Samenvatting: Naast datamapping biedt User Sync veiligheidsinstellingen, aanpasbare uitnodigingsberichten en een realtime overzicht van de organisatie. Deze gids behandelt hoe u uw synchronisatieconfiguratie afrondt, uitnodigingen aanpast voor specifieke doelgroepen en geautomatiseerde updates plant.
1. Algemene opties van User Sync
Het tabblad Opties bevat de schakelaars die bepalen hoe Speakap omgaat met data-anomalieën en beveiliging.
- Veiligheidsmechanisme (Afbreken bij te veel wijzigingen): stel een percentage drempel in (bijvoorbeeld 10%). Als de synchronisatie wijzigingen detecteert die deze limiet overschrijden, wordt deze automatisch afgebroken. Dit voorkomt per ongeluk massale verwijderingen of uitnodigingen veroorzaakt door een beschadigd HR-bestand.
- XID-beheer: het inschakelen van Toestaan dat XID wijzigt bij heractivering zorgt ervoor dat het systeem een terugkerende medewerker opnieuw koppelt aan zijn oude account, zelfs als zijn identificatie is veranderd.
- Organisatorische flexibiliteit:
- Gebruikers zonder BU toestaan: handig voor hoofdkantoorpersoneel dat niet tot een specifieke winkel of vestiging behoort.
- Geen gebruikers zonder groepen toestaan: zorgt ervoor dat elke gesynchroniseerde gebruiker ten minste één sociale of functionele bestemming binnen het netwerk heeft.
- Data-opruiming en accounts:
- Dubbele XID's samenvoegen: geeft het systeem flexibiliteit bij het verwerken van mogelijke dubbele records.
- Lege naam/e-mail toestaan: maakt onvolledige HR-records mogelijk, zolang gebruikers via andere identificaties kunnen worden verwerkt.
- Gebruikersnaam en tijdelijk wachtwoord genereren: handig voor het onboarden van frontliniewerkers zonder bedrijfs-e-mailadres. Dit genereert automatisch gebruikersnamen en wachtwoorden. Opmerking: in Kolommapping kunt u ook de gebruikersnaam en het wachtwoord instellen op basis van de HR-gegevens.
- Single Sign-On (Gebruik identiteitsprovider): voor netwerken die SSO gebruiken (bijvoorbeeld Okta of Azure AD), schakel de optie Gebruik identiteitsprovider in en voer de unieke naam van uw provider in. Dit zorgt ervoor dat gesynchroniseerde gebruikers worden doorgestuurd naar de inlogpagina van uw organisatie in plaats van standaard Speakap-gegevens.
2. Aangepaste uitnodigingsberichten
U kunt het standaard welkomstbericht aanpassen in de sectie Uitnodigingsberichten.
- Standaardbericht: de standaardgroet die naar alle nieuwe gebruikers wordt gestuurd.
- Uitnodigingen op basis van expressies: klik op Uitnodigingsbericht toevoegen en gebruik de Expressiebewerker om specifieke doelgroepen te bereiken. Bijvoorbeeld: maak een Spaans welkomstbericht voor gebruikers waar divisie == "Spanje", of een specifieke onboardingnotitie voor gebruikers in de afdeling "Management".
- Voorbeeld van bericht: u kunt de volledige tekst van de uitnodiging bewerken, zodat uw toon overeenkomt met uw merk.
3. Geautomatiseerde planning
De sectie Planning bepaalt wanneer en hoe vaak uw netwerk wordt bijgewerkt.
- Actief schema: eenmaal ingeschakeld toont het dashboard een duidelijk overzicht van de Laatst uitgevoerde synchronisatie en de Volgende geplande synchronisatie. Dagelijks is het meest voorkomende schema bij onze klanten en ook ons advies. Tip: kies een tijdstip nadat uw HR-team doorgaans HR-wijzigingen tijdens de werkdag verwerkt.
- Statusmonitoring: de interface toont welke beheerder het schema als laatste heeft bijgewerkt, wat het beheerteam verantwoordelijk houdt.
- Pauzeren/bijwerken: u kunt het schema op elk moment pauzeren, bijvoorbeeld tijdens onderhoud van het HR-systeem of voorafgaand aan een belangrijke organisatorische herstructurering.
4. Valideren met het Organisatieoverzicht
Voor of na een synchronisatie is het Organisatieoverzicht (onderaan de configuratiepagina) uw beste hulpmiddel om de resultaten te controleren.
- Visuele controle: deze weergave verdeelt uw netwerk in Business Units, Lokale Afdelingen en Groepen.
- Inzoomen: het selecteren van een eenheid (bijvoorbeeld "Ontwikkeling") toont een volledige lijst van leden, inclusief hun XID, E-mail en Naam.
- Realtime nauwkeurigheid: hiermee kunt u snel verifiëren of gebruikers aan de juiste locaties zijn toegewezen en of uw mappingregels de bedoelde structuur opleveren. Een goede gewoonte: kies 10 tot 20 willekeurige gebruikers en groepen en controleer of ze correct zijn.
5. Handmatige synchronisatie bij bestandsupload
Als uw netwerk een op bestanden gebaseerde synchronisatie gebruikt in plaats van een directe API-connector, ziet u een optie Synchronisatie inschakelen bij bestandsupload. Dit activeert direct een synchronisatie zodra een nieuw exportbestand van medewerkers wordt gedetecteerd op de beveiligde Speakap-server.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op technicalimplementations@speakap.nl met uw netwerknaam en de optie of het schema dat u configureert, dan helpen wij u verder.