Zusammenfassung: Gutes Aufgabenmanagement beginnt damit, die Aufgaben, die gerade wichtig sind, schnell zu finden. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie sich im Aufgabenlayout zurechtfinden, Ihre Liste sortieren, Filter aus der oberen Leiste anwenden und Filter wieder entfernen.
1. Navigation im Aufgabenlayout
Auf dem Desktop verfügt die Aufgaben-Seite über ein Navigationspanel auf der linken Seite. Auf Mobilgeräten befinden sich dieselben Kategorien hinter einem Ansichtsselektor am unteren Rand Ihrer Aufgabenliste – tippen Sie darauf, um das Navigationspanel „Ansicht auswählen“ zu öffnen.
Die Navigation gruppiert Ihre Aufgaben in drei Abschnitte:
- Mir zugewiesen: nur die Elemente, die Ihnen zugewiesen sind. Sehen Sie alles auf einmal oder filtern Sie nach Fälligkeitsdatum: Alle, Überfällig, Heute, Morgen, Kommend oder Kein Fälligkeitsdatum. „Kommend“ umfasst jede zukünftige Aufgabe, einschließlich der von morgen.
- Von mir erstellt: die Aufgaben, die Sie erstellt und Kollegen oder Teams zugewiesen haben, mit denselben Fälligkeitsansichten: Alle, Überfällig, Heute, Morgen, Kommend oder Kein Fälligkeitsdatum. Hier sehen Sie Überfällig-Warnungen für Aufgaben, die Sie erstellt haben, selbst wenn sie jemand anderem zugewiesen sind, damit Sie Arbeit erkennen, die nicht bis zur Frist erledigt wurde.
- Alle Aufgaben: für einen breiten Überblick, aufgeteilt in Alle, Überfällig, Zu erledigen und Abgeschlossen. Was Sie hier sehen, richtet sich nach Ihren Berechtigungen: Standardbenutzer sehen ihre eigenen Aufgaben in einer Liste, während Administratoren alle Aufgaben in den Netzwerken, Geschäftseinheiten oder Abteilungen sehen, die sie verwalten dürfen. „Alle Aufgaben“ ist auch der einzige Abschnitt, in dem abgeschlossene Elemente angesehen, überprüft oder wieder auf „Zu erledigen“ gesetzt werden können – siehe Eine Aufgabe abschließen
Die Spalten passen sich Ihrer Ansicht an: Unter „Mir zugewiesen“ und „Von mir erstellt“ zeigt die Liste eine Spalte „Erstellt von“. Unter „Alle Aufgaben“ wird stattdessen eine Spalte „Zugewiesen an“ angezeigt, sodass Sie immer auf einen Blick sehen, wer verantwortlich ist.
2. Aufgaben sortieren
Klicken oder tippen Sie auf das Sortiersymbol (ein Kalenderblatt mit Pfeilen) ganz links in der Filterleiste. Sie können Ihre Liste auf vier Arten sortieren:
- Älteste zuerst (Standard): die nächstgelegenen Fristen und überfälligen Aufgaben erscheinen oben.
- Neueste zuerst: die am weitesten entfernten Fristen erscheinen oben.
- Aufgabenname (A-Z): alphabetisch.
- Aufgabenname (Z-A): umgekehrt alphabetisch.
3. Verwendung der Filterleiste
Die Filterleiste befindet sich über Ihrer Hauptaufgabenliste und bietet auf Web und Mobil dieselben Filteroptionen. Das Auswählen eines Filters öffnet ein Panel, in dem Sie Ihre Optionen wählen; auf beiden Plattformen werden Ihre Änderungen erst wirksam, wenn Sie unten im Panel auf „Anwenden“ klicken.
