Resumen: Esta guía es para administradores y equipos de privacidad o legales que supervisan la desvinculación de empleados. Explica qué sucede con el contenido de un exempleado cuando se elimina su cuenta, la diferencia entre las configuraciones Eliminar y Eliminar y Anonimizar, y cómo cambiar esta configuración para tu red.
Cumplimiento GDPR y CCPA
Cuando un empleado se va, las regulaciones de privacidad como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) establecen reglas estrictas para la retención de datos personales. Por defecto, Speakap elimina la información personal del perfil del empleado desvinculado (como correos electrónicos, números de teléfono y fotos de perfil) pero mantiene su nombre asociado a publicaciones históricas, para que las conversaciones conserven su contexto.
Debido a que mantener el nombre de un exempleado puede ser un área legal gris según tu jurisdicción, Speakap ofrece dos configuraciones de eliminación de cuenta:
| Tipo de eliminación | Comportamiento de retención de datos | Impacto visual en el Feed |
| Eliminar (Predeterminado) | Borra todos los datos personales de contacto, números de teléfono y direcciones de correo electrónico. Conserva el nombre del empleado. | Las publicaciones, comentarios y hilos de chat históricos aún muestran el nombre del exempleado junto a su contenido antiguo. |
| Eliminar y Anonimizar | Borra permanentemente todos los datos personales incluido el nombre del empleado. | Su nombre se reemplaza retroactivamente en toda la plataforma por un marcador genérico "Usuario Eliminado". |
Nota: una cuenta eliminada primero pasa por un período de gracia suspendido de 30 días en el que aún puede ser reactivada, ya sea re-invitando la misma dirección de correo electrónico o, en redes con User Sync, a través del ancla XID. Consulta Qué sucede con una cuenta cuando se elimina un usuario.
Cómo cambiar la configuración de eliminación de tu red
Si tu equipo legal requiere que los nombres de los exempleados se eliminen completamente, los administradores de red pueden cambiar la configuración a nivel de red en un navegador web de escritorio:
- Inicia sesión en tu red Speakap.
- Haz clic en tu avatar de perfil y ve a Configuración de red.
- Selecciona Preferencias en la barra lateral.
- Haz clic en la pestaña Gestión de usuarios.
- Bajo el encabezado Eliminación de cuenta, elige la opción Eliminar y Anonimizar.
- Haz clic en Guardar y aplicar.
Advertencia: este cambio es retroactivo y permanente. Cambiar de Eliminar a Eliminar y Anonimizar actúa como una limpieza global. La plataforma anonimizará instantánea y permanentemente todas las cuentas previamente eliminadas en el historial de tu red. Esto no se puede deshacer.
Cómo se ve el contenido después de la anonimización
Incluso cuando una cuenta está anonimizada, el contenido que la persona creó (como registros de turnos o guías) a menudo sigue siendo importante para tu empresa. Speakap conserva el contenido, pero cambia cómo se muestra el autor.
Actualizaciones, comentarios y noticias
Para las publicaciones en el Feed y en grupos, el nombre del autor se elimina y se reemplaza con un marcador estándar que indica que el autor original ha sido eliminado de la red. Tus empleados restantes aún pueden leer el contenido, mientras que la identidad del autor está protegida.
Chats privados 1 a 1
El historial del chat 1 a 1 permanece disponible para el participante restante, ya que a menudo contiene entregas útiles. El lado del exempleado en la conversación se marca como una cuenta eliminada, y el chat se vuelve permanentemente de solo lectura: no se pueden enviar nuevos mensajes en esa conversación.
Conversaciones grupales
En los chats grupales, un indicador visual claro marca cualquier mensaje enviado por el empleado eliminado. Los miembros restantes del grupo pueden seguir conversando y compartiendo archivos en esa conversación sin interrupciones.
Preguntas frecuentes
Si cambio a Eliminar y Anonimizar, ¿se eliminarán los chats grupales de mi equipo?
No. Los chats grupales, las publicaciones en el Feed y los hilos de comentarios permanecen intactos. Solo se borran el nombre y la identidad del empleado que se fue, reemplazándolos con un marcador genérico, para que la conversación circundante siga siendo legible.
¿Puede un gerente reabrir un chat privado 1 a 1 anonimizado para hacer una pregunta?
No. Una vez que una cuenta está eliminada, esa conversación 1 a 1 se convierte en un archivo de solo lectura. El empleado restante puede desplazarse para revisar mensajes antiguos y archivos subidos, pero se elimina el cuadro de entrada de texto.
¿Cómo maneja User Sync estas configuraciones de eliminación?
User Sync sigue la configuración de tu red. Si tu sincronización procesa una eliminación para un empleado que se fue, la cuenta se maneja con la regla que esté guardada actualmente bajo Gestión de usuarios (Eliminar o Eliminar y Anonimizar).
¿Aún tienes dudas?
Envíanos un correo a support@speakap.com con el nombre de tu red y tu pregunta sobre las configuraciones de eliminación o anonimización, y te ayudaremos.