Samenvatting: Deze gids is bedoeld voor beheerders die handmatig een gebruiker in Speakap hebben verwijderd terwijl die werknemer nog actief is in het HR-systeem. Het legt uit waarom User Sync de gebruiker niet automatisch terugbrengt, hoe u het account kunt herstellen als de verwijdering een vergissing was, en hoe u een account permanent kunt uitsluiten van toekomstige synchronisaties.
Het scenario
U verwijdert handmatig het account van een gebruiker in uw Speakap Netwerkinstellingen, maar die werknemer is nog steeds in dienst en actief in uw HR-systeem. Zal User Sync hem of haar tijdens de volgende synchronisatie opnieuw aanmaken of herstellen?
Nee. De gebruiker wordt niet hersteld. De handmatige verwijdering wordt niet tenietgedaan door de synchronisatie, en de gebruiker blijft verwijderd uit het Speakap-netwerk.
Waarom herstelt User Sync de gebruiker niet?
User Sync is volledig mutatie-gebaseerd: het neemt alleen actie in Speakap wanneer er iets verandert (een mutatie) in uw HR-systeem.
- Geen verandering betekent geen actie. Als het HR-profiel van de werknemer exact hetzelfde blijft, zonder wijzigingen in naam, functie, afdeling of arbeidsstatus, detecteert User Sync niets nieuws om te verwerken.
- Het resultaat: het HR-systeem stuurt geen update voor die werknemer, dus stuurt User Sync niets naar Speakap en blijft het handmatig verwijderde account verwijderd.
Hoe een handmatig verwijderd gebruiker te herstellen
Als de verwijdering een vergissing was en u wilt dat User Sync het account opnieuw aanmaakt, moet u de synchronisatie een verandering laten zien. Hier is de praktische oplossing:
- Open uw HR- of salarisadministratiesysteem.
- Breng een kleine, tijdelijke wijziging aan in het profiel van de betreffende gebruiker (bijvoorbeeld een tussenletter toevoegen of een cijfer van het telefoonnummer wijzigen).
- Sla het profiel op.
Dit creëert een nieuwe mutatie. Tijdens de volgende geplande synchronisatie detecteert User Sync de verandering en stuurt het profiel naar Speakap, waardoor het account wordt hersteld en de gebruiker opnieuw wordt uitgenodigd. Zodra het account weer actief is, kunt u de tijdelijke wijziging in uw HR-systeem veilig terugdraaien.
Een gebruiker permanent uitsluiten van de synchronisatie
Soms wilt u het tegenovergestelde: een Speakap-account dat uitgeschakeld blijft, zelfs als het HR-profiel van de werknemer in de toekomst verandert. Hiervoor moet het Employee ID van de gebruiker worden uitgesloten met een 'active' regel in de User Sync-configuratie.
- Optie A (zelfservice): als uw organisatie beheerdersrechten heeft voor de User Sync-configuratie, kunt u zelf de 'active' regel toevoegen om het Employee ID uit te sluiten. Lees meer over de te gebruiken expressies in Gids voor aangepaste expressies in User Sync.
- Optie B (Speakap-team): als u geen toegang heeft tot de User Sync-configuratie of hulp wilt bij het instellen van de uitsluitingsregel, stuur dan een e-mail naar technicalimplementations@speakap.nl met de volledige gegevens van de gebruiker en het Employee ID en vraag om het account uit te sluiten van de synchronisatie.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op technicalimplementations@speakap.nl met uw netwerknaam, het Employee ID van de gebruiker en wat u probeert te bereiken, dan helpen wij u verder.