Zusammenfassung: Das Ausführen einer Benutzersynchronisation kann Ihre gesamte Mitarbeiter-Benutzerbasis in Speakap beeinflussen. Diese Checkliste stellt sicher, dass Sie Ihre Änderungen anhand der Ergebnisse des Trockendurchlaufs überprüft und validiert und die Ergebnisse mit Ihrem neuesten HR-Export abgeglichen haben. Falls nötig, können Sie jederzeit selbst zu einer vorherigen Synchronisation zurückkehren oder unser Team um Unterstützung bitten.
1. Voraussetzungen
Lesen Sie vor der Verwendung dieser Checkliste die Anleitung zum Trockendurchlauf: Verwendung des Trockendurchlaufs zur Validierung und Anwendung von Synchronisationsänderungen. Sie müssen den Unterschied zwischen den Abschnitten „Zusammenfassung“, „Anfragen an das Netzwerk“ und „Payload“ verstehen, um eine gültige Prüfung durchzuführen.
2. Prüfung der Mapping-Änderungen
Wenn Sie eine Spalten-, Gruppen- oder Rollen-Mapping ändern, sollte der resultierende Trockendurchlauf vorhersehbar sein.
- Quantifizieren Sie Ihre Auswirkungen: Schätzen Sie vor dem Ausführen des Trockendurchlaufs, wie viele Benutzer von Ihrer Regeländerung betroffen sein sollten.
- Überprüfen Sie die Anzahl: Stellen Sie sicher, dass die im Ergebnis des Trockendurchlaufs angezeigte Anzahl der Änderungen mit Ihrer erwarteten Anzahl übereinstimmt. Wenn die Zahl deutlich höher oder niedriger ist, überprüfen Sie Ihre Mapping-Ausdrücke erneut.
3. Verifikation durch Stichproben
Verlassen Sie sich niemals ausschließlich auf die Zusammenfassungszahlen. Prüfen Sie die Payload für einzelne Personen.
- Öffnen Sie die Exportdatei: Öffnen Sie in einem separaten Browser-Tab die Roh-Exportdatei aus Ihrem HR-System innerhalb von User Sync.
- Wählen Sie Stichprobenbenutzer aus: Wählen Sie einige Benutzer aus dem Trockendurchlauf aus, die für Änderungen markiert sind.
- Validieren Sie die Aktion: Vergleichen Sie deren Daten in der Exportdatei mit der vorgeschlagenen Aktion in Speakap:
- Suspendierungen: Fehlt der Benutzer wirklich im Export, oder entspricht er nicht mehr der „Aktiv“-Mapping-Regel?
- Gruppenentfernungen: Wird die Gruppe aus dem Netzwerk gelöscht, oder erfüllt der Benutzer einfach nicht mehr die Gruppenzuordnungskriterien?
- Datenaktualisierungen: Spiegeln Feldänderungen (wie eine Stellenbezeichnung oder E-Mail-Aktualisierung) die genauen Werte in der HR-Datei wider?
4. Das Vier-Augen-Prinzip
Menschliche Fehler sind die häufigste Ursache für Synchronisationsprobleme. Nutzen Sie eine zweite Meinung bei bedeutenden Aktualisierungen.
- Kollegenprüfung: Wenn ein erheblicher Umfang an Änderungen vorliegt oder Sie sich über die Logik eines Ausdrucks unsicher sind, lassen Sie die Ergebnisse des Trockendurchlaufs von einem Kollegen überprüfen, bevor Sie auf Anwenden klicken.
- Endgültige Eskalation: Wenn weiterhin Zweifel bestehen, wenden Sie sich an den primären Netzwerkadministrator.
- Bestätigen Sie den Umfang: Fragen Sie gezielt nach, ob es korrekt ist, dass „X“ Anzahl von Benutzern suspendiert, zwischen Gruppen verschoben oder erstmals importiert werden.
5. Durchführung der Synchronisation
Fahren Sie erst mit der endgültigen Anwendung der Änderungen fort, wenn alle oben genannten Schritte abgeschlossen sind:
- Klicken Sie auf Änderungen anwenden.
- Führen Sie die numerische Bestätigung durch, indem Sie die genaue Anzahl der angezeigten Änderungen eingeben.
- Überwachen Sie unmittelbar nach Abschluss die Synchronisationsprotokolle, um sicherzustellen, dass keine unerwarteten Fehler aufgetreten sind.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an technicalimplementations@speakap.nl mit Ihrem Netzwerknamen und den Trockendurchlaufergebnissen, bei denen Sie unsicher sind, und wir helfen Ihnen gerne weiter.