementatie, biedt Speakap een beveiligde SFTP-server voor datasynchronisatie.
- Authenticatie-opties: Speakap kan een SFTP-account voor u configureren met behulp van veilige sleutel-authenticatie, of uw organisatie kan Speakap inloggegevens verstrekken om direct verbinding te maken met een intern gehoste SFTP-locatie en de data op te halen.
- Bestandsformaten: het werknemersbestand kan worden aangeleverd in meerdere gangbare bestandsformaten, variërend van .xls tot .csv en .xml bestanden.
- Formatteersjablonen: u kunt uw dataschema modelleren op onze voorbeeldsjablonen voor werknemersbestanden (CSV en XLS): [LINK NODIG: download werknemersbestand sjabloon].
Voor een SFTP-verbinding is de verdeling van verantwoordelijkheden eenvoudig. U levert het specifieke IP-adres of de IP-adressen vanwaar de SFTP-verbinding van uw systeem zal worden gestart, en u uploadt regelmatig het actuele werknemersbestand naar de SFTP-server. Speakap genereert en levert de unieke inloggegevens voor uw aangewezen SFTP-account.
3. Alternatieve oplossingen en synchronisatiefrequentie
- Alternatieve maatwerkoplossingen: als noch de API-verbinding, noch de SFTP-server methode compatibel is met uw IT-infrastructuur, werkt Speakap met u samen om alternatieve methoden voor datadeling te verkennen. Bijvoorbeeld, u kunt bestanden handmatig uploaden in Speakap's User Sync. Houd er rekening mee dat het ontwerpen van een alternatieve oplossing een grote impact kan hebben op uw tijdlijnen; zie User Sync Implementatietijdlijnen.
- Verwerkingsfrequentie: zodra Speakap toegang heeft tot uw werknemersbestand, moet een doorlopende verwerkingsfrequentie worden afgesproken. De technische voorkeur van Speakap is om gegevens dagelijks te synchroniseren. Als uw bedrijfsvoering echter vereist dat bestanden vaker of minder vaak worden verwerkt, laat ons team dit dan weten en wij passen de User Sync-configuratie daarop aan.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op technicalimplementations@speakap.nl met uw netwerknaam, uw HR-systeem en uw voorkeursverbindingsmethode (API of SFTP), dan helpen we u verder.