Samenvatting: Deze handleiding is bedoeld voor beheerders en IT-beheerders die Speakap willen koppelen aan UKG Dimensions. Met de integratie kunnen medewerkers hun huidige werkdienst bekijken, verzoeken voor het ruilen van diensten indienen, verzoeken voor het ruilen van diensten van collega’s accepteren en open diensten aannemen, allemaal binnen Speakap.
Wat de integratie doet
De UKG Dimensions-integratie brengt je UKG-rooster naar Speakap. Neem ACME Retail, een fictief bedrijf dat alle winkelroosters plant in UKG Dimensions. Met de integratie ingeschakeld openen de winkelmedewerkers van ACME Speakap en:
- Zien ze hun persoonlijke werkrooster.
- Dienen ze een verzoek in om een dienst in de toekomst te ruilen.
- Accepteren ze een ruilverzoek dat een collega heeft ingediend.
- Nemen ze een open dienst aan die een manager beschikbaar heeft gesteld.
Wat je nodig hebt voordat je begint
Voor het installeren van de integratie zijn de volgende gegevens vereist van jouw organisatie en UKG:
- UKG Portal URL
- App key
- Client ID
- Client Secret
- Request Subtype Name
Nog iets om te weten: het delen van accounts is niet mogelijk bij deze integratie. Iedere gebruiker logt in met zijn eigen UKG-account.
Stap 1: Stel de zichtbaarheidstermijn voor medewerkers in UKG in
Om de functie voor het ruilen van diensten goed te laten werken, moeten bepaalde instellingen voor de zichtbaarheidstermijn in UKG worden geconfigureerd voor het Shift Request Subtype dat gekoppeld is aan de integratie (hetzelfde subtype dat je invoert in Stap 4).
- Log in op je UKG-omgeving als beheerder.
- Selecteer Employee Visibility Periods in het menu.
- Bekijk de zichtbaarheidstermijnen die zijn toegewezen aan het Open Shift request subtype dat je gebruikt voor de integratie. Het moet deze instellingen hebben:
- All home voor de medewerkerquery.
- Any time en Any date voor alle datum- en tijdkolommen.
- Als die regel niet bestaat, maak dan de zichtbaarheidstermijn aan door linksboven op Add period te klikken.
- Maak de nieuwe periode aan met de waarden zoals beschreven in stap 3.
Stap 2: Configureer de app-instellingen in Speakap
In de app-instellingen van de UKG Dimensions-integratie in Speakap:
- Algemeen: Voer de UKG Dimensions Tenant ID en URL in.
- Referenties: Voer de UKG Dimensions App Key, Client ID en Client Secret in.
- Shift Swaps: Schakel Shift Swaps in als je deze wilt gebruiken. Als ze ingeschakeld zijn, voer dan de Request Subtype Name uit UKG in die de instellingen voor Shift Swaps in Speakap regelt.
- Open Shifts: Schakel Open Shifts in als je deze wilt gebruiken. Als ze ingeschakeld zijn, voer dan de Request Subtype Name uit UKG in die de instellingen voor Open Shifts in Speakap regelt. Hier is ook een admin-account (gebruikersnaam en wachtwoord) vereist, zodat Speakap Open Shifts kan ophalen.
- Klik op opslaan.
Stap 3: Medewerkers loggen in
Nadat de app-instellingen zijn geconfigureerd, klikken gebruikers in het Speakap-menu op UKG en loggen in met hun eigen UKG-gebruikersnaam en wachtwoord. De sessie duurt 2 weken en wordt vernieuwd telkens wanneer de gebruiker minstens één keer per 2 weken actief is, waardoor de gebruiker in de praktijk ingelogd blijft.
Zodra een gebruiker is ingelogd, verdwijnt de inlogknop en wordt hun persoonlijke rooster weergegeven.
Hoe Shift Swaps werken
Shift Swaps moeten ingeschakeld zijn in de app-instellingen (Stap 2). Zo werkt het bij ons fictieve ACME Retail:
- Een medewerker opent de UKG-integratie in Speakap (eerste tabblad bovenaan), klikt op de i bij een toekomstige dienst en kiest om die dienst te ruilen met iemand die in aanmerking komt om mee te ruilen.
- De medewerker selecteert de dienst waarmee hij wil ruilen.
- De collega die voor de oorspronkelijke dienst is ingeroosterd, ontvangt een melding van het ruilverzoek.
- Alle ruilverzoeken worden weergegeven in de sectie Shift Swaps (tweede tabblad bovenaan).
- Na goedkeuring worden beide roosters automatisch bijgewerkt om de ruil weer te geven. Als twee ACME-collega’s hun vrijdag- en zaterdagdiensten ruilen, zien beiden de wijziging meteen in hun rooster.
Hoe Open Shifts werken
Open Shifts moeten ingeschakeld zijn in de app-instellingen (Stap 2).
- Een manager verwijdert een gebruiker uit het rooster in UKG. Dit creëert een Open Shift.
- Geschikte personen ontvangen een melding in Speakap en zien de Open Shift in de UKG-integratie (derde tabblad). Welke Open Shifts een gebruiker ziet, hangt af van de instellingen.
- De gebruiker neemt de dienst aan in het overzicht van Open Shifts en ziet een bevestiging als dit succesvol was.
- Het rooster wordt automatisch bijgewerkt. Bij ACME Retail kan een dienst die een manager op dinsdagochtend heeft vrijgegeven binnen enkele minuten door een andere winkelmedewerker worden opgepakt, rechtstreeks vanuit Speakap.
Blijf je vastlopen?
Stuur een e-mail naar technicalimplementations@speakap.nl met je netwerknaam, je UKG Portal URL en een beschrijving van waar de installatie vastloopt, dan helpen wij je verder.