Zusammenfassung: Mit Aufgaben können Sie Ihre persönlichen To-dos verwalten oder Arbeit delegieren, indem Sie eine einzelne oder eine geteilte Aufgabe erstellen und diese sich selbst, bestimmten Kollegen oder ganzen Gruppen zuweisen. Diese Anleitung erklärt den Unterschied zwischen einzelnen und geteilten Aufgaben, wie Sie die Aufgabendetails ausfüllen und wie Sie eine bestehende Aufgabe duplizieren.
1. Wählen Sie „Erstellen +“
Klicken Sie auf dem Desktop auf die rote Schaltfläche + Erstellen oben rechts im Navigationsbereich „Aufgaben“, neben der Überschrift „Aufgaben“. Auf dem Mobilgerät tippen Sie auf das +-Symbol oben rechts auf dem Aufgabenbildschirm, neben dem Titel „Aufgaben“. Beide öffnen das Fenster „Aufgabe erstellen“ (bzw. den Bildschirm „Aufgabe erstellen“ auf dem Mobilgerät), wo Sie Einzel- oder Geteilte Aufgabe auswählen und den Rest der Details ausfüllen.
2. Einzelne vs. geteilte Aufgaben
Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, wählen Sie zuerst eine von zwei Aufgabentypen:
- Einzelne Aufgabe: Jeder Beauftragte muss die Aufgabe selbstständig erledigen. Wenn Sie eine einzelne Aufgabe einer Gruppe zuweisen, erhält jedes Mitglied dieser Gruppe eine eigene persönliche Kopie und muss diese individuell abhaken. Die Aufgabe wird für den Benutzer mit den Verwaltungsrechten erst dann als erledigt markiert, wenn alle Einzelpersonen die Aufgabe abgeschlossen haben.
- Geteilte Aufgabe: Ein Mitglied erledigt die Aufgabe für die gesamte Gruppe. Sobald ein einzelner Beauftragter eine geteilte Aufgabe als erledigt markiert, wird sie sofort für alle, denen sie zugewiesen wurde, als abgeschlossen markiert. Die Aufgabe wird für den Benutzer mit den Verwaltungsrechten erst dann als erledigt markiert, wenn alle Gruppen die Aufgabe abgeschlossen haben.
Auf dem Desktop erscheinen diese als die Registerkarten „Einzelne Aufgabe“ und „Geteilte Aufgabe“ oben im Fenster „Aufgabe erstellen“. Auf dem Mobilgerät erscheinen sie als dieselben Registerkarten „Einzelne“ und „Geteilte“ oben auf dem Bildschirm „Aufgabe erstellen“.
3. Auswahl, für wen die Aufgabe ist
Tippen oder klicken Sie auf „Zuweisen an...“, um den Empfängerauswahl-Dialog zu öffnen und auszuwählen, wer die Aufgabe erhalten soll. Sie können eine Aufgabe sich selbst, einer oder mehreren einzelnen Personen oder Gruppen, Geschäftsbereichen oder lokalen Abteilungen zuweisen. Für eine vollständige Anleitung zum Auswahl-Dialog, seinen drei Abschnitten und den Auswahlregeln (z. B. warum geheime Gruppen und das gesamte Netzwerk nicht mit anderen Empfängern kombiniert werden können), siehe: Verwendung des Empfängerauswahl-Dialogs in Aufgaben
Der Empfängerauswahl-Dialog funktioniert auf Web, mobilem Web sowie in den iOS- und Android-Apps gleich.
4. Hinzufügen von Aufgabendetails
- Aufgabenname: Geben Sie einen Titel mit maximal 255 Zeichen im Pflichtfeld „Aufgabenname“ ein.
- Beschreibung: Verwenden Sie das Beschreibungsfeld für Anweisungen oder um Weblinks hinzuzufügen. Nutzen Sie die Formatierungsleiste über dem Feld, um Fettdruck, Kursivschrift oder Durchgestrichen anzuwenden, einen Link einzufügen oder eine nummerierte oder Aufzählungsliste zu starten.
- Fälligkeitsdatum: Klicken Sie auf dem Desktop auf das Kalenderfeld, um ein Fälligkeitsdatum festzulegen. Auf dem Mobilgerät schalten Sie den Schalter „Fälligkeitsdatum“ ein, um separate Datums- und Zeitfelder anzuzeigen. Lassen Sie das Fälligkeitsdatum leer, wenn eine Aufgabe keine Frist benötigt; Aufgaben ohne Frist werden unten in der Liste sortiert.
- Tags: Kategorisieren Sie Ihre Aufgabe, damit sie später leichter zu finden ist. Tags können aktiviert werden, falls Sie diese noch nicht haben. Wenn Sie interessiert sind, kontaktieren Sie support@speakap.nl und sehen Sie sich den entsprechenden Artikel an: Verwendung von Tags in Aufgaben
5. Anhänge hinzufügen
Verwenden Sie die Symbole für Bilder, Videos und Dateien in der Beschreibungsleiste, um Medien direkt beim Erstellen der Aufgabe anzuhängen. Für unterstützte Formate, Dateigrößenlimits und das kombinierte Anhangslimit für Aufgaben siehe: Bilder, Videos und Dateianhänge in Aufgaben
6. Duplizieren einer bestehenden Aufgabe
Anstatt eine ähnliche Aufgabe von Grund auf neu zu erstellen, können Sie eine duplizieren:
- Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü einer Aufgabe, entweder aus der Aufgabenliste oder aus der Detailansicht der Aufgabe.
- Wählen Sie „Duplizieren“.
- Bearbeiten Sie bei Bedarf den Namen, die Beschreibung, die Beauftragten und das Fälligkeitsdatum der Kopie.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer einzelnen und einer geteilten Aufgabe?
Eine einzelne Aufgabe erfordert, dass jeder Beauftragte sie selbstständig erledigt, sodass jede Person ihre eigene Kopie zum Abhaken erhält. Eine geteilte Aufgabe muss nur von einem Beauftragten einmal erledigt werden und wird dann für die gesamte Gruppe geschlossen.
Kann ich ändern, wem eine duplizierte Aufgabe zugewiesen ist?
Nein. Wenn Sie eine Aufgabe duplizieren, können Sie den Aufgabenname, die Beschreibung und das Fälligkeitsdatum bearbeiten, aber die Beauftragten werden von der Originalaufgabe übernommen und können in der Kopie nicht geändert werden.
Ist das Erstellen einer Aufgabe jetzt auf Web und Mobilgerät gleich?
Ja. Die Aufgabenerstellung, einschließlich der Wahl zwischen Einzel- und Geteilte Aufgabe und dem Empfängerauswahl-Dialog, funktioniert auf Web, mobilem Web sowie in den iOS- und Android-Apps gleich.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks, an wen Sie die Aufgabe zuweisen möchten, und einem Screenshot, und wir helfen Ihnen weiter.