Samenvatting: Het uitvoeren van een gebruikerssynchronisatie kan invloed hebben op uw gehele medewerkersbestand in Speakap. Deze checklist zorgt ervoor dat u uw wijzigingen heeft beoordeeld en gevalideerd met behulp van de resultaten van de Droge run, en de uitkomsten heeft gecontroleerd aan de hand van uw meest recente HR-export. Indien nodig kunt u altijd zelf terugkeren naar een eerdere synchronisatie of ons team om hulp vragen.
1. Vereiste kennis
Lees voordat u deze checklist gebruikt de handleiding over de Droge run: De Droge run gebruiken om synchronisatiewijzigingen te valideren en toe te passen. U moet het verschil begrijpen tussen de secties "Samenvatting", "Verzoeken aan netwerk" en "Payload" om een geldige controle uit te voeren.
2. Controle van de mappingwijziging
Wanneer u een kolom-, groep- of rolmapping wijzigt, moet de resulterende Droge run voorspelbaar zijn.
- Kwantificeer uw impact: schat vóór het uitvoeren van de Droge run in hoeveel gebruikers door uw regelwijziging beïnvloed zouden moeten worden.
- Controleer het aantal: zorg ervoor dat het aantal wijzigingen dat in de resultaten van de Droge run wordt weergegeven overeenkomt met uw verwachte aantal. Als het aantal significant hoger of lager is, bekijk dan uw mappingexpressies opnieuw.
3. Verifiëren door middel van steekproeven
Vertrouw nooit alleen op de samenvattende cijfers. Controleer de Payload voor specifieke personen.
- Open het exportbestand: open in een apart browsertabblad het ruwe exportbestand uit uw HR-systeem binnen User Sync.
- Kies steekproefgebruikers: selecteer een paar gebruikers uit de Droge run die gemarkeerd zijn voor wijzigingen.
- Valideer de actie: vergelijk hun gegevens in het exportbestand met de voorgestelde actie in Speakap:
- Opschortingen: ontbreekt de gebruiker echt in de export, of voldoet hij niet langer aan de "Actief" mappingregel?
- Groepsverwijderingen: wordt de groep verwijderd uit het netwerk, of voldoet de gebruiker gewoon niet meer aan de criteria van de groepsmapping?
- Gegevensupdates: komen veldwijzigingen (zoals een functietitel of e-mailupdate) overeen met de exacte waarden in het HR-bestand?
4. Het vier-ogenprincipe
Menselijke fouten zijn de meest voorkomende oorzaak van synchronisatieproblemen. Gebruik een tweede paar ogen voor belangrijke updates.
- Collegiale controle: als er een groot aantal wijzigingen is, of als u twijfelt aan de logica van een expressie, laat dan een collega de resultaten van de Droge run beoordelen voordat u op Toepassen klikt.
- Laatste escalatie: als er intern twijfel blijft bestaan, neem dan contact op met de primaire Netwerkbeheerder.
- Bevestig de reikwijdte: vraag specifiek of het klopt dat "X" aantal gebruikers wordt geschorst, tussen groepen wordt verplaatst of voor het eerst wordt geïmporteerd.
5. De synchronisatie uitvoeren
Ga pas over tot het definitief toepassen van wijzigingen als alle bovenstaande stappen zijn voltooid:
- Klik op Wijzigingen toepassen.
- Voer de numerieke bevestiging uit door het exacte aantal weergegeven wijzigingen in te typen.
- Houd onmiddellijk na voltooiing de Synchronisatielogs in de gaten om te controleren of er geen onverwachte fouten zijn opgetreden.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur een e-mail naar technicalimplementations@speakap.nl met uw netwerknaam en de resultaten van de Droge run waarover u twijfelt, dan helpen wij u verder.