Soms zou je waardevolle input willen verzamelen van iedereen binnen jouw bedrijf of kantoor om je te helpen bij een belangrijke beslissing. Of je zou de mening willen hebben van jouw team om een keuze te maken voor een teamuitje, denk aan de keuze van een restaurant of type team activiteit.
Om je hiermee te helpen, hebben wij de optie gemaakt om snel en gemakkelijk Polls uit te sturen binnen jouw netwerk, business unit, local department of groepen.
Aanmaken van een Poll
Voor gebruikers met de permissie om een poll aan te maken is een nieuwe optie beschikbaar om binnen de reguliere wijze van een Update. Wanneer de gebruiker de optie selecteert om een Poll aan te maken binnen een update, zal de gebruiker de Poll functionaliteit kunnen gebruiken. De functionaliteit toont een aantal velden die de gebruiker kan gebruiken om stemmen te werven.
Vraag
Iedere poll stelt een vraag centraal die je zou willen stellen aan je collega's. De gebruiker kan een vraag toevoegen aan de poll, welke wordt uitgelicht op de tijdlijn van het publiek van jouw poll.
Omdat wij geloven dat een kort en bondige vraag het meest effectief is, houden wij een maximum lengte van 80 karakters aan de vraag.
Goed om te weten:
- De vraag heeft een maximum lengte van 80 karakters.
- Jouw vraag zal in platte tekst worden weergegeven.
- De vraag is een verplicht veld en zonder de vraag, kun je geen Poll indienen.
Omschrijving
Wanneer de vraag niet binnen 80 karakters kan worden gesteld, krijgt de gebruiker de mogelijkheid om een omschrijving toe te voegen aan de Poll. In deze beschrijving wordt de gebruiker in staat gesteld om extra uitleg toe te voegen zodat het publiek de vraag volledig kan begrijpen alvorens de vraag te beantwoorden.
Goed om te weten:
- Er is geen maximum lengte in het omschrijvingsveld.
- De omschrijving zal in platte tekst worden weergegeven.
- De omschrijving is een optioneel veld.
Antwoorden
Een Poll is niet effectief zonder antwoorden om op te stemmen. De gebruiker kan tussen twee en 25 antwoorden aanbieden, deze zijn simpelweg toe te voegen of te verwijderen door de antwoorden beschrijven.
Goed om te weten:
- Elk antwoord heeft een maximum van 30 karakters.
- De antwoorden worden weergegeven in platte tekst.
- De Poll dient minimaal twee antwoorden te bevatten.
- De Poll kan maximaal 25 antwoorden bevatten.
- De antwoorden zijn altijd anoniem.
Hoe reageert men op een Poll
Zodra de Poll is geplaatst naar het gehele netwerk of specifieke groep, zal het publiek kunnen stemmen op de Poll.
De gebruiker kan stemmen door op één van de antwoorden te klikken. Zodra de gebruiker heeft gestemd, zal de gebruiker te zien krijgen wat het resultaat is van de Poll tot nu toe.
Men kan niet meer stemmen als een Poll is afgesloten.
Als de gebruiker zich heeft bedacht, kan men simpelweg een andere keuze maken door op een ander antwoord te klikken. De wijziging wordt meteen opgeslagen.
Men kan geen andere keuze maken als een Poll is afgesloten.
In sommige situaties zou de gebruiker de stem in willen trekken. Dat is mogelijk door de optie Stem intrekken te selecteren.
Men kan de stem niet intrekken als een Poll is afgesloten.
Zoals men dat gewend is op Speakap, kan de gebruiker ook comments & likes plaatsen op de Poll update.
Beheren van een Poll
Na het plaatsen van een Poll is men natuurlijk niet helemaal klaar. Het zou kunnen zijn dat het niet het gewenste effect heeft of men wilt de Poll stoppen. Wij bieden daarom de volgende opties aan:
Mocht je een spellingsfoutje hebben gemaakt of je wilt een antwoord toevoegen,verwijderen of een beschrijving wenst toe te voegen aan de poll, kun je dat op ieder moment wijzigen. Selecteer de Wijzig Poll optie en je wordt automatisch naar een scherm geleid waarin je de vraag, omschrijving en antwoorden kunt wijzigingen. Ook kun je antwoorden verwijderen of toevoegen aan de poll.
