Samenvatting: Deze gids legt uit wie taken kan aanmaken, toewijzen, bekijken en beheren in Speakap: de standaard permissieniveaus, de groeps-/Business Unit-instelling die gewone leden toestaat taken te beheren voor hun eigen groep, en de vijf taakrechtenopties die Netwerkbeheerders kunnen toewijzen via rollen. Het is bedoeld voor Netwerkbeheerders en Business Unit-, Afdelings- of groepsbeheerders.
1. Standaard permissieniveaus
- Iedereen: kan een taak voor zichzelf aanmaken. Deze persoonlijke takenlijstmogelijkheid is niet gekoppeld aan enige beheerdersrechten.
- Netwerkbeheerders: kunnen elke taak zien, toewijzen, bewerken en verwijderen die op het netwerk is toegewezen, of deze nu door henzelf of anderen is toegewezen aan individuen, business units, afdelingen of groepen.
- Business unit-beheerders en groepsbeheerders: hebben dezelfde volledige controle — zien, toewijzen, bewerken, verwijderen — binnen hun eigen scope, dat wil zeggen hun BU of groep.
Voor een volledige uitleg over de ontvangerkiezer en hoe het selecteren van een groep invloed heeft op de personen eronder, zie: Gebruik van de ontvangerkiezer in taken
2. Groepsleden taken laten beheren voor hun eigen groep
Standaard kunnen alleen beheerders taken toewijzen, bewerken of verwijderen voor een groep, Business Unit of Lokale Afdeling. Een Netwerkbeheerder of de betreffende groep-/Business Unit-beheerder kan dit openstellen voor elk regulier lid van die specifieke eenheid:
- Ga naar de groep, Business Unit of Lokale Afdeling.
- Klik op Instellingen, vervolgens op Groep beheren (of de equivalente optie voor een Business Unit of Lokale Afdeling).
- Open het tabblad Voorkeuren.
- Schakel onder “Taken toewijzen” de optie “Leden van deze groep mogen taken voor de hele groep zien, toewijzen, bewerken en verwijderen” in.
Zodra dit is ingeschakeld, krijgt elk lid van die eenheid dezelfde taakrechten als de beheerders: zij kunnen elke taak zien die voor de groep is aangemaakt, zelfs taken die niet aan hen zijn toegewezen, en zij kunnen elke taak toewijzen, bewerken en verwijderen.
Deze instelling geldt telkens voor één groep, Business Unit of Afdeling — schakel het apart in voor elke eenheid waarvoor je wilt dat leden deze toegang hebben.
3. Taakrechten in rollen (netwerkbreed)
De bovenstaande instelling beïnvloedt slechts één groep tegelijk. Voor netwerkbrede, gebruikersniveau taakrechten kunnen Netwerkbeheerders dit configureren als onderdeel van een rol:
Ga naar Netwerkinstellingen > Rollen, open een rol en selecteer het tabblad Taken. Kies onder “Welke acties zijn toegestaan?” elke optie die je aan die gebruiker wilt toewijzen — deze zijn niet exclusief.
