Samenvatting: Kolomtoewijzing vertelt User Sync welke velden in uw HR-gegevens welke gebruikersattributen in Speakap invullen. Deze gids leidt u door de toewijzingsinterface, de vereiste en optionele velden, datumnormalisatie en hoe aangepaste expressies uw gegevens onderweg kunnen opschonen.
1. De kern van de toewijzingsinterface
Zodra een connector is ingesteld, is de sectie Kolomtoewijzing waar u definieert welke HR-attributen de kernidentiteitsvelden van Speakap vertegenwoordigen. U kunt meerdere toewijzingsversies maken en hun wijzigingsgeschiedenis bekijken om aanpassingen in de tijd te volgen.
- Revisiegeschiedenis: klik op het klokpictogram om de Wijzigingsgeschiedenis te openen. Het toont wanneer een toewijzing is aangepast, door wie, en eventuele toegevoegde opmerkingen.
- Versiebeheer: u kunt schakelen tussen verschillende toewijzingsconfiguraties of een nieuwe maken met de + knop.
2. Primaire identiteitsvelden
Het belangrijkste deel van uw toewijzing is het identificeren van de gebruiker en hun basisprofielinformatie.
- Externe ID (XID): dit is een verplicht veld. De XID is het unieke, permanente anker voor de gebruiker. Het wordt meestal toegewezen aan een veld zoals employeeId.
- Standaardrol: wijst een standaard machtigingsniveau toe (bijvoorbeeld "Lid") aan alle gebruikers die door deze synchronisatie worden verwerkt. U kunt uw rollen in Speakap controleren onder Netwerkinstellingen, vervolgens Rollen. Als u de rol-ID nodig heeft, mail dan naar technicalimplementations@speakap.nl.
- Startdatum dienstverband: dit kan worden toegewezen aan uw HR-startdatum. Speakap ondersteunt datumnormalisatie zodat uw HR-datumformaat overeenkomt met de vereisten van Speakap (bijvoorbeeld het omzetten van DD/MM/JJJJ naar JJJJ-MM-DD).
3. Profiel- en contactinformatie
U kunt standaard identiteitsattributen toewijzen zodat gebruikersprofielen compleet en professioneel zijn. Geen van deze velden is verplicht. Het enige verplichte veld voor een gebruiker is hun XID, die meestal het HR-IS of salarisadministratiesysteem-ID is, of het werknemernummer.
- Achternaam en Voornaam: gekoppeld aan uw achternaam- en voornaamvelden.
- E-mails: u kunt meerdere e-mailtoewijzingen toevoegen.
- Primaire vlag: geef aan welke e-mail het primaire contact is (bijvoorbeeld werk.email) en welke secundair is (bijvoorbeeld thuis.privéEmail).
- Labels: wijs aangepaste labels toe zoals "Werk" of "Persoonlijk" aan deze velden voor duidelijkheid in instellingen.
4. Organisatorische en functionele toewijzing
Deze velden bepalen waar een gebruiker binnen de bedrijfsstructuur zit en wat er op hun profielkaart verschijnt. Geen van deze velden is verplicht, maar ze verrijken de ervaring en maken het makkelijker om de juiste mensen in Speakap te bereiken.
- Actieve status: gebruik expressies om te bepalen of een gebruiker actief moet zijn. Bijvoorbeeld: internal.status == "Active" zorgt ervoor dat alleen actieve medewerkers uit de HR-IS-bron worden gesynchroniseerd.
- Functietitel: toegewezen aan de professionele functietitel van de gebruiker (bijvoorbeeld werk.titel).
- Afdeling: toegewezen aan de functionele afdeling (bijvoorbeeld werk.afdeling).
- Divisie: toegewezen aan de geografische of structurele divisie (bijvoorbeeld werk.locatie).
5. Geavanceerde veldopties
Door te klikken op Voeg nog een veld toe krijgt u toegang tot een breed scala aan optionele attributen om de gebruikerservaring verder te verrijken:
| Veldcategorie | Beschikbare opties |
| Identiteit | Roepnaam, Geformatteerde naam, Gebruikerstype, Taalinstelling |
| Contact | Telefoonnummers, SMS, Login (Gebruikersnaam) |
| Organisatie | Manager, Organisatie, Kostenplaats |
| Persoonlijk | Verjaardag, Aanhef voor/achter, Tussenvoegsel |
| Technisch | Tijdzone, Wachtwoord, Activiteitscontrole Uitzondering |
6. Aangepaste gegevensmanipulatie
User Sync ondersteunt aangepaste expressies binnen Kolomtoewijzing. Hiermee kunt u:
- Velden combineren: een voor- en achternaam samenvoegen als uw HR-tool deze apart aanlevert.
- Voorwaardelijke toewijzing: gebruik "als/dan" logica (bijvoorbeeld, als e-mail null is, gebruik privateEmail) zodat geen enkele gebruiker zonder contactmethode blijft.
- Gegevens opschonen: verwijder ongewenste tekens of voorvoegsels uit werknemers-ID's tijdens de synchronisatie.
Voor meer details, zie Gids voor Aangepaste expressies in User Sync.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op technicalimplementations@speakap.nl met uw netwerknaam en een beschrijving van de toewijzing die u probeert op te zetten, dan helpen wij u verder.