Om Speakap te kunnen gebruiken heb je normaliter een e-mailadres nodig. Dit e-mailadres wordt in eerste instantie gebruikt om een uitnodiging voor het netwerk naar toe te sturen. Eenmaal uitgenodigd zal het mailadres initieel gebruikt worden voor notificaties en wordt het ook gebruikt bij het aanvragen van een nieuw wachtwoord als deze verloren geraakt is.
Wanneer je als organisatie niet beschikt over de e-mailadressen van je medewerkers, of deze vanwege juridische redenen niet mag delen met Speakap, dan bieden Afdrukbare Uitnodingen een mogelijke oplossing.
Wanneer je de afdrukbare uitnodigingen hebt geactiveerd in je netwerk, dan bied dit de mogelijkheid om afdrukbare uitnodigingen aan te maken waarmee medewerkers het account kunnen activeren. Na het activeren kunnen ze Speakap gebruiken net zoals elke andere gebruiker.
Wanneer je deze optie activeert, kan het voorkomen dat geautomatiseerde processen helaas niet langer mogelijk zijn, dit kan leiden tot enkele extra handmatige administratieve taken.
Het activeren van Afdrukbare uitnodigingen
Standaard staat Afdrukbare uitnodigingen uitgeschakeld. Wanneer je deze wilt activeren dan kun je dit doen via het Voorkeuren onderdeel in de Netwerk Instellingen.
- Navigeer naar de Netwerk instellingen;
- Klik op het voorkeuren tabblad;
- Selecteer het selectievakje onder Afdrukbare uitnodigingen;
- Lees de pop-up met de waarschuwing over de risico's en klik op "Ik begrijp het" wanneer je deze accepteert.
Opmerking: Bij het inschakelen van de Alternative Registratie-flow, voeg je een veiligheidsrisico toe aan het netwerk omdat je fysieke toegangscodes verschaft aan medewerkers. Wees bewust van dit risico bij het inschakelen van deze functie voor je netwerk.
Het aanmaken van Afdrukbare uitnodigingen
Na het activeren van Afdrukbare uitnodigingen in je netwerk kun je direct beginnen met het uitnodigen van leden middels een afdrukbare uitnodiging. Je kunt dit doen onder het kopje uitnodigingen in de netwerkinstellingen:
- Open de Netwerkinstellingen
- Ga naar het kopje uitnodigingen;
- Klik op het tabblad "Afdrukbare uitnodigingen";
- Klik op de knop uitnodigen om een afdrukbare uitnodiging aan te maken.
Nu zul je hetzelfde scherm zien als dat je waarschijnlijk al kent van het uitnodigen van gebruikers via hun emailadressen. Het aanmaken van een afdrukbare uitnodigingen werkt in de basis hetzelfde als het uitnodigen van gebruikers met een email adres. In plaats van een e-mailadres voer je een voor- en achternaam in.
Gebruikers kunnen worden uitgenodigd door deze stappen te volgen:
- Selecteer het type gebruiker, interne or externe;
- Specificeer de na(a)m(en) van de gebruiker(s) die je like to create an invitation for;
- Wanneer je meerdere gebruikers toevoegd, dan kun je deze scheiden d.m.v. een komma;
- Voor interne gebruikers, selecteer de gewenste user role (default is Member);
- Optioneel: Specificeer een of meerdere Business Units of Afdelingen waar de gebruiker toebehoort;
- Optioneel: specificeer een of meerdere groepen voor de gebruiker;
- Optioneel: schrijf een persoonlijke bericht voor de gebruiker a personal message for the user;
- Klik op de uitnodigen knop om de gebruiker toe te voegen aan je netwerk.
Opmerking: Het persoonlijke bericht zal worden getoond op de afdrukbare uitnodiging die gegenereerd zal worden voor de gebruikers. Wanneer je uitleg wilt geven aan gebruikers jun je dat hier het beste doen. Vraag ernaar bij je Customer Succes Managers om enkele goede voorbeelden te ontvangen
Afdrukbare uitnodigingen beheren
Wanneer afdrukbare uitnodigingen gecreëerd zijn zul je deze moeten distribueren onder de medewerkers. Om dit gemakkelijker te maken hebben we een paar functionaliteiten toegevoegd aan het uitnodigingen overzicht, op deze manier kun je dit proces centraal regelen of delegeren aan een individuele winkelmanager of teamleider.
