Samenvatting: Deze gids helpt netwerkbeheerders bij het opzetten van een veilige ruimte voor externe partners, zoals aannemers, leveranciers, franchisenemers of consultants, zonder concessies te doen aan de privacy van het netwerk. Het behandelt wat externe gebruikers wel en niet kunnen doen, en hoe Speakap bedrijfsgevoelige informatie beschermt tegen onbedoelde openbaarmaking.
1. Je werkomgeving veilig houden
Door de toegang van derden te beperken, kunnen externe gebruikers efficiënt communiceren met jouw team, zonder de bredere, bedrijfsgevoelige informatie te zien die netwerkbreed wordt gedeeld.
Beveiliging tegen onbedoelde openbaarmaking: wanneer een interne medewerker een update begint te schrijven in een groep met externe leden, toont Speakap een duidelijke waarschuwing direct in de tekstbewerker. Deze real-time waarschuwing herinnert de auteur eraan de tekst te controleren en te voorkomen dat documenten alleen voor intern gebruik, financiële rapporten of gevoelige gegevens in die gedeelde ruimte worden gepubliceerd.
Om externe gebruikers uit te nodigen, zie Hoe gebruikers uit te nodigen.
2. Wat externe gebruikers WEL kunnen doen
Binnen hun toegewezen groepen krijgen externe gebruikers dezelfde soepele ervaring als je eigen personeel. Binnen de grenzen van hun groep kunnen zij:
- Updates plaatsen: berichten delen, shoutouts geven en deelnemen aan open groepsgesprekken. Alleen als dit is ingeschakeld in de groepsvoorkeuren.
- Teamleden bekijken: de namen en profielen zien van andere leden van exact dezelfde groep.
- Gesprekken starten: directe berichten sturen of groepschats starten met gebruikers die dezelfde groepslidmaatschap delen. Alleen als dit is toegestaan in de machtigingen.
- Inhoud lezen: groepsspecifieke nieuwsitems lezen en gedeelde documentmappen of bestanden openen.
- Zoeken: zoeken en toegang krijgen tot resultaten die strikt beperkt zijn tot hun eigen groep.
3. Wat externe gebruikers NIET kunnen doen
Om de privacy van je netwerk te beschermen, hanteert het platform strikte beperkingen voor alle typen externe accounts. Externe gebruikers zijn volledig geblokkeerd van:
- De collega-directory: globale bedrijfsprofielinformatie is verborgen voor externe gebruikers.
- Groepsoverzichten: zij kunnen de volledige lijst van alle bedrijfs groepen niet zien in het ontdek- of overzichtspaneel.
- Communicatie tussen groepen: zij kunnen geen groepschat starten of directe berichten sturen naar medewerkers buiten hun toegewezen groepen.
- Inhoud buiten hun groepen: zij kunnen geen nieuwsartikelen bekijken, geen zoekresultaten zien of mappen openen die behoren tot het netwerk, de bedrijfseenheden, afdelingen of groepen waarvan zij geen lid zijn.
- Groepen joinen of verlaten: externe gebruikers kunnen niet zelfstandig bedrijfsgroepen joinen of verlaten.
Veelgestelde vragen
Hoe voorkomt Speakap dat medewerkers bedrijfsgevoelige informatie delen met externe gebruikers?
Het platform toont automatisch een real-time waarschuwing wanneer een reguliere gebruiker een update begint te plaatsen in een groep met externe partners, zodat de auteur de tekst controleert op gevoelige gegevens voordat deze wordt gepubliceerd.
Kunnen externe gebruikers een groepschat starten met iedereen in de bedrijfsdirectory?
Nee. Externe gebruikers kunnen alleen berichten sturen naar collega’s die lid zijn van exact dezelfde groep. De rest van de bedrijfsdirectory blijft voor hen volledig onzichtbaar.
Mogen externe gebruikers zelf groepen joinen of verlaten?
Nee. Externe gebruikers kunnen niet zelfstandig groepen joinen of verlaten. Het toevoegen en verwijderen moet worden gedaan door een bevoegde netwerkbeheerder.
Wat kan een externe gebruiker zien binnen zijn toegewezen groep?
Ze kunnen nieuwsitems lezen, gedeelde bestanden downloaden, groepsleden bekijken, deelnemen aan gesprekken in updates en zoeken binnen de groep, zolang die inhoud direct binnen de groep wordt gepubliceerd waartoe ze behoren.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur een e-mail naar support@speakap.com met je netwerknaam en wat je probeert in te stellen voor je externe gebruikers, dan helpen wij je verder.