Resumen: El mapeo de grupos automatiza cómo se distribuyen los usuarios en la estructura de su organización (unidades de negocio y departamentos) y grupos basados en temas, como Noticias de RRHH, Noticias de Operaciones, Nuevas Contrataciones o Equipo de Gestión. Los grupos pueden ser públicos, restringidos, privados o secretos, y solo pueden ser creados por usuarios con los permisos adecuados. Esta guía explica cómo crear reglas que coloquen a los usuarios en las Unidades de Negocio, Departamentos y Grupos correctos según sus datos de RRHH.
1. Visión general del mapeo de grupos
El panel de mapeo de grupos le ofrece una vista central de todas las reglas activas en su configuración de sincronización. Muestra el grupo objetivo, la lógica (expresión) utilizada para seleccionar usuarios, los roles asignados y el número total de usuarios afectados actualmente por cada regla.
- Jerarquía de grupos: active el interruptor Reglas de grupo por padre para organizar sus reglas según la estructura organizacional (por ejemplo, todos los departamentos locales anidados bajo su Unidad de Negocio principal).
- Gestión masiva: desde este panel puede eliminar todas las reglas, exportar su mapeo actual a un archivo CSV o importar nuevas reglas desde un CSV externo para actualizaciones masivas.
2. Creación de una nueva regla de mapeo de grupos
Configurar una regla sigue un proceso estructurado de cinco pasos para que pueda verificar la exactitud antes de que cualquier cambio se active.
Paso 1: Seleccionar grupo objetivo. Elija el grupo objetivo de su red. Puede buscar entre todos los grupos públicos y privados. El sistema oculta los grupos ya asignados para ayudarle a mantenerse organizado.
Paso 2: Configurar reglas de mapeo. Decida qué usuarios deben pertenecer al grupo seleccionado:
- Todos los usuarios: añade automáticamente a todas las personas en su archivo de RRHH a este grupo (útil para grupos a nivel de toda la empresa).
- Reglas específicas: utilice el Editor de expresiones para construir un conjunto de reglas lógicas. Puede filtrar por atributos como Departamento, División, ID Externo o Título del Puesto. Mientras construye una regla, el editor muestra una vista previa en tiempo real de exactamente qué usuarios coinciden con sus criterios. Para más información sobre expresiones, consulte Guía de expresiones personalizadas en User Sync.
Paso 3: Definir roles. Defina el nivel de permiso que los usuarios tendrán dentro de este grupo específico:
- Miembro: los usuarios con este rol tienen acceso estándar.
- Administrador: los usuarios con este rol tienen derechos administrativos sobre el grupo.
- Roles condicionales: puede crear lógica para asignar el rol de Administrador solo a usuarios específicos dentro de ese grupo (por ejemplo: "Si el título del puesto es 'Gerente de tienda', asignar como administrador del grupo").
Dato importante: el mapeo de roles es el mecanismo preferido para asignar permisos en Unidades de Negocio, Departamentos y Grupos. Vea Comprender el mapeo de roles y sus opciones en User Sync.
Paso 4: Estado obligatorio. Determine cuánto control tienen los usuarios sobre su membresía:
- Sí (Bloqueado): el usuario es colocado en el grupo y no puede salir manualmente.
- No (Desbloqueado): el usuario se añade automáticamente pero puede salir del grupo si lo desea.
- Reglas condicionales: puede crear lógica para que usuarios específicos dentro del grupo no puedan salir (por ejemplo: "Si el título del puesto es 'Gerente de tienda', establecer como obligatorio").
Paso 5: Revisión. La etapa final muestra una comparación lado a lado de la Regla actualizada frente a la Regla original. Esto le permite auditar el impacto de sus cambios en usuarios individuales antes de guardar.
3. Expresiones avanzadas de mapeo
El motor de expresiones de Speakap soporta lógica compleja de "y/o" para requisitos organizacionales matizados. Por ejemplo, una sola regla puede dirigirse a múltiples departamentos a la vez:
department == "Equipo de Éxito del Cliente" or department == "Equipo de Soporte Técnico"
Esto mantiene poblados los grupos multifuncionales incluso cuando los nombres de sus departamentos internos evolucionan. Para más información sobre expresiones, consulte Guía de expresiones personalizadas en User Sync.
4. Alerta de usuarios no mapeados
En la parte superior del panel de mapeo de grupos, Speakap muestra una notificación si hay usuarios no mapeados según la selección actual de campos. Haga clic en Configurar campos para asegurarse de que la sincronización está mirando los puntos de datos correctos de RRHH y para minimizar el número de usuarios que terminan sin una asignación de grupo. Esto es importante: dependiendo de sus opciones, los usuarios no mapeados pueden ser excluidos de obtener una cuenta en Speakap por completo. El mapeo correcto también es necesario para dirigir el contenido correcto a las personas adecuadas.
¿Aún tiene dudas?
Envíenos un correo electrónico a technicalimplementations@speakap.nl con el nombre de su red y la regla de mapeo en la que está trabajando, y le ayudaremos.