Individuele uitnodigingen beheren
Voor individuele uitnodigingen bieden we verschillende opties. Om deze opties te kunnen bekijken zul je deze specifieke uitnodiging:
- Ga naar de Netwerkinstellingen;
- Ga naar het uitnodigingen gedeelte;
- Klik op het afdrukbare uitnodigingen tabblad;
- Houd de muis op de uitnodiging die je wenst te downloaden;
- Klik op het opties (...) icoon.
Nu zul je 4 verschillende opties zien.
Uitnodiging downloaden
Je kunt een individuele uitnodiging downloaden om deze te distribueren naar individuele medewerkers. Deze uitnodiging bevat alle informatie die een medewerker nodig heeft om zijn/haar Speakap account te kunnen activeren.
Nieuw wachtwoord genereren
Het kan voorkomen dat een uitnodiging zoekraakt tijdens het distribueren ervan. Om te voorkomen dat iemand van buiten de organisatie in kan loggen is het mogelijk om een nieuw wachtwoord te genereren voor een individuele gebruiker. Wanneer je hiervoor kiest vervalt het oude wachtwoord en zul je de uitnodiging opnieuw moeten downloaden om deze te delen met de medewerker.
Details tonen
Je kunt meer informatie verkrijgen over individuele uitnodigingen, zo kun je bijvoorbeeld zien in welke groepen deze medewerker is toegevoegd bij het activeren van het account.
Delete invitation
Wanneer je een uitnodiging niet langer nodig hebt, dan kun je deze verwijderen.
Bulk acties
In sommige gevallen wil je een actie voor meerdere uitnodigingen uitvoeren. Voor deze situaties bieden we bulkacties aan, zo kun je snel een actie uitvoeren op een selectie van meerdere uitnodigingen. Wanneer je meerdere uitnodigingen uit de lijst selecteert, dan krijg je de optie bulkacties te zien::
- Ga naar de Netwerkinstellingen;
- Ga naar het uitnodigingen gedeelte;
- Klik op het afdrukbare uitnodigingen tabblad;
- Selecteer alle uitnodigingen waarvoor je een bulkactie wilt uitvoeren;
- Je kunt deze stuk voor stuk handmatig selecteren of;
- Je kunt alle zichtbare uitnodigingen selecteren bij door de optie alles selecteren te kiezen in de header.
- De beschikbare bulkacties zullen bovenin getoond worden.
Opmerking: Door technische restricties wordt het momenteel afgeraden om bulkacties uit te voeren op groepen groter dan 100 gebruikers per keer
Het beheren van uitnodigingen in business units en lokale afdelingen
Manually managing and distributing your printable invitees within your organisation might not always be feasible. This is why all the features mentioned above are also available from the Business Unit and Department admin settings. Het handmatig distribueren van afdrukbare uitnodigingen kan soms best pittig zijn, zeker als je dit centraal wilt regelen. Om het gemakkelijker te maken hebben we het mogelijk gemaakt, de opties die hierboven genoemd worden zijn ook decentraal beschikbaar.
Beheerders van Business Units en Afdelingen kunnen uitnodigingen beheren en bewerken als deze toegewezen zijn aan hun eigen Business Unit of Lokale afdeling. Het verwijderen van deze uitnodigingen is hierin niet toegevoegd omdat het kan voorkomen dat gebruikers ook lid zijn van andere Business Unites/Afdelingen.
Een wachtwoord resetten
Wanneer een gebruiker een wachtwoord verliest, dan kan deze normaliter een nieuw wachtwoord aanvragen, middels een wachtwoord reset e-mail maakt de gebruiker een nieuw wachtwoord aan. Omdat we nu geen e-mailadres hebben van de gebruikers die het account geactiveerd via Afdrukbare uitnodigingen, bieden we de mogelijkheid om handmatig een nieuw wachtwoord aan te maken voor deze gebruikers.
Om een wachtwoord te resetten volg je onderstaande stappen:
- Ga naar Netwerkinstellingen;
- Ga naar het onderdeel gebruikers;
- Zoek de gebruiker waarvan je het wachtwoord wilt resetten;
- Ga naar de instellingen van deze gebruiker;Click on the Reset password tab;
- Klik op de Genereer een nieuw wachtwoord knop' on the Generate a new password button;
- Bevestig dat je het wachtwoord van deze gebruiker wilt resetten;
- Je kunt nu het nieuwe wachtwoord van deze gebruiker downloaden als brief;
Je kunt een tijdelijk wachtwoord distribueren bij het restten van het wachtwoord. Wanneer de gebruiker inlogt, word deze gevraagd om een nieuw wachtwoord in te stellen voor het account.
Opmerking: Alle wachtwoord reset acties worden geregistreerd om misbruik van deze functionaliteit te voorkomen