Samenvatting: User Sync automatiseert het beheer van de levenscyclus van medewerkers door uw HR-systeem te koppelen aan Speakap. Deze handleiding is bedoeld voor beheerders en IT-teams. Het behandelt het User Sync-dashboard, de configuratie- en mappinglogica, en de validatietools, met links naar de gedetailleerde handleiding voor elk onderwerp.
Aan de slag en inloggen
Speakap geeft beheerders directe toegang tot hun User Sync-dashboard, zodat u uw configuraties zelf kunt beheren.
- Toegang: ga naar het User Sync-portaal en log in met uw Speakap-gegevens.
- Rechten: toegang kan worden verleend door uw Customer Success Manager, die de benodigde training en uitnodigingen regelt zodat u uw configuraties veilig kunt beheren.
- Netwerkoverzicht: eenmaal ingelogd ziet u een dashboard met één of meerdere Configuraties. Elke Configuratie is een bron die User Sync gebruikt voor het beheer van gebruikers, groepen en rechten. Bijvoorbeeld, als u HR-systeem 1 in de VS heeft en een ander HR-systeem 2 in Europa, kunt u twee Configuraties aanmaken: één voor de VS en één voor de EU. Opmerking: elke gebruiker zou slechts in één bron moeten voorkomen om dataconflicten te voorkomen.
Configuratie en connectors
Elke synchronisatie begint met een Connector, die bepaalt waar de data vandaan komt.
- Brondiversiteit: Speakap ondersteunt tientallen vooraf gebouwde connectors voor populaire HR-tools (zoals Workday, AFAS, ADP, Oracle, SAP en Paycor) evenals beveiligde bestandsoverdrachten (SFTP).
- Dataverificatie: binnen een configuratie kunt u de ruwe data die uit uw HR-systeem is geïmporteerd bekijken voordat u deze toepast op Speakap. Zo kunt u controleren of velden zoals E-mail, Achternaam, Werkplek en Medewerkerstatus correct worden doorgegeven. U kunt zoveel velden toevoegen als nodig is voor groepsindeling en profielinformatie.
- Export voor audit: u kunt uw brondgegevens (de data geïmporteerd uit uw HR-systeem) op elk moment downloaden als een CSV-bestand om handmatig de records te controleren die Speakap ontvangt.
De mappinglogica
Mapping is de vertaallaag die Speakap vertelt hoe het uw HR-data moet interpreteren. Er zijn drie typen:
- Kolommapping koppelt uw HR-velden aan Speakap-profielvelden. Hier stelt u de XID in (de verplichte, permanente accountanker), normaliseert u dataformaten en definieert u welk e-mailadres primair is. Volledige handleiding: Begrijpen van kolommapping en de opties ervan in User Sync.
- Groepsmapping bepaalt de organisatorische plaatsing en groepslidmaatschap per gebruiker, met regels gebaseerd op elk geïmporteerd veld (afdeling, divisie, functietitel, startdatum of een combinatie). Volledige handleiding: Begrijpen van groepsmapping en de opties ervan in User Sync.
- Rolmapping bepaalt de administratieve rechten die een gebruiker krijgt, van globale Netwerkbeheerder-rollen tot lokale Business Unit-beheerder-rollen. Volledige handleiding: Begrijpen van rolmapping en de opties ervan in User Sync.
Alle drie de mappingtypen kunnen aangepaste expressies gebruiken voor flexibele regels. Zie Handleiding voor aangepaste expressies in User Sync.
Opties, uitnodigingen en schema's
User Sync bevat veiligheidscontroles en aanpassingsinstellingen om massale fouten te voorkomen, zoals een veiligheidsstop die de synchronisatie pauzeert wanneer te veel accounts tegelijk zouden veranderen, aanpasbare uitnodigingsberichten, Identity Provider (SSO)-instellingen en de optie "XID-wijziging toestaan bij heractivering". U kunt ook het schema instellen (meestal dagelijks) zodat de synchronisatie automatisch verloopt, of handmatig een synchronisatie starten. Volledige handleiding: Configureren van opties, uitnodigingen en schema's in User Sync.
Het Organisatieoverzicht
Voordat u een synchronisatie uitvoert, kunt u het Organisatieoverzicht openen in een nieuw tabblad. Het geeft een overzicht op hoog niveau van uw netwerkstructuur, waarbij wordt getoond hoeveel gebruikers zijn toegewezen aan elke Business Unit, Lokale Afdeling en Onderwerpgroep. U kunt op elke groep klikken om de namen en XID's van de huidige leden te zien.
Validatie: de Droge Run
De Droge Run is de belangrijkste stap voordat geïmporteerde data op uw netwerk wordt toegepast. Het simuleert de synchronisatie en geeft een samenvatting van de verwachte resultaten: hoeveel gebruikers worden toegevoegd, gewijzigd of als inactief gemarkeerd, plus waarschuwingen voor ongeldige e-mails, ontbrekende namen of niet-herkende afdelingscodes. U kunt inzoomen op individuele gebruikers om de exacte gegevensupdate te bekijken voordat u iets toepast. Volledige handleiding: Gebruik van de Droge Run om synchronisatiewijzigingen te valideren en toe te passen.
Voordat u live gaat
Twee aanvullende bronnen ronden de serie af:
- Een praktische pre-launch checklist: Checklist voordat u de gebruikerssynchronisatie uitvoert.
- Een woordenlijst van alle User Sync-termen: User Sync woordenlijst van termen.
Nog steeds vast?
Stuur ons een e-mail op technicalimplementations@speakap.nl met uw netwerknaam, de configuratie waaraan u werkt en uw vraag, dan helpen wij u graag verder.