Zusammenfassung: Wenn sich Ihre Organisation erweitert oder umstrukturiert, muss Ihr Speakap-Netzwerk diese Änderungen widerspiegeln. Diese Anleitung erklärt, wie Sie überprüfen, ob eine Struktur bereits existiert, neue Geschäftseinheiten oder Abteilungen erstellen und Mitarbeiter entweder manuell oder automatisch über User Sync-Gruppen-Mapping-Regeln zuweisen.
Schritt 1: Überprüfen, ob die Gruppe bereits existiert
Bevor Sie etwas Neues aufbauen, prüfen Sie, ob die neue Abteilung, Position oder Rolle bereits eine entsprechende Gruppe in Ihrem Speakap-Netzwerk hat.
- Wenn die Gruppe bereits existiert: Müssen Sie sie nicht neu erstellen. Überspringen Sie die strukturelle Einrichtung und fahren Sie direkt mit dem manuellen Hinzufügen Ihrer Benutzer (Option A) oder der Aktualisierung Ihrer automatisierten User Sync-Regeln fort, um den neuen HR-Datenwert dieser Gruppe zuzuweisen (Option B).
- Wenn die Gruppe nicht existiert: Erstellen Sie zuerst den leeren organisatorischen Container, bevor Benutzer hinzugefügt werden können.
Schritt 2: Erstellen Sie die neue Struktur in Speakap
Stellen Sie vor Beginn sicher, dass Ihr Konto über Netzwerk-Administratorrechte verfügt.
- Klicken Sie auf das administrative Zahnrad-Symbol.
- Gehen Sie zu Organisationseinstellungen (wenn Sie eine Geschäftseinheit oder Abteilung erstellen) oder Gruppeneinstellungen (wenn Sie eine eigenständige Gruppe erstellen).
- Für Geschäftseinheiten: Öffnen Sie den Reiter Geschäftseinheit und klicken Sie auf die Schaltfläche + Geschäftseinheit. (Hinweis: Je nach benutzerdefiniertem Namensschema Ihres Netzwerks kann dieser Reiter auch Division, Region, Standort oder Filiale heißen.)
- Für Abteilungen: Öffnen Sie den Reiter Abteilung (manchmal Abteilungen, Standort oder Division genannt) und klicken Sie auf die Schaltfläche + Abteilung.
- Verknüpfung von Strukturen: Wenn Ihre neue Abteilung unter einer bestimmten übergeordneten Geschäftseinheit angesiedelt ist, öffnen Sie nach der Erstellung der Abteilung das Profil dieser Geschäftseinheit, gehen Sie zum Reiter Abteilung und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um die Abteilung darunter zu verschachteln. Wiederholen Sie dies für jede Geschäftseinheit, unter der diese Abteilung stehen soll (z. B. Kassierer, die unter New York, Amsterdam, Brüssel und Berlin angesiedelt sind, müssen unter jedem der 4 Standorte hinzugefügt werden).
Für eine vollständige Anleitung zum Aufbau von Geschäftseinheiten und Abteilungen siehe Erstellen Ihrer Organisationsstruktur.
Option A: Benutzer manuell hinzufügen
Wenn Ihr Unternehmen keine automatisierte User Sync-Integration verwendet, verwalten Sie Benutzer und deren Gruppenmitgliedschaften manuell:
- Öffnen Sie die Organisationseinstellungen, dann die Geschäftseinheit oder Abteilung, um die Liste der Benutzer anzuzeigen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche + Hinzufügen.
- Suchen Sie Benutzer einzeln und wählen Sie sie aus oder wählen Sie mehrere Mitarbeiterprofile gleichzeitig aus.
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü in der Spalte Rolle, um anzugeben, ob jeder Benutzer als Standard-Mitglied oder als Gruppen-Admin beitritt.
- Für Gruppen öffnen Sie stattdessen die Gruppeneinstellungen, suchen Sie die Gruppe in der Liste und klicken Sie auf den Reiter Mitglieder, um Personen hinzuzufügen oder zu entfernen und Berechtigungen zu vergeben.
Tipp: Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Präferenzeinstellungen der Gruppe zu überprüfen und zu entscheiden, ob Standardmitglieder frei Beiträge im Feed veröffentlichen dürfen oder ob das Posten eingeschränkt sein soll.
Option B: Benutzer automatisch über User Sync hinzufügen
Wenn Ihre Plattform eine aktive User Sync hat, können Sie die Mitarbeiterzuweisungen basierend auf den Daten aus Ihrem externen HR-System vollständig automatisieren.
Um einen neuen HR-Wert einer Netzwerkgruppe zuzuordnen:
- Gehen Sie zu Ihrem zentralen User Sync-Dashboard.
- Gehen Sie zum Abschnitt Gruppen-Mapping und klicken Sie auf das + (Plus)-Symbol, um eine neue Regel zu erstellen.
- Gruppe auswählen: Suchen Sie Ihre neu erstellte oder bereits vorhandene Zielgruppe in der Liste und wählen Sie sie aus.
- Mapping-Regeln: Wählen Sie die Option "Nur Benutzer, die bestimmten Regeln entsprechen".
- Ausdruck hinzufügen: Erstellen Sie eine präzise Regel, die dem neuen Datenwert entspricht, der von Ihrer HR-Plattform gesendet wird. Beispielsweise konfigurieren Sie den Ausdruck so, dass, wenn im HR-Profil eines Mitarbeiters die Abteilung als neue Rolle angegeben ist, das System ihn automatisch dieser Gruppe zuweist.
- Einrichtung abschließen: Definieren Sie die Standardbenutzerrollen, geben Sie an, ob die Gruppenmitgliedschaft für die übereinstimmenden Personen Pflicht ist, und klicken Sie auf Neue Regeln erstellen.
Sobald die Regel gespeichert ist, führen Sie den User Sync aus. Von diesem Moment an wird jeder Mitarbeiter, der mit dem neuen HR-Datenwert hinzugefügt oder aktualisiert wird, automatisch in die zugewiesene Netzwerkabteilung aufgenommen.
Tipp: Wie bei der manuellen Einrichtung sollten Sie die Gruppeneinstellungen überprüfen, um zu steuern, ob automatisch synchronisierte Mitglieder Inhalte posten dürfen.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit Ihrem Netzwerknamen, der neuen Abteilung oder Rolle und wie Ihre Benutzer verwaltet werden (manuell oder über User Sync), und wir helfen Ihnen gerne weiter.