Taken

Bij Speakap helpen wij organisaties en werknemers om het werk gedaan te krijgen, op welke manier dn ook. Daarom hebben wij een nu mogelijkheid binnen de app genaamd "Taken". Deze tool helpt jou en de werknemers met het maken van een duidelijk overzicht van de taken die gedaan moeten worden, en zij hebben de mogelijkheid om direct feedback te geven op deze taken. 

Met "Taken" heb je je taken en (bedrijfs)focus duidelijk onder controle. Het controleren van de gedane werkzaamheden is eenvoudiger dan ooit tevoren: de werknemers verliezen nooit hun dagelijkse focus en de operationele leiders blijven altijd op de hoogte en krijgen ter plekke feedback.

"Taken" kan zowel vanuit de mobiele app als vanuit de webversie gebruikt worden.

Dit is wat je kunt doen:

• Persoonlijke taken aanmaken
• Taken zowel persoonlijk, als op groepsniveau toewijzen (taken kunnen ook gesplitst worden) 
• Bijlagen toevoegen aan een taak
• De details van de taak bekijken
• Reageren op een taak
• Een taak als volbracht markeren 
• De volbrachte taken filteren 
• Taken kopiëren 
• Alerts ontvangen van nieuwe-, en volbrachte taken

Laten we wat dieper in het "hoe" duiken:

Taak Beheer Startpagina 

Laten we beginnen bij het begin. 

Om een duidelijk overzicht te creëren van de door jou, en aan jou toegewezen taken navigeer je naar de taak beheer startpagina door links onder in de menubalk te klikken op "Taken" . 

 

Wanneer je op de knop Taken hebt geklikt, kom je terecht in je takenoverzicht. Hier kun je tussen twee tabs kiezen: 

• Mijn taken: Alle taken toegewezen aan jou. 
• Andere taken: Alle taken die door jou toegewezen zijn aan iemand anders. 

Om een nieuwe taak aan te maken klik je op de groene button +Voeg Toe rechts bovenin het scherm. 

Taken aanmaken en toewijzen en gebruikers en groepen 

Het is tijd o je eerste taak aan te maken! Taken kunnen aangemaakt worden via zowel de mobiele app als de web versie. Er kunnen drie typen taken aangemaakt worden:

• Persoonlijke taken: taken aangewezen aan één gebruiker 
• Gedeelde groep taken: één taak is toegewezen aan een gehele groep, maar slechts één gebruiker dient de taak als volbracht te markeren. 
• Gesplitte groep taken: één taak is toegewezen aan een gehele groep, en dient door elk lid van de groep als volbracht gemarkeerd te worden. 

Om de taak een naam te geven vul je het eerste tekst veld aan genaamd "Taak". Vervolgens is er een mogelijkheid om een deadline aan de taak te koppelen. Taken zullen op basis van deadline gesorteerd worden in de tijdlijn. Je kunt een datum aan de taak koppelen door op het kalender icoontje te klikken en hier de gewenste datum te selecteren. Wanneer je geen deadline wilt koppelen aan de taak, klik je op het kruisje. Taken zonder deadline worden automatisch onderaan de takenlijst gerangschikt. 

 

Om een taak aan een gebruiker of groep toe te wijzen, klik je op "Wijs toe aan". 

• Wanneer je een persoonlijke taak wilt creëren, dan kun je de taak aan een individuele gebruiker toewijzen. Je kunt de taak ook toevoegen aan jouw persoonlijke to-do. Voor beide opties selecteer je simpelweg de juiste gebruiker in de lijst.. 
• Wanneer je een taak aan een groep toe wilt wijzen, selecteer je simpelweg de juiste groep, team, businessunit of local department. Wanneer je dit selecteert wordt er automatisch een nieuw venster geopend met de naam "Taak opties". Wanneer je de taak wilt toewijzen aan de gehele groep selecteer je hier "Maak één enkele taak voor de gehele groep". 
• Wanneer je een gesplitte taak aan groep toe wilt wijzen voer je dezelfde stappen als hierboven uit, maar selecteer je bij taak opties de optie "Dupliceer deze taak voor ieder lid van de group".

