Samenvatting: Groepsmapping automatiseert hoe gebruikers worden verdeeld over de structuur van uw organisatie (business units en afdelingen) en op onderwerpen gebaseerde groepen, zoals HR Nieuws, Operations Nieuws, Nieuwe Medewerkers of Management Team. Groepen kunnen openbaar, beperkt, privé of geheim zijn en kunnen alleen worden aangemaakt door gebruikers met de juiste machtigingen. Deze gids legt uit hoe u regels maakt die gebruikers plaatsen in de juiste Business Units, Afdelingen en Groepen op basis van hun HR-gegevens.
1. Overzicht van groepsmapping
Het dashboard Groepsmapping geeft u een centraal overzicht van alle actieve regels in uw synchronisatieconfiguratie. Het toont de doelgroep, de gebruikte logica (expressie) om gebruikers te selecteren, de toegewezen rollen en het totale aantal gebruikers dat momenteel door elke regel wordt beïnvloed.
- Groepshiërarchie: schakel de Groepsregels per ouder knop in om uw regels te organiseren volgens uw organisatiestructuur (bijvoorbeeld alle lokale afdelingen genest onder hun bovenliggende Business Unit).
- Massabeheer: vanaf dit dashboard kunt u alle regels verwijderen, uw huidige mapping exporteren naar een CSV-bestand, of nieuwe regels importeren vanuit een externe CSV voor bulkupdates.
2. Een nieuwe groepsmappingregel maken
Het instellen van een regel volgt een gestructureerd vijfstappenproces zodat u de nauwkeurigheid kunt controleren voordat iets live gaat.
Stap 1: Selecteer doelgroep. Kies de doelgroep uit uw netwerk. U kunt zoeken door alle openbare en privé groepen. Het systeem verbergt reeds toegewezen groepen om u te helpen georganiseerd te blijven.
Stap 2: Configureer mappingregels. Bepaal welke gebruikers lid moeten zijn van de geselecteerde groep:
- Alle gebruikers: voegt automatisch iedereen in uw HR-bestand toe aan deze groep (handig voor bedrijf brede groepen).
- Specifieke regels: gebruik de Expressie-editor om een set logische regels op te bouwen. U kunt filteren op attributen zoals Afdeling, Divisie, Extern ID of Functietitel. Terwijl u een regel bouwt, toont de editor een realtimevoorbeeld van precies welke gebruikers aan uw criteria voldoen. Voor meer over expressies, zie Gids voor Aangepaste expressies in User Sync.
Stap 3: Definieer rollen. Definieer het permissieniveau dat gebruikers binnen deze specifieke groep zullen hebben:
- Lid: gebruikers met deze rol hebben standaardtoegang.
- Beheerder: gebruikers met deze rol krijgen beheerdersrechten over de groep.
- Voorwaardelijke rollen: u kunt logica maken om alleen de Beheerder-rol toe te wijzen aan specifieke gebruikers binnen die groep (bijvoorbeeld: "Als functietitel 'Winkelmanager' is, stel in als groepsbeheerder").
Goed om te weten: rolmapping is de voorkeursmethode voor het toewijzen van permissies in Business Units, Afdelingen en Groepen. Zie Begrip van Rolmapping en de opties ervan in User Sync.
Stap 4: Verplichte status. Bepaal hoeveel controle gebruikers hebben over hun lidmaatschap:
- Ja (Vergrendeld): de gebruiker wordt in de groep geplaatst en kan deze niet handmatig verlaten.
- Nee (Ontgrendeld): de gebruiker wordt automatisch toegevoegd maar kan de groep verlaten als hij dat wil.
- Voorwaardelijke regels: u kunt logica maken zodat specifieke gebruikers binnen de groep niet kunnen vertrekken (bijvoorbeeld: "Als functietitel 'Winkelmanager' is, stel in als verplicht").
Stap 5: Controleren. De laatste fase toont een zij-aan-zij vergelijking van de Bijgewerkte regel versus de Originele regel. Dit stelt u in staat de impact van uw wijzigingen op individuele gebruikers te controleren voordat u opslaat.
3. Geavanceerde mappingexpressies
De expressiemotor van Speakap ondersteunt complexe "en/of" logica voor genuanceerde organisatorische vereisten. Bijvoorbeeld, een enkele regel kan meerdere afdelingen tegelijk targeten:
department == "Customer Success Team" or department == "Tech Support Team"
Dit houdt cross-functionele groepen gevuld, zelfs als de interne afdelingsnamen evolueren. Voor meer over expressies, zie Gids voor Aangepaste expressies in User Sync.
4. Alert voor niet-gemapte gebruikers
Bovenaan het dashboard Groepsmapping toont Speakap een melding als er niet-gemapte gebruikers zijn op basis van uw huidige veldselectie. Klik op Velden configureren om ervoor te zorgen dat de synchronisatie naar de juiste HR-gegevens kijkt en om het aantal gebruikers dat zonder groepslidmaatschap eindigt te minimaliseren. Dit is belangrijk: afhankelijk van uw opties kunnen niet-gemapte gebruikers worden uitgesloten van het krijgen van een account in Speakap. Correcte mapping is ook vereist om de juiste mensen met de juiste inhoud te bereiken.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op technicalimplementations@speakap.nl met uw netwerknaam en de mappingregel waaraan u werkt, dan helpen wij u verder.