Samenvatting: Deze gids legt uit hoe je gedecentraliseerd gebruikersbeheer in Speakap kunt inschakelen en gebruiken. Organisaties met een gecentraliseerde werknemersdatabase vertrouwen doorgaans op onze geautomatiseerde User Sync, maar bedrijven met franchises of gedecentraliseerde structuren hebben meer flexibiliteit nodig. Met deze opzet kunnen Netwerkbeheerders lokale beheerders gebruikers binnen hun eigen Business Units of Lokale Afdelingen uitnodigen en verwijderen.
1. Wanneer gebruik je gedecentraliseerd gebruikersbeheer
Voor bedrijven met een gecentraliseerde database van hun werknemers is de User Sync-functie vaak alles wat ze nodig hebben om hun Speakap-gebruikers automatisch te beheren. Maar als je zo'n database niet hebt, of als je met veel franchises werkt, is een gecentraliseerde aanpak mogelijk niet haalbaar.
Voor deze gevallen stelt Speakap je in staat om gebruikersbeheer te decentraliseren, zodat lokale managers het in- en uitstappen van hun eigen teamleden direct kunnen afhandelen.
2. De rol configureren (voor Netwerkbeheerders)
Voordat een beheerder van een Business Unit of Lokale Afdeling gebruikers kan beheren, moet een Netwerkbeheerder hun rol de juiste toestemming geven:
- Ga naar je Netwerkinstellingen.
- Selecteer de sectie Rollen in het menu.
- Open de rol die je wilt bewerken, of maak een nieuwe rol aan.
- Ga naar het tabblad Netwerkinstellingen binnen de rolconfiguratie.
- Schakel de toestemming "Gebruikers en uitnodigingen beheren binnen beheerde organisatorische groepen" in.
- Klik op Opslaan om de rol bij te werken.
De rol toewijzen: om deze rol toe te wijzen aan de juiste lokale beheerder(s), ga je terug naar het Rollen-scherm, beweeg je de muis over de rol, klik je op het instellingenwiel aan de rechterkant, selecteer je Leden toevoegen en klik je op Opslaan.
Voor rollen en rechten in het algemeen, zie Rollen en Rechten Aanmaken en Beheren.
3. Nieuwe gebruikers uitnodigen (voor Lokale Beheerders)
Zodra een beheerder van een Business Unit of Lokale Afdeling de juiste toestemming heeft, kan hij of zij nieuwe gebruikers uitnodigen voor hun business unit en onderliggende afdelingen via e-mail:
- Ga naar je specifieke Organisatie-instellingen (bijv. je Business Unit of Lokale Afdeling).
- Selecteer de sectie Uitnodigingen.
- Klik op de knop + Uitnodigen.
- Voer het(e) e-mailadres(sen) in van de gebruiker(s) die je wilt uitnodigen. Opmerking: je kunt meerdere e-mailadressen tegelijk kopiëren en plakken, gescheiden door spaties of komma's.
- Selecteer de Business Unit en/of Lokale Afdeling(en) waaraan de gebruiker moet worden toegewezen, en stel in of hij of zij beheerder is of niet.
- (Optioneel) Voeg een persoonlijk bericht toe aan de uitnodigingsmail.
- Klik op Uitnodigen om te verzenden.
Belangrijke opmerking over netwerktoegang: met deze toestemming nodigen lokale beheerders nieuwe gebruikers uit voor het hele Speakap-netwerk, niet alleen voor de lokale groep. Uitgenodigde gebruikers kunnen ook berichten zien en erop reageren die op de hoofdnetwerkfeed worden geplaatst.
4. Gebruikers verwijderen (voor Lokale Beheerders)
Wanneer een werknemer het bedrijf verlaat of van locatie verandert, moet ook hun toegang worden aangepast. Als lokale beheerder met de juiste rechten zie je twee opties wanneer je een gebruiker verwijdert uit je Business Unit of Lokale Afdeling:
- Verwijderen uit Business Unit: verwijdert de gebruiker uit je specifieke Business Unit of Lokale Afdeling, maar niet van het Speakap-platform. De gebruiker kan nog steeds inloggen, netwerkbrede feedberichten lezen en toegang krijgen tot andere groepen waarvan hij lid is. Gebruik dit voor werknemers die naar een andere bedrijfslocatie overgaan.
- Verwijderen uit Netwerk: verwijdert de gebruiker volledig uit het Speakap-netwerk. De gebruiker kan niet langer inloggen of toegang krijgen tot bedrijfsinformatie. Gebruik dit wanneer een werknemer het bedrijf helemaal verlaat.
Nog steeds hulp nodig?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met de naam van je netwerk en de betrokken rol of Business Unit, dan helpen we je verder.