| Optie | Wat de rol kan doen |
| Elke taak toegewezen aan een hele groep, Business Unit of Afdeling zien, toewijzen en beheren. | Gebruikers met deze rol kunnen taken aanmaken voor elke groep in het netwerk. Ze moeten eerst een groep, Business Unit of Afdeling als scope selecteren — dit selecteert automatisch elk lid, en ze kunnen vervolgens specifieke personen deselecteren, maar ze kunnen geen individuele personen kiezen zonder eerst een groep te selecteren. Ze kunnen elke taak zien, bewerken en verwijderen die aan een groep is toegewezen, waar dan ook in het netwerk. |
| Elke taak toegewezen aan een individu in het netwerk zien, toewijzen en beheren. | Gebruikers met deze rol wijzen taken toe aan individuen in plaats van groepen, en kunnen elke taak zien en beheren die aan een individu is toegewezen, waar dan ook in het netwerk. Ze kunnen geen groepen doorzoeken of selecteren in de ontvangerkiezer — alleen groepen die ze persoonlijk beheren (of waarvoor ze andere rechten hebben) zijn zichtbaar voor hen. Omdat deze rol alleen individuen kan targeten, kan deze niet worden gebruikt om Gedeelde taken aan te maken, omdat die voor groepen zijn gereserveerd. |
| Taken toewijzen aan individuen in het netwerk. Alleen taken zien en beheren die aan hen zijn toegewezen of door hen zijn aangemaakt. | Gebruikers met deze rol kunnen taken toewijzen aan individuen, maar zonder beheersrechten over andermans taken — een gebruiker met deze rol ziet en beheert alleen taken die hij persoonlijk heeft aangemaakt. Net als die optie kan deze niet worden gebruikt om Gedeelde taken aan te maken, omdat het geen groepen kan targeten. |
| Taken toewijzen aan hele groepen, Business Units of Afdelingen. Alleen taken zien en beheren die aan hen zijn toegewezen of door hen zijn aangemaakt. | Gebruikers met deze rol kunnen taken toewijzen aan groepen, Business Units of Afdelingen, maar zonder beheersrechten over andermans taken — een gebruiker met deze rol ziet en beheert alleen taken die hij persoonlijk heeft aangemaakt. |
| Taken alleen toewijzen aan het hele netwerk. Alleen taken zien en beheren die aan hen zijn toegewezen of door hen zijn aangemaakt. | Gebruikers met deze rol kunnen alleen taken toewijzen met het hele netwerk als ontvanger, niet aan specifieke groepen of individuen. In de ontvangerkiezer kunnen ze alleen groepen doorzoeken en selecteren die ze persoonlijk beheren. Ze hebben geen beheersrechten over andermans taken — alleen over hun eigen taken. |
Je kunt deze rechten aan elke gebruiker toewijzen zoals je wilt door ze te combineren. Elke optie die je hier selecteert, wordt gecombineerd met andere selecties, evenals met Groep- of BU-rechten zoals beschreven in punt 2.
Geen van deze vijf rolopties verleent toestemming om taken te beheren die aan het hele netwerk als ontvanger zijn toegewezen — het beheren van netwerkbrede taken blijft exclusief voor volledige Netwerkbeheerders.
Voor hoe rollen en rechten in het algemeen werken, inclusief hoe je een rol aanmaakt en toewijst, zie: Rollen en rechten aanmaken en beheren
Voor het geven van beheerdersrechten aan iemand over een enkele groep, Business Unit of Afdeling in plaats van een netwerkbrede rol, zie: Elementbeheerders toewijzen - Gebruikers meer of minder rechten geven
Veelgestelde vragen
Welke gebruikers kunnen geen individuele personen direct selecteren vanuit het tabblad Personen?
Netwerkbeheerders, gebruikers met taakrechten toegekend via een rol, en Business Unit- of groepsbeheerders moeten allemaal eerst een scope selecteren voordat ze individuele personen kunnen kiezen. Geen van hen kan direct naar het tabblad Personen gaan en iemand direct zoeken — ze moeten eerst hun Business Unit, Lokale Afdeling of groep als scope selecteren. Vanaf daar kunnen ze de selectie verfijnen tot individuele personen.
Wie kan taakrechten wijzigen?
Alleen Netwerkbeheerders kunnen taakrechten wijzigen — zowel de groepsinstelling “leden mogen taken voor de hele groep beheren” als de netwerkbrede rolopties.
Kan een Business Unit- of groepsbeheerder een taak direct aan een specifieke persoon toewijzen zonder eerst een groep te kiezen?
Nee. Business Unit-beheerders en groepsbeheerders moeten eerst hun Business Unit, Lokale Afdeling of groep als scope selecteren. Vanaf daar kunnen ze individuele personen deselecteren, maar ze kunnen niemand direct selecteren vanuit het tabblad Personen zonder eerst via een groep te gaan.
Waarom kunnen sommige rollen geen Gedeelde taken aanmaken?
Gedeelde taken hebben een groep nodig, omdat een lid de taak namens iedereen in de groep voltooit. Rollen die alleen taken aan individuen kunnen toewijzen, niet aan groepen, kunnen om deze reden geen Gedeelde taken aanmaken.
Nog steeds vastgelopen?
Stuur ons een e-mail op support@speakap.com met je netwerknaam, de rol of groep die betrokken is, en een screenshot, dan helpen we je verder.