Samenvatting: User Sync is een automatiseringstool die je Speakap-netwerk synchroniseert met je HR-gegevens. Deze gids is bedoeld voor beheerders, IT- en HR-teams die willen begrijpen wat User Sync doet: automatische uitnodigingen, profielupdates, afdelingswisselingen en het verwijderen van accounts.
Waarom User Sync gebruiken?
Goed gebruikersbeheer is de basis van een succesvol Speakap-netwerk. Handmatig beheer werkt prima voor kleinere organisaties, maar grotere bedrijven hebben iets nodig dat meegroeit. User Sync neemt het werk uit handen om elke nieuwe medewerker handmatig uit te nodigen en profielen bij te werken telkens wanneer iemand van functie verandert.
Door deze processen te automatiseren, zorg je ervoor dat:
- Nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag worden uitgenodigd voor het netwerk.
- Interne overplaatsingen automatisch toegang krijgen tot de Feed, kennisbank, bestanden, nieuws en meer van hun nieuwe locatie, afdeling en/of groep.
- Vertrekkende medewerkers direct hun toegang tot het platform verliezen wanneer ze het bedrijf verlaten, waardoor je netwerk veilig blijft.
Hoe het werkt
User Sync fungeert als een brug tussen je HR-systeem (de "bron van waarheid") en Speakap. Het controleert periodiek je medewerkersgegevens en vertaalt veranderingen naar acties binnen je netwerk.
Het is gebaseerd op twee kerncomponenten:
- Het medewerkersrecord: een data-export of API-feed vanuit je HR-tool met alle actieve medewerkers en hun organisatiegegevens (bijvoorbeeld: filiaal-ID, afdelingsnaam, functie).
- Mappingregels: logica die Speakap vertelt hoe je HR-gegevens geïnterpreteerd moeten worden. Bijvoorbeeld: "Als een medewerker Afdelings-ID '102' heeft in het HR-systeem, plaats diegene dan in de afdeling 'Supply Chain' in Speakap."
Voor een volledige rondleiding door het User Sync-dashboard en de instellingen, zie Een rondleiding door User Sync en de opties.
Belangrijke geautomatiseerde acties
Zodra geconfigureerd, beheert User Sync deze levenscyclusfasen:
- Onboarding: het detecteert nieuwe records en verstuurt uitnodigingen via e-mail of sms (indien ingesteld), of maakt inloggegevens aan voor afdrukbare uitnodigingen.
- Mutaties: als de gegevens van een medewerker veranderen (zoals een naamswijziging, nieuwe functietitel, of verhuizing naar een andere locatie), werkt User Sync het Speakap-profiel bij en past het de groepslidmaatschappen aan.
- Offboarding: wanneer een medewerker niet langer voorkomt in het actieve medewerkersrecord, verwijdert of anonimiseert User Sync automatisch het account op basis van de voorkeuren van je netwerk. Let op: het account wordt 30 dagen geschorst bewaard voor het geval je het moet herstellen. Binnen die periode werkt heractivering beide kanten op: in User Sync-netwerken is het account gekoppeld aan de XID (met de optie "Allow XID change on reactivation" als de identifier is veranderd), en het opnieuw uitnodigen van de gebruiker met hetzelfde e-mailadres herstelt het account ook. Zie Wat er met een account gebeurt wanneer een gebruiker wordt verwijderd.
Beste implementatiepraktijken
- Vermijd handmatige wijzigingen. Wanneer User Sync actief is en je voegt handmatig gebruikers toe aan extra organisatorische eenheden in Speakap, worden die extra lidmaatschappen niet overschreven tijdens de volgende synchronisatie. Je kunt bijvoorbeeld een gebruiker handmatig toevoegen aan een extra Business Unit of Afdeling als dat overeenkomt met hun werksituatie; User Sync beheert die handmatige toevoegingen niet. Goed om te weten: je kunt geen lidmaatschappen handmatig verwijderen die door User Sync worden beheerd. Alleen updates in je HR-systeem wijzigen de primaire Business Unit, Afdeling en Groepen in Speakap.
- Houd gegevens consistent. Zorg dat de organisatienamen of ID's in je HR-systeem exact overeenkomen met de mappingregels in de User Sync-configuratie. Hoe schoner je HR-gegevens, hoe beter ze in Speakap terechtkomen.
- Controleer de synchronisatie. Bekijk regelmatig je synchronisatierapporten om gebruikers te identificeren die niet verwerkt konden worden vanwege ontbrekende gegevens (zoals een ontbrekend e-mailadres, naam of een niet-herkende afdelingscode).
Nog steeds vastgelopen?
Stuur een e-mail naar technicalimplementations@speakap.nl met je netwerknaam en je vraag over het instellen of gebruiken van User Sync, dan helpen we je graag verder.