Resumen: Con las Tareas puedes gestionar tus pendientes personales o delegar trabajo creando una tarea individual o compartida y asignándola a ti mismo, a colegas específicos o a grupos enteros. Esta guía explica la diferencia entre tareas individuales y compartidas, cómo completar los detalles de la tarea y cómo duplicar una tarea existente.
1. Selecciona ‘Crear +’
En escritorio, haz clic en el botón rojo + Crear en la esquina superior derecha del panel de navegación de Tareas, junto al encabezado "Tareas". En móvil, toca el ícono + en la esquina superior derecha de la pantalla de Tareas, junto al título "Tareas". Cualquiera de las dos opciones abre la ventana Crear Tarea (o la pantalla Crear Tarea en móvil), donde eliges Individual o Compartida y completas el resto de los detalles.
2. Tareas individuales vs. compartidas
Cuando creas una tarea, primero eliges uno de dos tipos de tarea:
- Tarea individual: cada asignado debe completar la tarea por su cuenta. Si asignas una tarea individual a un grupo, cada miembro de ese grupo recibe su propia copia personal y debe marcarla como completada individualmente. La tarea se marca como completada para el usuario que tiene permiso de gestión sobre ella, sólo cuando todos los individuos completan la tarea.
- Tarea compartida: un miembro completa la tarea para todo el grupo. Tan pronto como cualquier asignado marca una tarea compartida como completada, se marca instantáneamente como finalizada para todos a quienes fue asignada. La tarea se marca como completada para el usuario que tiene permiso de gestión sobre ella, sólo cuando todos los grupos completan la tarea.
En escritorio, estas aparecen como las pestañas Tarea individual y Tarea compartida en la parte superior de la ventana Crear Tarea. En móvil, aparecen como las mismas pestañas Individual y Compartida en la parte superior de la pantalla Crear tarea.
3. Elegir para quién es la tarea
Toca o haz clic en Asignar a... para abrir el selector de destinatarios y elegir a quién va la tarea. Puedes asignar una tarea a ti mismo, a una o más personas individuales, o a grupos, Unidades de Negocio o Departamentos Locales. Para una explicación completa del selector, sus tres secciones y sus reglas de selección (como por qué los grupos Secretos y Toda la Red no pueden combinarse con otros destinatarios), consulta: Usar el Selector de Destinatarios en Tareas
El selector de destinatarios funciona de la misma manera en web, web móvil y las aplicaciones para iOS y Android.
4. Añadir detalles de la tarea
- Nombre de la tarea: ingresa un título de máximo 255 caracteres en el campo obligatorio Nombre de la tarea.
- Descripción: usa el campo de descripción para instrucciones o para añadir enlaces web. Usa la barra de herramientas de formato sobre el campo para aplicar Negrita, Cursiva o Tachado, insertar un Enlace o iniciar una lista numerada o con viñetas.
- Fecha de vencimiento: en escritorio, haz clic en el campo del calendario para establecer una fecha de vencimiento. En móvil, activa el interruptor Fecha de vencimiento para mostrar campos separados de fecha y hora. Deja la fecha de vencimiento vacía si una tarea no necesita un plazo; las tareas sin fecha se ordenan al final de la lista.
- Etiquetas: categoriza tu tarea para que sea más fácil encontrarla después. Las etiquetas están disponibles para activar si aún no las tienes; si estás interesado, contacta a support@speakap.nl y consulta el artículo correspondiente: Uso de Etiquetas en Tareas
5. Añadir archivos adjuntos
Usa los íconos de imagen, video y archivo en la barra de herramientas de descripción para adjuntar medios directamente mientras creas la tarea. Para formatos compatibles, límites de tamaño de archivo y el límite combinado de adjuntos para Tareas, consulta: Imágenes, Videos y Archivos Adjuntos en Tareas
6. Duplicar una tarea existente
En lugar de crear una tarea similar desde cero, puedes duplicarla:
- Abre el menú de tres puntos en una tarea, ya sea desde la lista de tareas o desde su vista de detalles.
- Selecciona Duplicar.
- Edita el nombre de la copia, la descripción, los asignados y la fecha de vencimiento según sea necesario.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una tarea individual y una compartida?
Una tarea individual requiere que cada asignado la complete por su cuenta, por lo que cada persona recibe su propia copia para marcar como completada. Una tarea compartida sólo necesita que un asignado la complete una vez, y luego se cierra para todo el grupo.
¿Puedo cambiar a quién se asigna una tarea duplicada?
No. Cuando duplicas una tarea, puedes editar el nombre, la descripción y la fecha de vencimiento, pero los asignados se mantienen igual que en la tarea original y no pueden cambiarse en la copia.
¿Es igual crear una tarea en web y en móvil ahora?
Sí. La creación de tareas, incluyendo la elección Individual/Compartida y el selector de destinatarios, funciona igual en web, web móvil y las aplicaciones para iOS y Android.
¿Aún tienes dudas?
Envíanos un correo a support@speakap.com con el nombre de tu red, a quién intentas asignar la tarea y una captura de pantalla, y te ayudaremos.