Samenvatting: De XID is het belangrijkste gegeven voor geautomatiseerd gebruikersbeheer in Speakap. Deze gids is bedoeld voor beheerders en IT-teams. Het legt uit wat een XID is, hoe User Sync deze gebruikt als het permanente anker voor elk account, en hoe je een XID handmatig kunt opzoeken of bewerken.
Wat is een XID?
Een XID is een unieke identificatiecode die aan een individuele gebruiker in Speakap wordt toegekend. Zie het als een digitale vingerafdruk: het kan niet worden gedupliceerd en moet uniek blijven voor één persoon binnen het hele netwerk. Opmerking: idealiter verandert het ook nooit voor dezelfde persoon in de loop van de tijd.
- Formaat en waarden: een XID kan een numerieke waarde zijn (zoals een personeelsnummer of telefoonnummer uit uw HR- of salarisadministratiesysteem) of een e-mailadres.
- Permanentie: eenmaal toegekend, mag een XID nooit veranderen. Als de XID van een gebruiker verandert, kan het systeem die gebruiker niet langer uniek identificeren.
- Doel: Speakap gebruikt de XID als het primaire anker om updates, wijzigingen en synchronisatieacties toe te passen op het juiste gebruikersaccount.
Hoe werkt de XID met User Sync
User Sync is volledig afhankelijk van de XID voor geautomatiseerd gebruikersbeheer. Wanneer uw HR-systeem gegevens naar Speakap stuurt, kijkt de synchronisatie naar de XID om te bepalen wat te doen:
- Als de XID nieuw is: maakt het systeem een nieuw account aan en stuurt een uitnodiging, of maakt een SSO-account aan.
- Als de XID bestaat: past het systeem mutaties (updates) toe op dat account, zoals een nieuwe functietitel of een verhuizing naar een andere locatie, afdeling en/of groep.
- Als een XID ontbreekt in het HR-bestand: concludeert het systeem dat de werknemer is vertrokken en verwijdert deze uit het netwerk. Opmerking: het account wordt 30 dagen geschorst en kan in die tijd worden hersteld. Herstel werkt twee kanten op: de synchronisatie maakt opnieuw verbinding met een terugkerende werknemer via hun XID (de optie "XID-wijziging toestaan bij heractivering" dekt gevallen waarin de identificatie is gewijzigd), en het opnieuw uitnodigen van de gebruiker met hetzelfde e-mailadres herstelt ook het account. Na 30 dagen moet een nieuw account worden aangemaakt. Zie Wat er met een account gebeurt wanneer een gebruiker wordt verwijderd.
Hoe een XID op te zoeken
Netwerkbeheerders kunnen de XID van een gebruiker direct in het platform controleren:
- Ga naar Netwerkinstellingen en selecteer het tabblad Gebruikers.
- In de zoekbalk kunt u specifiek zoeken op XID door XID: te typen gevolgd door de identificatie (bijvoorbeeld XID:12345).
- Klik op de naam van de gebruiker om de profielgegevens te openen.
- Bekijk linksonder in het profielvenster de toegewezen XID.
Hoe een XID handmatig te koppelen of te bewerken
Als een gebruiker handmatig is aangemaakt en nu gekoppeld moet worden aan User Sync, of als er een verkeerde identificatie is ingevoerd, kunt u de XID bewerken:
- Ga naar Netwerkinstellingen > Gebruikers.
- Zoek de gebruiker op naam of e-mailadres en klik om het profiel te openen.
- Klik op het potloodpictogram naast de huidige gegevens om de bewerkingsmodus te openen.
- Voer de juiste waarde in het veld XID in en druk op Enter op uw toetsenbord.
- Klik op OK om te bevestigen en op te slaan.
Waarschuwing: het wijzigen van de XID van een gebruiker die al deel uitmaakt van een actieve User Sync kan ertoe leiden dat er tijdens de volgende synchronisatieronde een duplicaataccount wordt aangemaakt. Stem XID-wijzigingen altijd af met uw IT- of HR-datateam. Als de door u ingevoerde XID niet uniek is, krijgt u een foutmelding te zien.
Veelvoorkomende geautomatiseerde updates (mutaties)
Omdat de XID een stabiel anker biedt, kan User Sync deze taken dagelijks veilig automatiseren:
- Nieuwe medewerkers uitnodigen.
- Voormalige medewerkers verwijderen.
- Gebruikers toevoegen en verwijderen uit Business Units en Afdelingen.
- Gebruikers toevoegen en verwijderen uit Groepen.
- Netwerkrollen en lokale rechten toewijzen of bijwerken (beheerder/lid).
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op technicalimplementations@speakap.nl met uw netwerknaam, de XID van de gebruiker en wat u probeert te wijzigen, dan helpen wij u verder.