Zodra de wijzigingen zijn opgeslagen tonen wij een melding dat de Poll is gewijzigd. Wij hebben hiervoor gekozen omdat wij volledige transparant willen wij dat de Poll tussentijds is gewijzigd, omdat dit wellicht de manier van antwoorden kan beïnvloeden op jouw vraag.
Wanneer je één van de antwoorden hebt verwijderd, zullen alle stemmen op dit antwoord worden verwijderd, wat inhoudt dat deze gebruikers opnieuw zullen kunnen stemmen.
Op een gegeven moment, heb je voldoende informatie verzameld en heb je geen stemmen meer nodig van jouw collega's. Je kunt ervoor kiezen om de Poll te beëindigen zodat jouw collega's niet meer kunnen stemmen.
Selecteer de Beëindig poll optie, zodra je dat hebt gedaan, zal het volgende gebeuren:
- De mogelijkheid om te stemmen zal niet meer mogelijk zijn. Dat geldt ook voor wijzigen van een stem of intrekken van een stem.
- De gebruikers die hebben gestemd, zullen een notificatie ontvangen dat de poll waar ze op hebben gestemd is beëindigd.
- De antwoorden zullen gesorteerd worden op de aantal stemmen. Het antwoord met de meeste stemmen wordt bovenaan geplaatst.
Let op: Als een poll is beëindigd, kan men de Poll niet meer wijzigen of openen.
Er is ook de mogelijkheid om de Poll te vergrendelen, dat betekent dat gebruikers de volgende zaken niet meer kunnen doen:
- Stemmen op de poll
- Wijzigen of intrekken van een stem
- Comments plaatsen op de poll
- Een Like geven op de poll
Je kunt er altijd voor kiezen om de vergrendeling uit te schakelen, zodat iedereen weer kan stemmen.
Mocht je de gehele poll willen verwijderen, dan kun je ervoor kiezen om de Poll te verwijderen door deze optie te selecteren. Na het kiezen van verwijderen van de poll, wordt de gehele poll verwijderd van onze servers.
Let op: Het verwijderen van een poll is niet terug te draaien en de gehele poll inclusief inhoud wordt verwijderd.
Permissies
Als netwerkbeheerder kun je eindgebruikers permissie geven om Polls te plaatsen. Je houdt hierbij de controle over welke eindgebruikers polls kunnen plaatsen en in welke groepen.
Rollen
Deze permissie kun je toekennen aan een rol. Neem hiervoor de volgende stappen:
- Ga naar de Netwerk Instellingen;
- Ga naar de Rollen sectie;
- Open de Rol om de Poll permissie aan toe te voegen;
- Schakel de benodigde permissies in.
Op dit moment zijn de volgende permissies mogelijk:
- Polls plaatsen in het gehele netwerk
Een poll aanmaken en adresseren aan het gehele netwerk. - Polls plaatsen in elke groep, business unit of afdeling
Geeft de gebruiker het recht om een poll aan te maken in elke groep, business unit, overkoepelend of local department binnen het netwerk ongeacht de gebruiker lid is van deze groep. - Verwijderen van Polls
Geeft de gebruiker het recht om iedere poll in het gehele netwerk (door wie dan ook aangemaakt) te verwijderen. Een gebruiker kan standaard de eigen poll verwijderen.
Bovenstaande permissies kunnen aan elke rol binnen het netwerk worden toegekend. Een netwerkbeheerder heeft standaard het recht om Polls te plaatsen. Daarnaast, kunnen beheerders van groepen ook standaard Polls plaatsen. Bijvoorbeeld:
- Business unit beheerders kunnen een poll plaatsen in de Business Unit, alle onderliggende afdelingen en de subgroepen ervan.
- Local afdeling beheerders kunnen een poll plaatsen in de local afdeling en de subgroepen ervan.
Groep & Organisatie permissies
Naast de permissies die men kan toekennen binnen rollen op network niveau, kan iedere groepsbeheerder (beheerders van Business Units, Local en Overkoepelende en reguliere groepen) beslissen of leden van de groep(en) polls mogen plaatsen op diens tijdlijn.
Deze voorkeuren kun je instellen in de voorkeuren van de groep.