Samenvatting: Deze handleiding laat Netwerkbeheerders zien hoe ze medewerkers kunnen uitnodigen voor hun Speakap-netwerk via e-mail, en wat te doen bij medewerkers zonder e-mailadres. Het behandelt ook de belangrijke regel voor netwerken die User Sync gebruiken.
1. Voordat je begint: netwerken met User Sync
Als jouw organisatie een actieve User Sync heeft gekoppeld aan je HR-systeem, nodig dan geen gebruikers handmatig uit. Handmatige uitnodigingen kunnen dubbele accounts of conflicten veroorzaken met de sync, die bedoeld is als de enige bron van waarheid voor de gebruikers van je netwerk. Om je User Sync in te stellen of aan te passen, stuur een e-mail naar technicalimplementations@speakap.nl.
2. E-mailuitnodigingen versturen
Voor netwerken zonder automatische sync kun je uitnodigingen rechtstreeks naar het e-mailadres van een medewerker sturen. Er zijn twee routes, en beide werken:
- Netwerkinstellingen > Gebruikers, klik vervolgens op + Uitnodigen.
- Netwerkinstellingen > Uitnodigingen, klik vervolgens op + Uitnodigen.
Hier is de volledige procedure:
- Klik op je avatar rechtsboven en selecteer Netwerkinstellingen.
- Open Gebruikers of Uitnodigingen in het menu aan de linkerkant.
- Klik op de knop + Uitnodigen.
- Vul de gegevens van de genodigde in:
- Type: kies tussen een Interne of Externe gebruiker.
- E-mail: voer het werk- of persoonlijke e-mailadres van de gebruiker in.
- Rol: ken de juiste netwerkrol toe, zoals Lid (standaard).
- Groepen: selecteer de Business Units of Groepen waartoe zij behoren.
- Persoonlijk bericht: voeg optioneel een persoonlijke notitie toe aan de uitnodigingsmail.
- Klik op Gebruikers uitnodigen voor netwerk om de uitnodiging te versturen.
3. Gebruikers uitnodigen zonder e-mailadres
Speakap biedt tijdelijke inloggegevens voor medewerkers die geen werk-e-mailadres hebben.
- Geef de medewerker hun unieke tijdelijke gebruikersnaam en wachtwoord. Deze worden meestal gedeeld via SMS, onboarding slides of posters op de werkplek.
- Vraag hen om de URL van je netwerk te bezoeken of de app te downloaden.
- Bij de eerste aanmelding voeren ze de tijdelijke gegevens in en worden ze gevraagd een permanent wachtwoord in te stellen.
- Tip: adviseer hen tijdens deze stap een persoonlijk e-mailadres toe te voegen, zodat ze hun wachtwoord later gemakkelijk kunnen herstellen.
Voor het aanmaken en beheren van deze uitnodigingen, zie Aanmaken en beheren van afdrukbare uitnodigingen.
4. Anderen gebruikers laten uitnodigen
Je kunt andere rollen toestemming geven om leden uit te nodigen, zowel netwerkbreed als alleen binnen de Business Units, Afdelingen of Groepen die zij beheren. Zo kunnen lokale managers de onboarding van hun eigen team regelen.
- Voor het instellen van lokaal gebruikersbeheer, zie Gedecentraliseerd gebruikersbeheer.
- Voor het aanmaken of bewerken van rollen, zie Rollen en rechten aanmaken en beheren.
5. Beheren van openstaande uitnodigingen
Zodra uitnodigingen zijn verstuurd, kun je bijhouden wie nog niet geactiveerd heeft:
- Een enkele uitnodiging opnieuw versturen of annuleren: zie Uitnodigingen opnieuw versturen of verwijderen.
- Alle uitnodigingen in één keer opnieuw versturen: zie Uitnodigingen in bulk opnieuw versturen.
- Alle genodigden exporteren naar een CSV-bestand: zie Exporteren van je gebruikers- en uitnodigingenlijsten.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met de naam van je netwerk en het e-mailadres dat je probeert uit te nodigen, dan helpen we je verder.