Handleiding voor Aangepaste expressies in User Sync

Samenvatting: Aangepaste expressies vormen de logische kracht achter Speakap's User Sync. Ze stellen je in staat om geavanceerde regels te creëren voor het filteren van gebruikers, toewijzen van groepen en het koppelen van dynamische profielgegevens op basis van specifieke voorwaarden in je HR-bronbestand.

1. Begrip van expressies

Expressies zijn logische uitspraken die worden gebruikt binnen Kolomtoewijzing, Groepstoewijzing en Roltoewijzing om te bepalen hoe gegevens geïnterpreteerd worden. Door gebruik te maken van operatoren (zoals "is gelijk aan" of "bevat"), kun je complexe organisatorische vereisten automatiseren zonder handmatig werk.

2. Veelvoorkomende logische operatoren

Om een expressie te bouwen, gebruik je standaard logische symbolen om HR-gegevensvelden te vergelijken met specifieke waarden.

3. Geavanceerde functionele expressies

Soms zijn eenvoudige vergelijkingen niet voldoende. Speakap ondersteunt geavanceerde functies om binnen tekststrings te zoeken of numerieke bereiken te behandelen.

• Bevat waarde (includes): gebruikt om naar een specifiek woord binnen een groter veld te zoeken.

• Voorbeeld: includes('Jobtitle', "bedrijfsleider") and Department == "WW"
• Betekenis: richt zich op iedereen in afdeling "WW" wiens functietitel het woord "bedrijfsleider" bevat.

• Uitsluiting (not): gebruikt om een regel om te keren.

• Voorbeeld: Division == "WR" and not(startsWith(externalId, "0004"))
• Betekenis: richt zich op iedereen in divisie "WR" behalve degenen waarvan het personeelsnummer begint met "0004".

• Begint met (startsWith): richt zich op gebruikers op basis van de beginletters van een string.

• Voorbeeld: gebruik dit om groepen werknemers te filteren op ID-voorvoegsels (bijvoorbeeld seizoenswerkers versus vaste medewerkers).

4. Omgaan met bereiken en meerdere voorwaarden

Je kunt meerdere logische controles combineren met and of or om precieze gebruikersgroepen te targeten.

• Numerieke bereiken: om een specifiek blok kostenplaatsen of ID's te targeten.

• Voorbeeld: externalID >= 4000 and externalID <= 4900
• Betekenis: selecteer iedereen met een afdelingscode tussen 4000 en 4900 inclusief.

5. Dynamische gegevensselectie (Ternary logica)

Expressies kunnen kiezen tussen twee gegevenspunten als er één ontbreekt, of een voorkeur instellen, zoals e-mailadressen of systeemtalen.

• Fallback e-mail: zorgt ervoor dat een gebruiker altijd een e-mailadres toegewezen krijgt.

• Expressie: 'E-mail werk' ? 'E-mail werk' : 'E-mail privé'
• Betekenis: gebruik de kolom "Werk e-mail"; als die leeg is, gebruik dan de kolom "Privé e-mail".

• Taalkeuze: stelt dynamisch de uitnodigings- en interface-taal in op basis van de kostenplaats van een gebruiker.

• Expressie: ('Primary Costcenter' >= 4000 and 'Primary Costcenter' <= 4899) or ('Primary Costcenter' >= 4900 and 'Primary Costcenter' <= 4999) ? "fr-FR" : "en-GB"
• Betekenis: gebruikers in kostenplaatsen 4000-4999 krijgen een Franse interface e-mail; iedereen anders krijgt een Engelse.

6. Beste praktijken voor het bouwen van expressies

• Aanhalingstekens: zet tekstwaarden (strings) altijd tussen dubbele aanhalingstekens (bijvoorbeeld "Management").
• Veldnamen: zorg ervoor dat de veldnamen in je expressie exact overeenkomen met de kolomkoppen in je HR-exportbestand.
• Testen: gebruik de Dry run binnen de mapping-instellingen om te verifiëren dat je expressie overeenkomt met het verwachte aantal gebruikers voordat je wijzigingen toepast. Zie De Dry run gebruiken om synchronisatiewijzigingen te valideren en toe te passen.

Nog steeds vastgelopen?

Stuur ons een e-mail op technicalimplementations@speakap.nl met je netwerknaam en de expressie die je probeert te bouwen, dan helpen we je verder.