| Filter | Funktion |
| Fälligkeitsdatum | Wählen Sie eine Voreinstellung — Diese Woche, Nächste Woche, Nächste 30 Tage, Vergangene 3 Monate, Kein Fälligkeitsdatum — oder wählen Sie „Benutzerdefiniert“ und verwenden Sie den Kalender: Ihr erster Klick legt das Startdatum fest, Ihr zweiter Klick das Enddatum. |
| Status | Wählen Sie „Zu erledigen“, „Abgeschlossen“ oder beides, um offene Aufgaben, fertige Aufgaben oder eine offene Ansicht beider anzuzeigen. |
| Erstellt von | Eine durchsuchbare Liste von Netzwerkbenutzern, die Aufgaben erstellt haben; wählen Sie einen oder mehrere aus und klicken Sie auf „Anwenden“. Die Liste zeigt nur Benutzer, die in Ihrer Ansicht eine Aufgabe erstellt haben. Wenn Sie suchen, sehen Sie Ergebnisse für alle Benutzer. |
| Zugewiesen an | Filtern nach „Alle“ (das gesamte Netzwerk), bestimmten Geschäftseinheiten, lokalen Abteilungen, Gruppen (Meine Gruppen oder Alle Gruppen) oder einzelnen Personen. Dieser Filter ist in Ansichten ausgegraut – wie „Mir zugewiesen“ – wo er nichts hinzufügen würde, da die Ansicht selbst die Liste bereits auf Sie einschränkt. |
| Tags | Suchen und wählen Sie Tags aus Ihrem Netzwerk, wie Weihnachten, KPI oder Finanzen. Wenn Sie 2 Tags auswählen, sehen Sie Übereinstimmungen, bei denen eines oder beide angewendet sind. |
Mehr zum Organisieren und Übersetzen von Tags finden Sie unter: Tags in Aufgaben verwenden
Suche innerhalb des Filters „Zugewiesen an“: Das Eintippen eines Suchbegriffs öffnet einen globalen Suchbildschirm mit Registerkarten für Personen, Gruppen und Geschäftseinheiten. Ein mehrdeutiger Begriff wie „Amsterdam“ sucht gleichzeitig in allen Kategorien, sodass Übereinstimmungen aus jeder Kategorie zusammen angezeigt werden. Lokale Abteilungen erscheinen unter einer allgemeinen Registerkarte „Abteilungen“ und nicht verschachtelt unter ihrer übergeordneten Geschäftseinheit.
Wenn ein Filter nicht mit Ihrer aktuellen Ansicht kombiniert werden kann, zeigt die Web-App einen Hinweis mit Erklärung an, während er auf Mobilgeräten einfach nicht angezeigt wird.
4. Ihre Filter und Ansicht werden gespeichert
Speakap speichert die Ansicht und Filter, die Sie zuletzt verwendet haben. Wenn Sie Filter anwenden – zum Beispiel „Nächste 30 Tage“ unter „Von mir erstellt“ – und dann Ihren Browser-Tab schließen, die App wechseln oder aktualisieren, werden Ihre genaue Ansicht, Filter und (im Web) URL beim nächsten Öffnen der Aufgaben exakt wiederhergestellt.
5. Aktive Filter entfernen
Sobald Sie einen Filter von seinem Standardwert ändern, wird rechts in der oberen Leiste eine Schaltfläche „Filter löschen“ aktiviert. Auf Mobilgeräten finden Sie die Schaltfläche, indem Sie horizontal bis zum Ende der Filterleiste scrollen.
Klicken Sie auf „Filter löschen“, um alle Filter auf einmal zu entfernen und zur vollständigen Listenansicht zurückzukehren. Oder verwenden Sie die Option „Löschen“ innerhalb eines einzelnen Filter-Panels, um nur diesen einen Filter zu entfernen und die anderen aktiv zu lassen.
Häufig gestellte Fragen
Warum scheinen meine Filter nicht zu greifen?
Sie müssen unten im Filter-Panel auf „Anwenden“ klicken, damit Ihre Auswahl wirksam wird – dies gilt sowohl für Web als auch für Mobil.
Warum ist der Filter „Zugewiesen an“ ausgegraut?
Er ist in Ansichten deaktiviert, die die Liste bereits auf Sie einschränken, wie „Mir zugewiesen“, da eine Filterung nach Zuständigem dort nichts ändern würde. Wechseln Sie zu „Alle Aufgaben“, um ihn zu verwenden.
Verliere ich meine Filter, wenn ich die App schließe oder die Seite aktualisiere?
Im Web ist die Antwort nein, auf Mobil ja. Im Web merkt sich Speakap Ihre letzte Ansicht und Filterauswahl, die in der URL reflektiert werden, sodass sie beim nächsten Mal automatisch wiederhergestellt werden. Auf Mobilgeräten verlieren Sie Ihre ausgewählten Filter beim Wechseln der Bereiche.
Immer noch Probleme?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an support@speakap.com mit dem Namen Ihres Netzwerks, dem Filter oder der Ansicht, die Sie verwenden, und einem Screenshot, und wir helfen Ihnen weiter.