Samenvatting: Deze gids is bedoeld voor beheerders en HR- of IT-teams die het e-mailadres van een medewerker in hun HR-systeem of Identity Provider (IdP) hebben gewijzigd en willen weten wat er in Speakap gebeurt. Het resultaat hangt af van of u Single Sign-On (SSO) gebruikt en of de gebruiker zijn account al heeft geactiveerd.
SSO-gebruikers: volledig automatisch
Als uw organisatie Single Sign-On (SSO) gebruikt, is de e-mailupdate volledig automatisch.
- Wat u doet: werk het inlog-e-mailadres van de gebruiker bij in uw HR-systeem of Identity Provider (IdP).
- Wat Speakap doet: detecteert de wijziging en synchroniseert het nieuwe e-mailadres tijdens de volgende geplande User Sync-run. Geen handmatige stappen nodig.
- Wat de gebruiker doet: na de synchronisatie logt hij in met zijn bijgewerkte e-mailadres als gebruikersnaam.
Standaardaccounts (geen SSO)
Als medewerkers inloggen met een e-mailadres en wachtwoord, hangt het gedrag af van of de gebruiker zijn account al heeft geactiveerd.
Scenario A: de gebruiker heeft zijn account nog niet geactiveerd
Als de medewerker een uitnodiging heeft ontvangen maar de accountactivatie nog niet heeft voltooid:
- Werk het e-mailadres bij in uw HR-systeem.
- Tijdens de volgende User Sync-run detecteert Speakap de wijziging.
- Speakap annuleert automatisch de oude uitnodiging en verstuurt een nieuwe uitnodigingsmail naar het bijgewerkte adres. De gebruiker klikt op de link in die e-mail om zijn account te activeren.
Scenario B: de gebruiker heeft zijn account al geactiveerd
Als de medewerker al is ingelogd in Speakap, zal het wijzigen van zijn e-mailadres in uw HR-systeem niet zijn actieve inloggegevens bijwerken. Kies een van deze twee opties:
- Optie 1 (zelfbediening door gebruiker): de medewerker werkt zijn e-mailadres bij in zijn eigen profielinstellingen. Zie Gebruikersnaam of primair e-mailadres van een gebruiker wijzigen voor de stappen om met hem te delen. Belangrijk: de gebruiker moet inloggen via de desktop webbrowser-versie van Speakap om zijn e-mailadres te wijzigen. Om veiligheidsredenen kan dit niet in de mobiele app.
- Optie 2 (Speakap-ondersteuning): als zelfbediening geen optie is, kunnen wij de wijziging voor u uitvoeren. Stuur een e-mail naar support@speakap.com met het oude en het nieuwe e-mailadres van de gebruiker.
Veelgestelde vragen
Wordt het bijwerken van een e-mailadres in ons HR-systeem automatisch gesynchroniseerd met Speakap voor SSO-gebruikers?
Ja. Als uw organisatie Single Sign-On gebruikt, wordt de wijziging automatisch verwerkt tijdens de volgende geplande User Sync-run. Daarna logt de medewerker in met zijn nieuwe e-mailadres als gebruikersnaam.
Wat gebeurt er met een niet-geactiveerde gebruikersuitnodiging als het e-mailadres wijzigt in ons HR-systeem?
Speakap detecteert de wijziging tijdens de volgende synchronisatie, maakt de oude uitnodigingslink ongeldig en verstuurt een nieuwe uitnodiging naar het nieuwe e-mailadres.
Kan een geactiveerde medewerker zijn inlog-e-mailadres wijzigen via de mobiele app?
Nee. Om veiligheidsredenen zijn e-mailwijzigingen uitgeschakeld in de mobiele app. De medewerker moet inloggen via de desktop webbrowser-versie om zijn e-mailadres te wijzigen.
Hoe kunnen beheerders het e-mailadres van een geactiveerde gebruiker bijwerken als de gebruiker dit zelf niet kan doen?
Stuur een e-mail naar support@speakap.com met het oude e-mailadres van de gebruiker en het nieuwe adres dat moet worden ingesteld, dan regelen wij het voor u.
Nog steeds problemen?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met uw netwerknaam, het oude en nieuwe e-mailadres van de gebruiker, en of u SSO gebruikt, dan helpen wij u verder.