Samenvatting: Met Taken kun je je persoonlijke to-do's beheren of werk delegeren door een individuele of gedeelde taak aan te maken en deze toe te wijzen aan jezelf, specifieke collega’s of hele groepen. Deze gids legt het verschil uit tussen individuele en gedeelde taken, hoe je de taakdetails invult en hoe je een bestaande taak dupliceert.
1. Selecteer ‘Maak + aan’
Klik op desktop op de rode + Maak aan knop rechtsboven in het navigatievenster Taken, naast de kop "Taken". Op mobiel tik je op het + icoon rechtsboven in het Taakenscherm, naast de titel "Taken". Beide openen het venster Taak aanmaken (of het scherm Taak aanmaken op mobiel), waar je kiest voor Individueel of Gedeeld en de overige details invult.
2. Individuele versus gedeelde taken
Wanneer je een taak aanmaakt, kies je eerst een van de twee taaktypes:
- Individuele taak: elke toegewezene moet de taak zelfstandig voltooien. Als je een individuele taak aan een groep toewijst, ontvangt elk lid van die groep een eigen persoonlijke kopie en moet deze individueel afvinken. De taak wordt als voltooid gemarkeerd voor de gebruiker die de beheersrechten heeft, alleen wanneer alle individuen de taak hebben afgerond.
- Gedeelde taak: één lid voltooit de taak voor de hele groep. Zodra een enkele toegewezene een gedeelde taak als voltooid markeert, wordt deze direct als afgerond gemarkeerd voor iedereen aan wie de taak was toegewezen. De taak wordt als voltooid gemarkeerd voor de gebruiker die de beheersrechten heeft, alleen wanneer alle groepen de taak hebben afgerond.
Op desktop verschijnen deze als de tabbladen Individuele taak en Gedeelde taak bovenaan het venster Taak aanmaken. Op mobiel verschijnen deze als dezelfde tabbladen Individueel en Gedeeld bovenaan het scherm Taak aanmaken.
3. Kiezen voor wie de taak is
Tik of klik op Toewijzen aan... om de ontvangerkiezer te openen en te kiezen aan wie de taak wordt toegewezen. Je kunt een taak aan jezelf toewijzen, aan één of meerdere individuele personen, of aan groepen, Business Units of Lokale Afdelingen. Voor een volledige uitleg van de kiezer, de drie secties en de selectieregels (zoals waarom Geheime groepen en Hele Netwerk niet gecombineerd kunnen worden met andere ontvangers), zie: De ontvangerkiezer gebruiken in Taken
De ontvangerkiezer werkt hetzelfde op web, mobiel web en de iOS- en Android-apps.
4. Taakdetails toevoegen
- Taaknaam: voer een titel in van maximaal 255 tekens in het verplichte veld Taaknaam.
- Beschrijving: gebruik het beschrijvingsveld voor instructies of om weblinks toe te voegen. Gebruik de opmaakbalk boven het veld om Vet, Cursief of Doorhalen toe te passen, een Link in te voegen of een genummerde of opsomminglijst te starten.
- Deadline: klik op desktop op het kalenderveld om een deadline in te stellen. Op mobiel schakel je de Deadline-schakelaar in om aparte datum- en tijdvelden te tonen. Laat de deadline leeg als een taak geen uiterste datum nodig heeft; taken zonder deadline worden onderaan de lijst gesorteerd.
- Tags: categoriseer je taak zodat deze later makkelijker terug te vinden is. Tags zijn beschikbaar om te activeren als je ze nog niet hebt, neem bij interesse contact op met support@speakap.nl en bekijk het relevante artikel: Tags gebruiken in Taken
5. Bijlagen toevoegen
Gebruik de icoontjes voor afbeelding, video en bestand in de beschrijvingswerkbalk om media direct toe te voegen tijdens het aanmaken van de taak. Voor ondersteunde formaten, bestandsgrootte-limieten en de gecombineerde bijlagenlimiet voor Taken, zie: Afbeeldingen, Video’s en Bestandsbijlagen in Taken
6. Een bestaande taak dupliceren
In plaats van een vergelijkbare taak helemaal opnieuw te maken, kun je er een dupliceren:
- Open het drie-puntjes-menu bij een taak, vanuit de takenlijst of vanuit de detailweergave.
- Selecteer Dupliceren.
- Bewerk de taaknaam, beschrijving, toegewezen personen en deadline van de kopie indien nodig.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een individuele en een gedeelde taak?
Een individuele taak vereist dat elke toegewezene deze zelfstandig voltooit, dus elke persoon krijgt een eigen kopie om af te vinken. Een gedeelde taak hoeft maar één keer door een toegewezene te worden afgerond en wordt dan gesloten voor de hele groep.
Kan ik wijzigen aan wie een gedupliceerde taak is toegewezen?
Nee. Wanneer je een taak dupliceert, kun je de taaknaam, beschrijving en deadline aanpassen, maar de toegewezen personen worden overgenomen van de originele taak en kunnen niet worden gewijzigd in de kopie.
Is het aanmaken van een taak nu hetzelfde op web en mobiel?
Ja. Het aanmaken van taken, inclusief de keuze Individueel/Gedeeld en de ontvangerkiezer, werkt op dezelfde manier op web, mobiel web en de iOS- en Android-apps.
Nog steeds hulp nodig?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met je netwerknaam, aan wie je probeert de taak toe te wijzen en een screenshot, dan helpen we je verder.