Als standaard biedt Speakap geen juridische documenten zoals een privacy statement of algemene voorwaarden voor individuele netwerken. Dit komt omdat een generieke versie van deze documenten nooit kan voldoen aan alle (lokale) wetten die per specifieke situatie van toepassing zijn.
Om ervoor te zorgen dat je kunt voldoen aan (lokale) wet- en regelgeving bieden we de mogelijkheid om je eigen juridische documenten te publiceren. Dit kun je eenvoudig instellen via de netwerkinstellingen onder het kopje Juridisch. In dit artikel lees je hoe je dit kunt instellen in je netwerk.
Juridische instellingen
De juridische instellingen in je netwerk maken het mogelijk om tot wel 3 verschillende juridische documenten in te stellen binnen je netwerk. In het overzicht hieronder zie je wat welk type document mogelijk maakt en waar het getoond wordt.
De algemene voorwaarden, ook wel aangeduid als Gebruiksvoorwaarden of Algemene Voorwaarden is een juridisch bindend document dat beschrijft (onder andere) de rechten van de gebruiker en verantwoordelijkheden, het juiste gebruik van het platform en de verantwoording voor hun acties binnen het platform.
Dit document moet toegankelijk zijn tijdens de activering van het account en de gebruiker moet deze accepteren tijdens het registratieproces. Wijzigingen in dit document moeten ook worden beoordeeld en geaccepteerd door reeds bestaande gebruikers.
Meer informatie over de Algemene voorwaarden vind je op de deze Wikipedia pagina.
Privacyverklaring, soms ook wel Privacy Statement genoemd, is een juridisch document dat inzage geeft in de manieren waarop een partij informatie verzameld, verwerkt, publiceert en hoe deze omgaat met data van klanten of clienten.
Dit document moet toegankelijk zijn tijdens de activering van het account en de gebruiker moet deze accepteren tijdens het registratieproces. Ook is het niet nodig om wijzingen in de privacy te melden aan gebruikers en hoeven ze deze ook niet extra te accepteren.
Meer informatie over de Algemene voorwaarden vind je op de deze Wikipedia pagina. (Pagina in het engels)
In sommige landen zoals bijvoorbeeld in Duitsland, is het voor websites en applicaties wettelijk verplicht om een juridische kennisgeving/Impressum kenbaar te maken voor alle gebruikers. Dit document bevat informatie over het bedrijf en haar juridische entiteit. Hoewel het toegankelijk is via het kopje "Juridisch" in het Speakap netwerk is het niet mogelijk om de gebruiker dit te laten inzien en accorderen via een pop-up.
Meer informatie over de Impressum vind je op de deze Wikipedia pagina.
Welk document u voor welk doel wilt gebruiken, is uiteindelijk aan de netwerkbeheerder, maar we raden aan elk afzonderlijk document te gebruiken voor de volgende gevallen:
- Maak gebruik van de Algemene Voorwaarden wanneer:
- Gebruikers moeten de inhoud van het document accepteren wanneer...
- ...zij een account activeren
- ...de inhoud van het document gewijzigd is
- Je deze informatie kenbaar wilt maken aan bestaande gebruikers
- Gebruikers moeten de inhoud van het document accepteren wanneer...
- Maak gebruik van de Privacy Verklaring wanneer:
- Informeer gebruikers over de regels die van toepassing zijn op het netwerk...
- ...tijdens het activeren van het account
- ...de inhoud hiervan gewijzigd is
- Je deze informatie kenbaar wilt maken aan bestaande gebruikers
- Informeer gebruikers over de regels die van toepassing zijn op het netwerk...
- Maak gebruik van de Impressum wanneer:
- Je deze informatie kenbaar wilt maken aan bestaande gebruikers
Of maak gebruik van de tabel hieronder om te bepalen welk document het beste past bij je behoefte(n)
De inhoud creëren
Wanneer je weet welk document je gaat inzetten voor het doel dat je hebt, kun je gaan beginnen aan het creëren van je tekst met onze Rich Text Editor. Dit is een beknopte versie van dezelfde Richt Text Editor die je gebruikt bij het aanmaken van een nieuwsbericht en deze biedt de volgende mogelijkheden you use when composing a news item and it allows you to add the following elements to your document:
- Vooraf ingestelde tekststijlen zoals kopteksten en normale tekst
- Dikgedrukt, cursief en onderstreepte tekst
- Geordende en ongeordende reeksen
- Hyperlinks
Je document een naam geven
Optioneel kun je ervoor kiezen om je document een aangepaste naam geven, deze zal dan getoond worden wanneer het getoond wordt aan een gebruiker. Wanneer je er niet voor kiest om een aangepaste naam aan te maken dan zal de standaardnaam weergeven worden.
Opmerking: Bij de admin weergave tonen we nooit de aangepaste naam maar altijd de standaardnamen.
Extra opties
Voor zowel de Algemene Voorwaarden, als voor de Privacyverklaring het mogelijk om een extra optie te activeren die bestaande gebruikers een pop-up toont over (de veranderingen in) dit document. Afhankelijk van het type document kun je ervoor kiezen dat de eindgebruiker de wijzigingen in het document moet doornemen en accepteren of deze slechts te beoordelen.
Opslaan en activeren
Once you’re done editing your document, you can decide to save your document and enable it for the entire network Wanneer je klaar bent met het aanmaken van je document, dan kun je ervoor kiezen om het op te slaan of om het gelijk te activeren binnen het newerk. Als je kiest voor alleen opslaan zal het document niet getoond worden aan de eindgebruikers tijdens de registratie, ook zullen gebruikers niet middels een pop-up naar het document worden geleid. Dit gebeurt wel wanneer je het document activeert.
Individuele documenten uitschakelen
Wanneer je, om wat voor reden dan ook, een van je documenten wilt uitschakelen dan kun je dit via de instellingen van je netwerk doen bij het kopje "Juridisch". Je kunt hier per document aangeven of ze uitgeschakeld moeten worden
Belangrijk: Wanneer je een document uitschakelt, dan kan het voorkomen dat eindgebruikers geregistreerd worden zonder dat ze de Algemene Voorwaarden gelezen en geaccordeerd hebben. Dit zou juridische gevolgen met zich mee kunnen brengen, waarvoor Speakap niet verantwoordelijk gehouden mag worden.