Zusammenfassung: Diese Anleitung richtet sich an Netzwerkadministratoren, Abteilungsleiter und Projektverantwortliche, die dedizierte Kollaborationsbereiche in Speakap einrichten müssen. Gruppen ermöglichen es Ihnen, Diskussionen zusammenzuhalten, Projektübergaben zu verwalten und die richtigen Segmente Ihrer Belegschaft sicher verbunden zu halten.
Erstellen einer neuen Gruppe
Egal, ob Sie eine temporäre, funktionsübergreifende Taskforce, ein dauerhaftes lokales Abteilungshub oder eine lockere soziale Gruppe einrichten – das Erstellen eines neuen Bereichs dauert nur wenige Klicks.
Da die Gruppeninfrastruktur Ihre Netzwerkstruktur verändert, müssen Sie diesen Vorgang auf der Desktop-Webplattform abschließen:
- Klicken Sie auf Ihr Avatar in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie Einstellungen.
- Wählen Sie im Einstellungsmenü Gruppeneinstellungen.
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+) ganz oben im linken Konfigurationsbereich.
- Füllen Sie die grundlegenden Angaben aus:
- Gruppenname: Halten Sie ihn klar und für Ihre Mitarbeiter gut erkennbar.
- Beschreibung: Erklären Sie den genauen Zweck des Bereichs.
- Netzwerkposition: Ordnen Sie den strukturellen Standort innerhalb Ihrer Organisationsstruktur zu.
- Wählen Sie Ihre Sichtbarkeits- und Datenschutzgrenzen, indem Sie einen der vier Gruppentypen auswählen: Öffentlich, Eingeschränkt, Privat oder Geheim. Für einen vollständigen Vergleich der Bedeutung der einzelnen Typen siehe Gruppen: Typen und Sichtbarkeitseinstellungen.
- (Optional) Laden Sie ein benutzerdefiniertes Gruppenprofilbild hoch. Bildspezifikation: Für optimale Darstellung sowohl im Desktop-Feed als auch auf mobilen Sperrbildschirmen stellen Sie sicher, dass Ihr hochgeladenes Bild mindestens 250 x 250 Pixel groß ist.
- Klicken Sie auf Erstellen, um die Gruppe in Ihrem Netzwerk zu aktivieren.
Verwalten Ihrer Gruppe
Sobald Ihre Gruppe aktiv ist, erscheint sie im linken Bereich Ihres Gruppeneinstellungen-Dashboards. Ein Klick auf die Gruppe öffnet eine zentrale Verwaltungsansicht, die in fünf Registerkarten unterteilt ist:
- Mitglieder: Zeigt die aktuelle Anzahl aller Mitarbeiter in der Gruppe an.
- Einladungen: Überwachen Sie ausstehende Einladungen, die an interne oder externe Nutzer gesendet wurden, die der Gruppe noch nicht beigetreten sind.
- Anfragen: Prüfen, genehmigen oder ablehnen von eingehenden Mitgliedschaftsanfragen von Mitarbeitern.
- Widgets: Passen Sie das Layout Ihrer Gruppenseite an. Sie können interaktive Blöcke neu anordnen oder ungenutzte Widgets löschen, um die Seitenleiste übersichtlich zu halten.
- Präferenzen: Greifen Sie auf die wichtigsten Moderationsschalter zu. Hier entscheiden Sie, ob Standardgruppenmitglieder Updates in der Timeline posten dürfen oder ob der Feed auf Admin-Ankündigungen beschränkt ist.
Gruppe sicher löschen
Wenn ein Projekt abgeschlossen ist oder eine Teamstruktur sich auflöst, können Sie den Bereich vollständig aus Ihrem Netzwerk entfernen.
Um eine Gruppe zu löschen, gehen Sie zu Gruppeneinstellungen, wählen Sie die Zielgruppe im linken Bereich aus und scrollen Sie ganz nach unten zum Tab Allgemein. Klicken Sie auf die Option Gruppe löschen.
Warnung: Das Löschen einer Gruppe ist dauerhaft. Das Löschen einer Gruppe ist unwiderruflich. Es versteckt den Bereich nicht einfach, sondern entfernt sofort alles von unseren Servern, einschließlich aller historischen Timeline-Updates, Mitarbeiterkommentare, geteilten Mediendateien und angehängten Dokumente. Sichern Sie alle wichtigen Geschäftsdaten lokal, bevor Sie die Löschung bestätigen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine neue Gruppe mit der mobilen App erstellen oder konfigurieren?
Nein. Um versehentliche Umstrukturierungen des Verzeichnisses zu verhindern, sind Gruppenerstellung und Backend-Administrationswerkzeuge ausschließlich Desktop-Funktionen. Melden Sie sich in einem Webbrowser an, um Gruppen zu erstellen, zu konfigurieren oder zu löschen.
Was ist der Unterschied zwischen einer privaten Gruppe und einer geheimen Gruppe?
Beide schützen Ihre internen Inhalte vor Nicht-Mitgliedern, verhalten sich aber unterschiedlich im Verzeichnis. Eine Private Gruppe ist für Nicht-Mitglieder in Suchergebnissen sichtbar (was ihnen ermöglicht, eine Beitrittsanfrage zu senden), während eine Geheime Gruppe im gesamten Netzwerk komplett unsichtbar ist. Nutzer können eine geheime Gruppe nur finden, wenn ein Administrator sie ausdrücklich einlädt. Siehe Gruppen: Typen und Sichtbarkeitseinstellungen für die vollständige Übersicht.
Kann ich externe Kunden oder Anbieter in meine Projektgruppen einladen?
Ja. Sowohl die Registerkarten Einladungen als auch Anfragen ermöglichen es Ihnen, externe E-Mail-Adressen explizit in Ihre Gruppe einzuladen, was es zu einem guten Werkzeug für sichere Lieferantenabstimmung oder Drittanbieter-Projektverfolgung macht.
Was passiert mit meinen Unternehmensdateien, wenn ich eine veraltete Gruppe lösche?
In dem Moment, in dem Sie auf „Gruppe löschen“ klicken, wird eine endgültige Löschung auf unseren Dateiservern ausgelöst. Jedes Dokument, Layout-Widget und jede Konversationsfolge, die mit diesem Bereich verbunden sind, werden sofort vernichtet. Wenn Sie diese Protokolle für Compliance- oder Personalprüfungen aufbewahren müssen, empfehlen wir stattdessen, Gruppenbenachrichtigungen stummzuschalten oder die Posting-Berechtigungen der Mitglieder unter dem Tab Präferenzen zu deaktivieren, anstatt den Bereich zu löschen.
Was passiert mit den Mitgliedern einer Gruppe, wenn diese Gruppe eine übergeordnete Geschäftseinheit hat?
Sie bleiben in der übergeordneten Geschäftseinheit. Das Löschen einer Abteilung (einer Gruppe mit einer übergeordneten Geschäftseinheit) entfernt die Gruppe selbst, aber ihre Mitglieder werden nicht aus dem Netzwerk entfernt; sie bleiben einfach weiterhin Mitglieder der übergeordneten Geschäftseinheit.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen und der Gruppe, die Sie einrichten oder entfernen, und wir helfen Ihnen gerne weiter.