In het veld "beschrijving" kun je extra informatie aan de taak toevoegen. Hier kun je ook links (URLs) aan toevoegen. 

Ook kun je bestanden/bijlagen aan een taak toevoegen. Dit doe je door. te klikken op "+ voeg bijlage toe" onder het veld met de beschrijving. Wanneer je hier op klikt kun je bestanden vanaf de computer uploaden. 

Wanneer je tevreden bent met de taak en denkt dat alle informatie die nodig is er in staat, kun je de taak opslaan door op de groene knop rechts onderin te klikken, met als naam "Voeg toe".

Gefeliciteerd! Je hebt nu je eerste taak aangemaakt!

Bekijk taken en details op de taken hoofdpagina 

Wanneer je een taak aan hebt gemaakt zal deze op de taken hoofdpagina verschijnen. Afhankelijk van of de taak is toegewezen aan jezelf of aan iemand anders, zal deze te zien zijn onder het tabje Mijn Taken, of Andere Taken.

Wanneer je op een taak klikt kom je terecht bij de taak details. Hier vind je de volgende informatie: 

• Taak naam 
• Naam van de persoon die de taak aangemaakt heeft 
• Naam van de persoon aan wie de taak toegewezen is
• Moment waarop de taak aangemaakt is
• De deadline, wanneer geselecteerd
• Reactie sectie 

In de reactie sectie kun je opmerkingen plaatsen onder de taak de je hebt geselecteerd. Wanneer je de opmerking hebt geschreven en je deze wilt plaatsen als reactie onder de taak, klik je op de groene button "Plaats". De opmerking is nu zichtbaar onder de taak. Het is ook mogelijk om een bijlage aan je opmerking toe te voegen. Dit doe je door te klikken op het paperclip icoontje en hier een document vanaf je computer te selecteren. 

 

 

Taak markeren als voltooid 

Heb je je taak volbracht? Markeer het als voltooid. Maar hoe? 

• Selecteer de gewenste taak uit de taken lijst en open de taak. 
• Klik op het lege vierkantje links bovenin het veld naast de taak naam. Wanneer je op het lege vakje klik verschijnt er een vinkje, wat betekend dat je de taak als voltooid markeert. 
• De taak is nu officeel voltooid! 

Voltooide taken filteren

Je kunt voltooide taken kunnen gefilterd worden door deze aan en uit te zetten bovenin de filter balk. Standaard worden de voltooide taken niet weergegeven. Je kunt de voltooide taken zichtbaar maken door bovenin "show completed" aan te vinken. Wanneer je deze optie geselecteerd hebt zullen ook de voltooide taken zichtbaar worden in het taak overzicht.

Taken dupliceren 

Je kunt een taak gemakkelijk dupliceren zodat je niet steeds eenzelfde taak opnieuw aan hoeft te maken. Dit kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld eenzelfde taak aan verschillende collega's / teams toe wilt wijzen. Hiervoor volg je de volgende stappen: 

• Klik op de drie puntjes rechts naast de taak in het takenoverzicht
• Selecteer hier "Dupliceer" 
• Wanneer nodig kun je de taak details aanpassen
• Klik onderaan op de groene knop "Dupliceer" 

De taak is aangemaakt!

 

Notificaties ontvangen voor voltooide taken 

Je ontvangt push notificaties rondom een taak wanneer: 

• Een taak aan jou toegewezen is
• Een taak volbracht is 

Push notificaties aan of uit zetten voor desktop: 

• Klik rechts bovenin op je avatar 
• Klik hier op Persoonlijke instellingen
• Selecteer hier Notificaties
• Zet hier de notificaties aan of uit

Push notificaties aan of uit zetten voor mobiel: 

• Klik op het menu rechts onderin de hoek (drie verticale streepjes) 
• Klik op het tandwiel rechts bovenin de hoek 
• Selecteer hier Notificaties 
• Selecteer Push Notificaties 
• Selecteer Taken 
• Zet hier de push notificaties aan of uit voor Nieuwe taak toegewezen aan mij en voor Afronding vak taken door mij toegewezen