Samenvatting: Door een taak te archiveren verwijder je deze uit je actieve lijst zonder de taak te verwijderen, zodat je werkruimte overzichtelijk blijft. Iedereen met beheerdersrechten voor een taak kan deze handmatig archiveren en beheerders kunnen ook automatische archivering instellen op basis van het aantal dagen na de vervaldatum. Gearchiveerde taken blijven volledig toegankelijk in een speciaal Archief, maar zodra een taak is gearchiveerd, kan deze nooit meer uit het archief worden gehaald.
1. Wat archiveren doet
Met archiveren kun je taken die niet langer relevant zijn uit je actieve takenlijst verwijderen, zodat je gemakkelijker vindt wat je nu moet doen. Een gearchiveerde taak wordt niet verwijderd: deze wordt verplaatst naar een afzonderlijk Archief, waar de taak doorzoekbaar en volledig toegankelijk blijft.
Iedereen met beheerdersrechten voor een taak kan deze handmatig archiveren. Beheerders kunnen ook automatische archivering instellen, zodat oude taken automatisch worden gearchiveerd na een ingesteld aantal dagen na de vervaldatum (zie sectie 5).
2. Een taak handmatig archiveren
Als je beheerdersrechten voor een taak hebt, kun je deze archiveren via het web of mobiel:
- Open het menu met drie puntjes op de taakkaart of vanuit de detailweergave van de taak.
- Selecteer Archiveren.
- Bevestig in het pop-upvenster. Archiveren kan later niet ongedaan worden gemaakt, dus je wordt gevraagd om te bevestigen voordat de archivering wordt uitgevoerd.
- Nadat je hebt bevestigd, zie je nog korte tijd de optie Ongedaan maken — rechtsboven in het scherm op het web of in een toastmelding op mobiel. Gebruik deze optie als je per ongeluk een taak hebt gearchiveerd.
Zodra de optie Ongedaan maken is verdwenen, is de taak permanent gearchiveerd. De taak kan nooit meer uit het archief worden gehaald.
Pro-tip: als je de taak opnieuw nodig hebt, kun je deze in plaats daarvan dupliceren (zie sectie 3).
Zodra een taak is gearchiveerd, toont de detailweergave bovenaan een banner waarin wordt bevestigd dat de taak is gearchiveerd en dat de status niet meer kan worden gewijzigd of de taak niet meer uit het archief kan worden gehaald.
3. Wat je nog met een gearchiveerde taak kunt doen
Een gearchiveerde taak is niet vergrendeld. Je kunt nog steeds:
- Er opmerkingen bij plaatsen.
- De taak bewerken, afhankelijk van je normale beheerdersrechten.
- De taak verwijderen als je de registratie helemaal niet meer nodig hebt.
- Dupliceren: de beste manier om een gearchiveerde taak die nog relevant is opnieuw te gebruiken. Door te dupliceren maak je een nieuwe, actieve taak met standaard dezelfde inhoud en dezelfde toegewezen personen — die je allemaal kunt bewerken voordat je de taak opslaat. De duplicaattaak neemt de voortgang of opmerkingen van het origineel niet over; deze begint opnieuw.
4. Het Archief vinden
Op het web staat het Archief onderaan het navigatiepaneel van Taken, onder Aan mij toegewezen, Door mij gemaakt en Alle taken.
Op mobiel vind je het Archief in het vervolgkeuzemenu onderaan het scherm Taken.
In het Archief kun je op dezelfde manier zoeken en filteren als in je normale takenlijst.
5. Zoeken in het Taakarchief
Zoeken in het Archief werkt hetzelfde als zoeken naar taken op alle andere plaatsen: dezelfde relevantierangschikking, dezelfde tolerantie voor typefouten en hetzelfde filtergedrag. Het enige verschil is het bereik: zoeken in het Archief staat volledig los van zoeken in je actieve Taken. Als je in je actieve takenlijst zoekt, wordt nooit een gearchiveerde taak weergegeven en als je in het Archief zoekt, wordt nooit een actieve taak weergegeven. Om een gearchiveerde taak te vinden, moet je vanuit het Archief zelf zoeken.
6. Automatische archivering instellen
Met automatische archivering worden oude taken uit de actieve lijst verwijderd zonder dat iemand ze handmatig hoeft te archiveren. Zo stel je dit in:
- Ga naar Instellingen.
- Open Taakbeheer.
- Stel het aantal dagen na de vervaldatum in waarna je wilt dat taken worden gearchiveerd.
Je kunt dit instellen op 1 tot 365 dagen; 365 dagen is ook de standaardinstelling.
Opmerking: wanneer je de instellingen wijzigt, worden taken die ouder zijn dan de deadline voor automatische archivering 's nachts gearchiveerd, niet meteen.
Taken zonder vervaldatum worden nooit automatisch gearchiveerd. Daarop is alleen handmatige archivering van toepassing.
Veelgestelde vragen
Kan ik een taak uit het archief halen?
Nee. Archiveren is permanent. Als je de inhoud van een gearchiveerde taak opnieuw nodig hebt, dupliceer je deze om een nieuwe, actieve taak te maken.
Worden bij het dupliceren van een gearchiveerde taak de opmerkingen of voortgang teruggebracht?
Nee. Een duplicaat is een nieuwe taak met dezelfde inhoud en standaard dezelfde toegewezen personen. Wanneer je een gearchiveerde taak dupliceert, kun je de inhoud en toegewezen personen naar wens bewerken. De nieuwe taak begint zonder opmerkingen en zonder voortgang, ongeacht de status van het origineel op het moment dat het werd gearchiveerd.
Archiveert automatische archivering een taak zonder vervaldatum?
Nee. Automatische archivering is alleen van toepassing op taken met een vervaldatum. Taken zonder vervaldatum blijven in de actieve lijst totdat iemand ze handmatig archiveert.
Kom je er nog steeds niet uit?
E-mail ons via support@speakap.com met de naam van je netwerk en de taak waarover je vraag gaat. We helpen je graag verder.