Samenvatting: Deze woordenlijst is een naslagwerk voor de terminologie, functies en technische logica die binnen Speakap User Sync worden gebruikt. Gebruik het om de configuratieopties en principes van gegevensbeheer beter te begrijpen.
A
- Stop bij te veel wijzigingen (%): een veiligheidsmechanisme dat een synchronisatie automatisch stopt als het percentage gewijzigde gebruikers een gedefinieerde drempel overschrijdt (bijvoorbeeld 10%), om per ongeluk massale verwijderingen of uitnodigingen te voorkomen.
- Actieve regel: een logische uitdrukking binnen Kolommapping die bepaalt of een gebruikersrecord "Actief" of "Inactief" moet zijn in Speakap (bijvoorbeeld op basis van de HR-arbeidsstatus).
- Wijzigingen toepassen: de definitieve actie na een Droge run om gegevensupdates door te voeren naar het live Speakap-netwerk. Dit vereist numerieke bevestiging van het aantal wijzigingen.
B
- Business unit (BU): een primaire organisatorische laag in Speakap, vaak representatief voor een specifiek land, regio of merk. Gebruikers kunnen automatisch aan BU's worden toegewezen via Groepsmapping.
C
- Wijzigingsgeschiedenis: een logboek binnen elke mappingsectie (Kolom, Groep, Rol) die elke revisie door beheerders bijhoudt, inclusief tijdstempels en opmerkingen.
- Kolommapping: het proces van het koppelen van specifieke velden uit uw HR-systeem (bijvoorbeeld work.title) aan Speakap-gebruikersprofielvelden (bijvoorbeeld Functietitel).
- Connector: de technische brug die User Sync in staat stelt gegevens op te halen uit uw bron van waarheid, zoals een HRIS API (HiBob, AFAS) of een beveiligde bestandsserver (SFTP).
- Aangepaste expressie: logische uitspraken (met gebruik van ==, !=, includes, enzovoort) die complexe gegevensfiltering en toewijzingsregels mogelijk maken.
D
- Standaardrol: een basismachtigingsniveau dat aan alle gebruikers wordt toegewezen die door een specifieke synchronisatieconfiguratie worden verwerkt, tenzij overschreven door Rolmappingregels.
- Droge run: een verplichte simulatie-tool die de voorspelde resultaten van een synchronisatie toont voordat er daadwerkelijk wijzigingen worden doorgevoerd in het live netwerk.
E
- Expressie-editor: een tool binnen User Sync waarmee beheerders logische regels kunnen opstellen en een realtime voorbeeld kunnen zien van welke gebruikers aan die criteria voldoen.
- Extern ID (XID): de unieke, permanente identificator (anker) voor een gebruikersaccount. Dit wordt meestal gekoppeld aan een personeelsnummer of uniek e-mailadres. Eenmaal toegewezen, mag dit nooit veranderen.
G
- Groepsmapping: regels die het lidmaatschap van gebruikers in Business Units, Lokale Afdelingen en Onderwerpgroepen automatiseren op basis van attributen in het HR-bronbestand.
I
- Identiteitsprovider: een dienst van derden (bijvoorbeeld Okta of Azure AD) die wordt gebruikt voor Single Sign-On (SSO). Dit wordt geconfigureerd in de synchronisatieopties om gebruikers naar de juiste inlogmethode te leiden.
- Includes: een functionele expressie die controleert of een specifieke tekststring voorkomt binnen een gegeven veld (bijvoorbeeld zoeken naar een trefwoord in een functietitel).
- Inactieve gebruiker: een gebruiker die is gedeactiveerd (geschorst) in het Speakap-systeem en niet langer kan inloggen.
- Uitnodigingsbericht: de automatische e-mail of melding die naar nieuwe gebruikers wordt gestuurd. Deze kunnen worden aangepast om verschillende berichten naar verschillende doelgroepen te sturen (bijvoorbeeld per taal).
L
- Lokale afdeling: een secundair organisatorisch niveau onder een Business Unit, meestal representatief voor een specifiek team, winkellocatie of filiaal.
- Vergrendelde groep (Verplicht): een groepslidmaatschap dat een gebruiker niet handmatig kan verlaten omdat het wordt afgedwongen door de User Sync-regels.
M
- Mapping: de algemene term voor de logica die HR-gegevens vertaalt naar Speakap-structuur- of profielgegevens.
- Mutatie: elke wijziging aan een gebruikersaccount die door de synchronisatie wordt veroorzaakt, inclusief aanmaak, profielupdates, groepswijzigingen of schorsingen.
N
- Normalisatie: het proces van het herformatteren van HR-gegevens om te voldoen aan de vereisten van Speakap, meestal gebruikt voor datumnotaties (bijvoorbeeld het omzetten van DD/MM/JJ naar JJJJ-MM-DD).
O
- Organisatieoverzicht: een realtime auditpagina onderaan de User Sync-configuratie die het gehele netwerk uitsplitst naar Business Units, Afdelingen en Groepen, met ledenaantallen en specifieke gebruikerslijsten. Voor hoe u dit gebruikt om uw synchronisatieresultaten te auditen, zie Opties, uitnodigingen en schema's configureren in User Sync.
P
- Payload: de ruwe JSON-gegevens die worden getoond in een Droge run en exact aangeven welke waarden het systeem van plan is toe te passen op het Speakap-netwerk voor een specifieke gebruiker of groep.
- Primair e-mailadres: het hoofdcontactadres dat aan een gebruiker is gekoppeld, gebruikt voor systeemuitnodigingen en meldingen.
R
- Rolmapping: de automatische toewijzing van administratieve rechten (Netwerkbeheerder, BU-beheerder, enzovoort) op basis van HR-attributen zoals functietitel of afdeling.
S
- Planning: de configuratie die bepaalt wanneer de synchronisatie automatisch wordt uitgevoerd (bijvoorbeeld elke dag om 06:00 uur).
- StartsWith: een functionele expressie die gebruikers filtert op basis van de beginletters van een veld, vaak gebruikt om specifieke blokken van personeels-ID's te identificeren.
- Synchronisatielogs: een register van eerdere synchronisatie-uitvoeringen, met succespercentages, tijdstempels en eventuele technische fouten die tijdens het proces zijn opgetreden.
T
- Ternary-operator: een logische verkorting die in expressies wordt gebruikt om een fallback-waarde te bieden (bijvoorbeeld Veld A ? Waarde 1 : Waarde 2).
U
- Niet-gemapte gebruikers: gebruikers die in het HR-bronbestand voorkomen maar niet voldoen aan enige criteria in de huidige Groepsmapping en daarom niet in de organisatiestructuur worden geplaatst.
Nog steeds vastgelopen?
Mail ons op technicalimplementations@speakap.nl met uw netwerknaam en de term of instelling waar u een vraag over heeft, dan helpen we u graag verder.